Als u een e-mail beantwoordt, moet duidelijk zijn waarop u antwoordt. Dat is de reden waarom de tekst van het oorspronkelijke bericht meestal in een antwoord wordt vermeld. Zoveel is duidelijk, maar de beste manier om tekst in een e-mail te citeren is dat niet.
Er is een zeer redelijke quasi-standaard om het juiste te doen. Je wordt net zo vaak geciteerd als nodig is op een manier waarop de ontvanger van je antwoord precies kan zien waarop je reageert. Als alle e-mailclients (of e-mailgebruikers) hieraan voldoen, zien de berichten er altijd schoon en netjes uit en zijn ze gemakkelijk te lezen.
Citeren op de voorgestelde manier is het juiste ding om te doen, maar het is ook enig werk om de aangehaalde tekst in te korten en het er leuk uit te laten zien. Is dat echt nodig voor een snel en kort antwoord? En als u probeert te citeren met behulp van de juiste inspringing in een e-mailprogramma zoals Outlook, dan zult u een uur zitten wachten op een antwoord of jammerlijk falen (of waarschijnlijk beide).
The Way of the Lazy: eenvoudig, nog steeds correct en goed
Gelukkig is er altijd meer dan één manier om iets te doen. Meestal zijn deze opties niet perfect, maar er kan gemakkelijk meer dan één juiste benadering zijn. Nu, hier is de meer ontspannen maar nog steeds perfect leesbare en acceptabele en compatibele - en juiste - manier om een e-mail te beantwoorden.
Om een e-mailantwoord correct te formatteren terwijl je lui bent:
- Begin uw bericht rechtsboven in het antwoord.
- Neem het originele bericht op dat u hieronder beantwoordt.
- Zorg ervoor dat uw handtekening boven de geciteerde tekst staat.
- Breng geen wijzigingen aan in het vermelde materiaal.
- U kunt natuurlijk overmatige lengte knippen en (vaak verwijderen) inline bijlagen. Vervang ze door "…".
- Herhaal, met zo weinig mogelijk woorden, vragen die u beantwoordt.
- In plaats van alleen maar "Ja", probeer dan "Je vroeg of we appels wilden. Ja, dat doen we." of "We willen appels, ja.".
- Zorg ervoor dat de aangehaalde tekst niet ingesprongen is, en gebruik geen '>' tekens of citaatbalken.
- Als je antwoordt op een antwoord, kun je oude, nu onnodige berichten van de bodem verwijderen.
In e-mailclients en services zoals Gmail die discussies automatisch intelligent archiveren en discussiëren, werkt deze antwoordstijl bijzonder goed. Aangezien alle geciteerde tekst op één plaats staat, kan deze gemakkelijk worden verborgen en zonder de samenhang van de boodschap te verstoren, terwijl de inter-berichtcontext wordt vastgesteld via de oorspronkelijke e-mails.
Stel uw e-mailprogramma in voor luie, correcte antwoorden
Om later lui te zijn, moet je misschien eerst wat instellingswerk doen. De meeste e-mailprogramma's en -services kunnen echter gemakkelijk worden geconfigureerd voor lui maar correct beantwoorden, hoewel:
- Eudora
- Hotmail
- Mac OS X Mail
- Outlook Express
- Windows Mail
