Terugkijkend op mijn vroege carrière, realiseer ik me dat veel van de vaardigheden die me hebben geholpen om in de 'echte wereld' te blijven werken niet voortkwamen uit wat ik tijdens colleges leerde, maar uit de stages die ik heb gevolgd tijdens mijn studie. Ik had het geluk dat ik geweldige stagemeesters had die me lieten leren (soms door vallen en opstaan), geloofden in mijn potentieel en me praktische ervaring gaven die me hielp slagen.
Dus nu ik mijn eigen stagiaires te beheren heb, probeer ik ze een ervaring te bieden die net zo geweldig is als die ik had. En ik waardeer nu meer dan ooit dat een geweldige ervaring niet alleen gebeurt. Als je een eerste stagiair manager bent, lees dan verder voor tips over hoe je je stagiaires kunt helpen succesvol te zijn (en tegelijkertijd je eigen leiderschapsvaardigheden te ontwikkelen!).
1.
Voordat je stagiair de voet tussen de deur zet, moet je nadenken over wat haar werk precies inhoudt en welke taken je haar op zich neemt. Maak een functiebeschrijving en ontwikkel een werkplan waarin haar verantwoordelijkheden en doelen worden beschreven voor de duur van de stage. Natuurlijk is het misschien handiger om haar gewoon te laten doen wat er opkomt (of beginnen met het opruimen van de spreadsheet die je hebt vermeden), maar het maken van een gestructureerd plan is om verschillende redenen belangrijk. Je zorgt ervoor dat je je stagiair werkervaring geeft die echt waardevol is, je zorgt ervoor dat je haar tijd goed gebruikt, en je geeft haar een gids om door de stage te verwijzen - plus je hebben een duidelijke set normen voor het evalueren van haar prestaties.
2.
Snijd tijdens de eerste paar dagen van je stagiair een paar stukjes tijd in je agenda om haar de juiste training en instructies te geven. Begin met een overzicht van de organisatie en de afdeling, een rondleiding door het kantoor en een kennismaking met uw collega's. Overweeg haar mee te nemen om te lunchen of koffie te drinken - dit is een goed moment om meer te weten te komen over haar en haar carrièredoelen en om haar op haar gemak te stellen voordat het echte werk begint.
Lees vervolgens op een bepaald moment op de eerste dag het werkplan dat u met haar hebt ontwikkeld om haar opdrachten en doelen te bespreken. Zorg ervoor dat dit een tweezijdige discussie is en moedig haar aan om feedback te geven en onderweg vragen te stellen.
3.
Voor een stagiair is er niets ergers dan vergeten te worden in de archiefkamer (en ik weet het - omdat het mij is overkomen!). Je moet dus van plan zijn elke dag in te checken bij je stagiair, plus ongeveer een keer per week een meer formele sit-down meeting te houden om haar op de hoogte te houden van aankomende projecten en ervoor te zorgen dat ze duidelijke richting heeft met bestaande projecten. Dit lijkt misschien een extra beperking van je tijd, maar het is belangrijk om je stagiair te helpen zich een deel van het team te voelen en op koers te blijven met haar doelen. Bovendien moet u dit doen wanneer u begint met het begeleiden van werknemers, dus het is een goed idee om de gewoonte aan te nemen om uw tijd verstandig te beheren, zodat u uw eigen projecten kunt voltooien en nog steeds tijd kunt besteden aan anderen.
4.
Hoewel administratieve taken zoals het maken van kopieën en het bijwerken van databases deel uitmaken van het stage lopen, zal je stagiair niet groeien of veel leren als dat alles is wat ze doet. Denk dus eens na over enkele waardevolle projecten die ze aan kan - zelfs al is het maar een stuk van een groter project. Probeer haar taken toe te wijzen die betrekking hebben op haar carrièredoelen of haar sterke punten, of vraag waar ze in geïnteresseerd is meer te leren en geef haar iets in die geest.
Naast het voordeel van wat hulp voor je werk, biedt het vinden van inhoudelijke taken voor je stagiair je een geweldige kans om te leren delegeren. Onthoud dat leider zijn niet alles zelf doen betekent - het betekent anderen in staat stellen en hun talenten naar voren brengen.
5.
Houd er rekening mee dat dit misschien het eerste uitstapje van je stagiair in de werkende wereld is, dus dingen die voor jou vanzelfsprekend lijken (samenvoegen van e-mails, wijzigingen bijhouden) zijn misschien niet voor haar. Ik heb me schuldig gemaakt aan het te veel afhouden van mijn stagiaires en ontdekte later dat ze niet altijd vragen stelden uit angst dom te lijken.
Vermijd dit door aan te nemen dat alles moet worden uitgelegd en geef vervolgens duidelijke instructies voor uw verwachtingen, het proces voor het voltooien van de taak en de deadline. Nadat je een project hebt doorlopen, vraag je of ze vragen heeft en laat haar weten dat ze achteraf ook altijd meer naar je toe kan komen. (En als ze dat doet - maak dan tijd om ze geduldig te beantwoorden! Dat meen je als je het zegt.)
6.
Probeer vooral iemand te zijn van wie uw stagiair kan leren. Neem de tijd om vragen te beantwoorden en de dingen te leren die je zou willen dat iemand je in die fase van je leven zou hebben geleerd. En denk na over aspecten van uw werkplek of baan die u als vanzelfsprekend zou kunnen beschouwen - het bijwonen van de driemaandelijkse vergadering, deelnemen aan een klantpresentatie, of zelfs het bijwerken van de website - die een leerervaring voor uw stagiair zou kunnen zijn. Het bieden van zowel formele als informele groeimogelijkheden is een onderdeel van het helpen van iemand - en een onderdeel van een geweldige baas zijn.
Ervoor zorgen dat je stagiaires een geweldige ervaring hebben, is cruciaal voor hun carrière. Maar onthoud dat het ook voor jou belangrijk is! Werken met stagiaires biedt je de mogelijkheid om managementvaardigheden voor het opbouwen van cv's te ontwikkelen en meer te leren over de manager die je wilt worden.
