Elke persoon of groep die betrokken is bij een werkafspraak op afstand, moet precies weten wat van hem wordt verwacht en hoe hij verantwoordelijk zal worden gehouden. Werkgelegenheidsbeleid op afstand moet de verantwoordelijkheden van het bedrijf, de werknemer, de werkgever en de HR-afdeling omvatten.
Een effectief beleid moet duidelijk het volgende vermelden:
- Werkvergoeding -Werknemerscompensatie is van toepassing op voorwaarde dat de werknemer zijn werk doet en geen huisreparaties uitvoert gedurende de tijd dat hij zou moeten werken. Werknemerscompensatie is ook alleen van toepassing in de aangewezen werkruimte. Het dekt niet het hele huis van de externe werknemer.
- Alle standaardwerkregels zijn van toepassing - Overwerk, vrije tijd enz. Door de regels te volgen, kunnen medewerkers en supervisors op locatie gemakkelijker weten wanneer de externe medewerker beschikbaar is. Het heeft geen zin overwerk te verrichten dat niet vooraf is goedgekeurd. Je zou het niet ter plaatse doen, dus waarom zou je het op afstand doen?
- Die apparatuur en verzekeringsdekking biedt - Het werkbeleid op afstand moet duidelijk aangeven wie de apparatuur levert. Het bedrijf kan specifieke apparatuur leveren die nodig is voor mobiele werknemers om hun functiefuncties te voltooien. Het bedrijf is er verantwoordelijk voor dat er een verzekering is afgesloten voor deze items. Items die externe werknemers op zichzelf kopen, moeten worden gedekt door hun eigen woningverzekering.
- Terugbetaalbare werkkosten - Bepaal welke uitgaven worden vergoed, zoals een tweede telefoonlijn of maandelijkse ISP-kosten. Specifieke formulieren zijn vereist om een vergoeding te ontvangen en worden wekelijks of maandelijks ingevuld.
- Niet-terugvorderbare uitgaven - Dit omvat de kosten voor wijzigingen aan het huis om een aangewezen werkruimte te bieden. Een bedrijf moet dit soort kosten niet betalen.
- Remote Work Program is strikt vrijwillig - Een werknemer kan niet gedwongen worden om een werkafspraak op afstand te maken. Dit is belangrijk voor werknemers om duidelijk te zijn; ze mogen nooit onder druk gezet worden om op afstand te werken, tenzij een functiebeschrijving duidelijk aangeeft dat de functie extern werk met zich meebrengt - zoals externe verkoop.
- Uren werk U zou niet meer of minder uren moeten werken dan wanneer u ter plaatse zou zijn. Als een externe werknemer, als je verslapt en niet werkt op dezelfde uren als je op locatie zou doen, zou dat alleen het doel van het werk op afstand verslaan en ervoor zorgen dat je het privilege verliest om op afstand te werken. Je zou zelfs je baan kunnen verliezen omdat je je werk niet op een acceptabele manier hebt gedaan.
- Beëindiging van de Remote Work Agreement - Leg uit hoe de overeenkomst kan worden beëindigd, wat moet worden gedaan - schriftelijke of mondelinge kennisgeving en redenen waarom een overeenkomst kan worden beëindigd.
- Implicaties voor de nationale en provinciale belastingen - Wat zijn de implicaties van werken in een andere staat / provincie van werkgever? - Raadpleeg altijd een belastingprofessional voor meer uitleg Als u om uw staat / provincie specifieke redenen geen belasting hoeft te betalen, moet u weten wat de gevolgen zijn van werken in een andere staat / provincie dan waar uw werkgever zich bevindt. Een belastingprofessional kan helpen.
- Home Office belastingaangelegenheden - De externe medewerker is verantwoordelijk voor belastingaangelegenheden in het thuiskantoor en voor het betalen van de juiste belastingen. Raadpleeg een belastingprofessional voor meer informatie.
- Remote Work Determination - Stel vast wie in aanmerking komt voor werken op afstand kan een hoop frustratie voor mensen die willen telewerken, elimineren, maar vanwege de aard van hun functie of taken niet. Een lijst maken met functies die geschikt zijn voor werken op afstand en kenmerken waardoor succesvolle externe werknemers elke kwestie van het kiezen van favorieten elimineren.
- Voordelen & Compensatie - Alle andere voordelen en compensatie blijven hetzelfde. Werken op afstand kan niet worden gebruikt als reden om deze te veranderen. Je kunt niet minder betalen voor het doen van hun werk omdat ze niet langer ter plaatse werken.
- Informatiebeveiliging - Bepaal hoe externe werknemers verantwoordelijk zullen zijn voor het beveiligen van documenten en ander werkgerelateerd materiaal op de thuiskantoorlocatie. Geef op dat een archiefkast met vergrendeling vereist is, is een methode.
Slimme bedrijven zullen hun Remote Work Policy door hun juridisch adviseur laten beoordelen voordat ze beschikbaar worden voor alle werknemers. Bedrijven die een ad hoc werkprogramma op afstand gebruiken en geen beleid maken, kunnen zich open stellen voor geschillen over een van de bovenstaande problemen. Het is de moeite en tijd waard om een beleid te maken met betrokkenheid van juridisch personeel om ervoor te zorgen dat er geen vraagtekens of grijze gebieden in het beleid zijn.
Werk op afstand Beleid moet worden geplaatst waar alle werknemers toegang toe hebben, op een bedrijfsintranet en op fysieke prikborden. Er mogen geen beperkingen gelden voor wie toegang heeft tot de informatie.
