Er zijn veel goede redenen waarom het digitaliseren van papieren documenten een enorme hulp kan zijn als het gaat om het organiseren van uw thuiskantoor (of, wat dat betreft, uw huis). Allereerst kunt u veel extra papier verwijderen dat in lades en bestanden is gepropt, of waardevolle bureauruimte in beslag nemen.
Digitale bestanden (zelfs PDF's) kunnen worden geconverteerd naar doorzoekbare bestanden met behulp van OCR-software (Optical Character Recognition) die meestal bij de printer wordt geleverd (HP heeft een zeer coole video waarin wordt uitgelegd hoe OCR werkt en hoe dit kan helpen de taak van je leven vereenvoudigen).
Dat betekent dat niet alleen uw informatie geen plaats inneemt, het is ook veel gemakkelijker te vinden dan op papier. En u kunt uw digitale bestanden opslaan zoals u maar wilt: op cd of dvd, op een flashstation, in een online opslagmogelijkheid of al het bovenstaande. U kunt er dus zeker van zijn dat wanneer u iets nodig heeft, u het kunt bemachtigen.
Wanneer u begint met het digitaliseren van uw thuisbestanden, is dit het perfecte moment om een georganiseerde set bestanden te maken die uw leven eenvoudiger maken. Denk aan de categorieën papierwerk die u nodig hebt en stel een map in voor elk papierwerk. Kredietkaartbewijzen in één map; autoverzekeringspapieren in een ander; telefoonrekeningen, boodschappenborden, rekeningen voor thuisreparatie, enzovoort, kunnen allemaal afzonderlijke mappen krijgen. En maak binnen elke map submappen voor elk jaar (of elke maand). Het is een stuk eenvoudiger om te beginnen met een georganiseerd systeem en dan simpelweg nieuw papierwerk aan het juiste bestand toe te voegen terwijl je meegaat, dan te blijven proberen het systeem te herschikken telkens wanneer een nieuwe bon wordt gescand.
Zorg ervoor dat uw scanner of printer werd geleverd met OCR-software (ABBYY FineReader-software lijkt in het pakket te zitten met veel van de printers en scanners die ik test). Als je er geen vindt, raak dan niet in paniek. Er is een goede kans dat je al een fatsoenlijke OCR-software hebt die al op je computer is geïnstalleerd, zolang je Windows gebruikt. Coole OCR-software die je al hebt, begeleidt je bij het vinden en gebruiken van die software samen met je scanner om bewerkbare documenten te maken.
Dat brengt natuurlijk nog een ander belangrijk punt naar voren: je moet op zijn minst een documentscanner hebben als je dit gaat doen. Het hoeft niet duur of fancy te zijn. Als je er geen hebt, is het nu een goed moment om er een te zoeken; beginnen met deze beoordelingen van Photo Scanners en Document Scanners voor enkele beste aankopen. Als u geen aparte scanner wilt, zal een goedkope alles-in-één printer het werk perfect doen.
Dus hier is het moeilijke deel. Het systeem instellen is niet zo moeilijk; zelfs het scannen van je papierwerk zal niet al te moeilijk zijn. Het lastige is om ervoor te zorgen dat u het automatisch doet elke keer dat u nieuwe bonnen of papierwerk ontvangt. Anders beginnen de kranten weer te stapelen en heb je het gevoel dat je je tijd hebt verspild. Dus blijf bij!
