Microsoft's gebruikenMailmerge functie, kunt u hetzelfde document verzenden met kleine wijzigingen aan een groot aantal ontvangers. De term samenvoegen komt van het feit dat een document (bijvoorbeeld een brief) is samengevoegd met een gegevensbrondocument, zoals een spreadsheet.
Gegevens voor deze zelfstudie kunnen worden gecompileerd met de meeste versies van Microsoft Excel, waaronder 2007, 2010, 2013, 2016 en Office 365.
De functie Afdruk samenvoegen van Microsoft Word is compatibel met Word 2010, 2013, 2016 en Office 365.
Woorden Mailmerge functie werkt naadloos samen met gegevens uit Excel. Hoewel u in Word ook een gegevensbron kunt maken, zijn de opties voor het gebruik van deze gegevens beperkt. Als u uw gegevens al in een spreadsheet hebt staan, heeft het geen zin om alle informatie opnieuw in de gegevensbron van Word te typen.
De gegevens voorbereiden voor het samenvoegen van e-mails
In theorie kunt u elk Excel-werkblad gebruiken in een Word-samenvoegfunctie zonder speciale voorbereiding. U moet echter enige tijd nemen om uw werkblad voor te bereiden om het samenvoegproces te optimaliseren.
Organiseer de spreadsheetgegevens
Uw Excel-gegevens moeten netjes worden georganiseerd rijen en kolommen. Beschouw elke rij als een enkele record en elke kolom als een veld dat u in uw document gaat invoegen. Als je een opfriscursus nodig hebt, bekijk dan een zelfstudie over Excel-gegevensinvoer.
Maak een rij koptekst
Maak een kopregel voor het blad dat u wilt gebruiken voor het samenvoegen. EENkopregelrij is een rij met labels die de gegevens in de cellen eronder identificeren. Excel kan soms kieskeurig zijn om onderscheid te maken tussen gegevens en labels, dus maak dit duidelijk door vetgedrukte tekst, celranden en celschaduwen te gebruiken die uniek zijn voor de kopregel, zodat Excel onderscheidt van de rest van uw gegevens.
Later, wanneer u de gegevens samenvoegt met het hoofddocument, verschijnen de labels als de namen van de samengevoegde velden, dus er is geen verwarring over welke gegevens u in uw document invoegt.
Het is een goede gewoonte om de kolommen in uw Excel-spreadsheet te labelen, omdat dit gebruikersfouten in de toekomst helpt voorkomen.
Zet alle gegevens op een enkel blad
De gegevens die u wilt gebruiken voor het samenvoegen, moeten op één blad staan; als het over meerdere bladen is verdeeld, moet u de bladen combineren of meerdere e-mailfusies uitvoeren. Zorg er ook voor dat de bladen een duidelijke naam hebben, omdat u het blad dat u wilt gebruiken, moet selecteren zonder het te bekijken.
Een gegevensbron koppelen aan een samenvoegbewerking
Om uw voorbereide Excel-spreadsheet aan uw Word-document te koppelen:
-
Klik op de mailings tab van de lint.
-
Selecteer de Start Afdruk samenvoegen om toegang te krijgen tot de laten vallen.
Omdat we onze gegevens in een brief voor dit voorbeeld zullen schrijven, zullen we de Brief optie van de laten vallen.
-
Selecteer de Selecteer Ontvangers om toegang te krijgen tot de laten vallen.
We willen onze gegevens importeren uit een opgeslagen Excel-werkblad, dus selecteer de Gebruik een bestaande lijst … keuze.
-
Vanuit het dialoogvenster zoek en selecteer uw Excel-bestand.
Klik OK verder gaan.
-
Van de Selecteer tabel dialoog venster, selecteer het blad met uw tabel en klik op de OK knop.
Als uw Excel kolomkoppen heeft, controleert u de Eerste rij met gegevens bevat kolomkoppen optie is aangevinkt.
-
KlikOK.
Nu de gegevensbron is gekoppeld aan het hoofddocument, kunt u beginnen met het invoeren van tekst of het bewerken van uw Word-document. U kunt echter geen wijzigingen aanbrengen in uw gegevensbron in Excel. Als u wijzigingen in de gegevens moet aanbrengen, moet u het document in Word sluiten voordat u de gegevensbron in Excel kunt openen.
Samenvoegvelden invoegen in uw document
-
Klik op deVoeg Samenvoegveld in op de werkbalk Afdruk samenvoegen om de. te openenVoeg Samenvoegveld in laten vallen.
-
Markeer de naam van het veld dat u wilt invoegen in de lijst en klikinvoegen.
Bekijken van samengevoegde documenten
Wanneer u samenvoegvelden invoegt in een document, draagt Word de opmaak van de gegevens uit de gegevensbron niet over. Als u opmaak wilt toepassen, zoals cursief, vetgedrukt of onderstreept, moet u dit in Word doen.
Als u het document met velden bekijkt, selecteert u de dubbele pijlen aan beide zijden van het veld waarop u de opmaak wilt toepassen. Als u de samengevoegde gegevens in het document bekijkt, markeert u de tekst die u wilt wijzigen.
Alle opmaakwijzigingen worden doorgevoerd in alle samengevoegde documenten, niet alleen in de afzonderlijke.
Een voorbeeld van de samengevoegde documenten bekijken
Als u een voorbeeld van de samengevoegde documenten wilt bekijken, klikt u opBekijk samengevoegde gegevens op de werkbalk Afdruk samenvoegen. Deze knop werkt als een schakelknop, dus als u alleen de velden opnieuw wilt bekijken en niet de gegevens die ze bevatten, klikt u er opnieuw op.
Navigeer door de samengevoegde documenten met behulp van de navigatieknoppen op de Mailmerge lint. Ze zijn, van links naar rechts:Eerste record, Vorig record, Ga naar record, Volgende record, en Laatste record.
Voordat u de documenten samenvoegt, bekijkt u een voorbeeld van alle documenten of zo veel mogelijk om te controleren of alles correct is samengevoegd. Besteed bijzondere aandacht aan interpunctie en spatiëring rond de samengevoegde gegevens.
Wanneer u klaar bent om de documenten samen te voegen, hebt u twee keuzes. Welke methode u ook kiest, u krijgt een dialoogvenster te zien waarin u kunt aangeven dat Word alle records samenvoegt, de huidige record of een reeks records. Klik op de optieknop naast uw keuze en klik vervolgens opOK. Als u een bereik wilt samenvoegen, plaatst u het beginnummer en het definitieve nummer voor de records die u in de samenvoeging wilt opnemen voordat u kliktOK. Als u ervoor kiest om de documenten af te drukken, wordt het dialoogvenster weergegeven nadat u het dialoogvenster hebt geopend Afdrukken dialoog venster. U kunt er op dezelfde manier mee omgaan als voor elk ander document. Finaliseer het samenvoegdocument
