Als je net als veel 9-tot-5-jarigen bent, breng je waarschijnlijk het grootste deel van je dag door met het verzenden van e-mails - en de rest volgt je deze op.
Als u uw vraag gewoon kunt beantwoorden of die feedback op uw rapport op een of andere tijdige manier kunt krijgen, kunt u door uw takenlijst heen bulldozen en deze een dag voor het vallen van de avond bellen. Maar in plaats daarvan wordt uw onbeantwoorde e-mail begraven in de drukke inbox van uw manager en blijft u wanhopig in uw kast, serieus nadenkend over een SOS-signaal. Wat doe jij?
Voordat u op 'verzenden' drukt bij een andere incheck-e-mail, wijzigt u de onderwerpregel in alle hoofdletters en pakt u dat geliefde rode uitroepteken aan, gebruikt u deze tips om het de eerste keer goed te doen.
1. Maak het pittig
U hoort dit advies als het gaat om alle vormen van communicatie, maar uw boodschap snel overbrengen is vooral belangrijk voor e-mail. Lange tekstblokken zien er ontmoedigend uit om te lezen, vooral voor managers die voortdurend worden overspoeld met berichten. Als een bericht te lang is, riskeert het dat het opzij wordt geschoven en opnieuw wordt bekeken als er meer tijd is (wat in veel gevallen nooit is).
Denk kort, krachtig en to-the-point. Gebruik opsommingstekens of lijsten waar u kunt. Houd uw alinea's elk op vier tot vijf regels, zodat ze gemakkelijk kunnen worden gelezen - u zou veel witruimte in het berichtenveld moeten zien. En als dat te moeilijk is, kan dit een teken zijn dat u te veel onderwerpen in één e-mail probeert te behandelen. Blijf bij één onderwerp per e-mail en stuur anderen onder een aparte dekking.
2. Pak alle mogelijke vragen en verzoeken aan
Tegelijkertijd wilt u in uw e-mail voldoende grondig zijn dat er geen ruimte is voor verkeerde interpretatie of dat uw ontvanger meer informatie moet aanvragen. (Het laatste wat je wilt is om eindelijk dat antwoord te krijgen - en in plaats van een beslissing te ontvangen, krijg je een vraag!)
Dus anticipeer op de vragen die u van tevoren zou kunnen ontvangen en beantwoord ze. Als u bijvoorbeeld uw baas nodig heeft om een locatie voor een aankomend evenement te kiezen, links naar de websites van restaurants of hotels op te geven, foto's bij te voegen van de ruimtes waarvan u weet dat ze deze wil bekijken en een kostenvergelijking voor de opties op te nemen .
Onthoud: hoe meer werk je doet voor de originele e-mail, hoe minder werk je hoeft te doen om het op te volgen.
3. Wordt specifiek in de onderwerpregel
Schrijf gedetailleerde onderwerpregels zodat de ontvanger een duidelijk begrip heeft van het probleem en de call-to-action in de hoofdtekst van de e-mail. Sla vage zinnen over als 'Vragen voor u' en 'Geweldig idee voor de vergadering' en gebruik in plaats daarvan iets als: 'Feedback nodig: agendapunten voor Q1 budgetvergadering'.
Deze strategie helpt je ook om het bericht gemakkelijk in je inbox te zoeken als je ontvanger belt om te bespreken in plaats van terug te schrijven via e-mail.
4. Markeer actie-items
Als u meer dan één punt tegenkomt of meer dan één vraag in uw e-mail stelt, zorg er dan voor dat die items zich onderscheiden van de rest van het verhaal door ze vetgedrukt te maken, te markeren of in een lijst met opsommingstekens te plaatsen. Het contrast trekt de aandacht van de ontvanger natuurlijk naar het vlees van de boodschap (het stuk dat je niet kunt missen!) En is de perfecte gids voor skimmers die via e-mail snellen.
5. Leiden met het aantal behoeften
Hoe frustrerend is het wanneer je een aantal opties in de e-mail hebt gepresenteerd waar de ontvanger uit kan kiezen, alleen om een antwoord te ontvangen dat zegt: "Klinkt goed!"? Om dit te voorkomen, moet u ervoor zorgen dat uw doelstellingen vanaf het begin duidelijk zijn. Voor e-mails met meer dan één vraag, noteer het aantal vragen in de eerste regel van het bericht, zodat de ontvanger precies weet naar wie hij moet zoeken en welk adres hij moet zoeken. Als u vragen door het bericht verspreidt, loopt u het risico dat de ontvanger relevante informatie over het hoofd ziet.
6. Weet wanneer u de telefoon moet opnemen
Als je denkt dat het onderwerp meerdere e-mails vereist (of vereist) zonder eind in zicht, sla de e-maildiscussie dan helemaal over. Sommige zaken kunnen het beste telefonisch of persoonlijk worden afgehandeld, vooral wanneer logistiek of relaties complex zijn. In feite is uw bereidheid om achter de e-mailsluier vandaan te komen niet alleen het meest efficiënt in deze gevallen, maar toont ook assertiviteit en initiatief.
Wensen en hopen krijgt je berichten niet geopend, maar het toepassen van deze tips wel. En als u uw e-mails kunt laten opvallen en niet meer aan uw wielen draait bij follow-ups, denk er gewoon aan - u hebt misschien wat meer tijd in handen.
