Het plaatsen van uw handtekening is waarschijnlijk het gemakkelijkste deel van het opstellen van uw e-mails, en het is niet alleen omdat er geen duidelijke regels zijn voor dit deel van de e-mailetiquette.
E-mailhandtekening plaatsen
Plaats uw e-mailhandtekening direct onder het einde van uw sms-in-antwoorden en in nieuwe berichten. Doe dit zowel in e-mails die u professioneel verzendt als berichten die naar familie en vrienden gaan.
- Overweeg echter geen gebruik te maken van een handtekening in privéberichten, omdat privécorrespondentie intiemer kan zijn dan geformaliseerde berichten met behulp van een zeer gestructureerde handtekening.
- In antwoorden is geen handtekening of een beknopte optie ook goede opties; de ontvanger kent je immers al.
In de praktijk varieert de plaatsing van de e-mailhandtekening op basis van de voorkeuren die u in uw e-mailprogramma hebt ingesteld:
- Als u originele berichten opneemt met inspringing en selectieve aanhalingstekens, wordt uw handtekening meestal onder aan het bericht weergegeven.
- Als je lui citeert door je bericht boven aan het (niet-gefragmenteerde) oorspronkelijke bericht te plaatsen, zal je handtekening meestal tussen je bericht en het oorspronkelijke bericht dat je citeert, net boven de regel "- Oorspronkelijke boodschap" staan.
Het verschil tussen lui citeren en selectief citeren is vaak een functie van de e-mailclient die u gebruikt of de normen van uw beroep. Linux-liefhebbende professionals, bijvoorbeeld, vertrouwen vaak op selectieve citaten, terwijl Microsoft Outlook standaard lui citeert.
Foutmeldingen per e-mailhandtekening plaatsen die u moet vermijden
Het plaatsen van uw handtekening waar het niet thuishoort, is nauwelijks een grote overtreding van de etiquette, maar toch moet u veel voorkomende plaatsingsfouten vermijden om verwarring te verminderen.
- Handtekening bovenaan, antwoord in de regel hieronder: lezers zijn geconditioneerd om niet verder te kijken dan elke handtekening die ze tegenkomen. Als uw e-mailprogramma of -service is ingesteld om uw handtekening bovenop de aangehaalde tekst in antwoorden en voorwaarts te zetten, schrijf dan niets in de aangehaalde tekst. De kans is groot dat ontvangers in verwarring raken over uw lege antwoord, maar mogelijk niet lang genoeg om uw antwoorden in het opgegeven gedeelte te vinden. Antwoord in plaats daarvan boven de handtekening of verplaats de handtekening helemaal naar beneden.
- Handtekening helemaal onderaan, beantwoord alles bovenaan: als u bovenaan antwoordt, maar uw e-mailhandtekening staat onderaan, zullen ontvangers de handtekening nooit zien of, als ze het zien, kan de handtekening hen op jacht sturen naar in-line antwoordtekst die ze misschien hebben gemist. In plaats daarvan: verplaats de handtekening boven het geciteerde gedeelte en onder je antwoord.
Handtekeningen in het algemeen
Uw e-mailhandtekening bestaat niet langer dan vier of vijf regels tekst en bevat het standaard ondertekeningsscheidingsteken. Uw handtekening is niet breder dan 75 tekens. Vermijd, waar mogelijk, inclusief afbeeldingen, omdat sommige e-mailprogramma's ingesloten afbeeldingen zoals bijlagen behandelen en uit het bericht zelf halen.
postscripts
Uiteraard biedt het plaatsen van uw handtekening op de voorgestelde plaatsen u de mogelijkheid om postscripts direct eronder op te nemen. Merk echter op dat sommige e-mailprogramma's en -services alles onder het ondertekeningsscheidingsteken behandelen als onderdeel van de handtekening zelf. Voeg als alternatief uw postscript toe onder "ondertekening" van de hoofdtekst van uw bericht met uw naam, maar boven de handtekening van de e-mail.
