Een PBX (private branch exchange) is een systeem waarmee een organisatie inkomende en uitgaande telefoongesprekken kan beheren. Het maakt ook interne communicatie binnen de organisatie mogelijk. Een PBX bestaat uit zowel hardware als software die verbinding maakt met communicatie-apparaten zoals telefoonadapters, hubs, switches, routers en telefoontoestellen.
De meest recente PBX-systemen beschikken over een groot aantal beheerfuncties die communicatie binnen organisaties eenvoudig en effectiever maken, wat de productiviteit verhoogt. Hun omvang en complexiteit variëren, variërend van zeer dure en complexe grootschalige zakelijke communicatiesystemen tot basisplannen die in de cloud worden gehost tegen een laag maandelijks bedrag. Je kunt ook eenvoudige PBX-systemen thuis hebben met basisfuncties als een upgrade naar je bestaande traditionele telefoonlijn.
PBX-functies
Zoals gezegd, de functies van een PBX kunnen erg complex zijn, maar als je het hebt over een PBX, zul je deze essentiële functies overwegen:
- Gebruik van meer dan één telefoonlijn in een organisatie en beheer van uitgaande en inkomende oproepen.
- Het splitsen van één enkele telefoonlijn in verschillende interne lijnen, die worden geïdentificeerd door drie- of viercijferige nummers die extensies worden genoemd en die oproepen naar de juiste interne lijn schakelen. Hierdoor hoeft de organisatie niet meerdere lijnen te betalen en kunnen alle afdelingen via één telefoonnummer worden bereikt.
- Het tot stand brengen van telefonische communicatie binnen de organisatie.
- Het opzetten van VoIP (voice over internet-protocol), dat een enorm aantal functies en verbeteringen heeft ten opzichte van traditionele telefonie, waarvan de belangrijkste de kostenbesparingen zijn.
- Kwaliteitsinterface met klanten via functies zoals gespreksopname, voicemail, IVR, enz.
- Het automatiseren van reacties op het bellen van klanten met IVR (interactive voice response) waarbij het systeem gebruikers automatisch naar de meest geschikte lijn kan leiden via spraakmenu's. Het is het soort functie waarin je als beller dingen hoort als: "Druk op 1 voor de financiële afdeling, druk op 2 voor klachten."
De IP-PBX
PBXen hebben veel veranderd met de komst van IP-telefonie of VoIP. Na de analoge PBXen die alleen op de telefoonlijn en schakelaars werkten, gebruiken IP-PBXen netwerken zoals internet om gesprekken te kanaliseren. IP-PBxen hebben normaal de voorkeur omdat ze een schat aan functies bieden die ze bieden. Met uitzondering van oude, reeds geïnstalleerde maar nog steeds goed werkende PBXen en die zijn gekozen omdat ze goedkoop zijn, zijn de meeste PBX-systemen die tegenwoordig worden gebruikt, over het algemeen IP-PBXen.
De gehoste PBX
U hoeft niet altijd te investeren in de hardware, software, installatie en onderhoud van een interne PBX, vooral als u een klein bedrijf hebt en de kosten van eigendom groter zijn dan de voordelen die u zou hebben met die belangrijke functies . Nu zijn er talloze bedrijven online die u de PBX-service aanbieden voor een maandelijks bedrag waarvoor u niet hoeft te betalen voor een heleboel andere hardware dan uw telefoontoestellen en router. Dit worden gehoste PBX-services genoemd en werken in de cloud en worden aangeboden via een internetverbinding. Gehoste PBXen hebben een aantal nadelen, die geneigd zijn meer generiek te zijn met minder opties om het systeem aan uw specifieke behoeften aan te passen, maar ze zijn vrij goedkoop en vereisen geen voorafgaande investering.
