Toen Adrean Turner een nieuwe rol als kostenaccountant begon, was een van de taken die haar van haar voorganger werd doorgegeven, een maandelijks rapport dat bijna twee weken duurde om te compileren. Ze besteedde er elke maand uren aan voor haar eerste paar maanden bij het bedrijf, zelfs toen andere verantwoordelijkheden zich ophielden op haar bureau.
Toen besefte ze iets. Niemand - zelfs haar baas - had haar nooit feedback over het rapport gegeven. Blijkt dat ze er niet naar hebben gekeken, laat staan dat ze de gegevens die ze aan het verstrekken was, hebben bekeken. Eerlijk gezegd had ze betere dingen te doen dan zoveel tijd te besteden en zoveel moeite te doen voor iets waar niemand iets uit kon halen.
"Ik was op zoek naar manieren om effectiever en efficiënter te zijn", zegt Turner, een Muse-loopbaancoach en auteur van FIT voor succes. Een van die manieren zou zijn om ruimte in haar schema vrij te maken voor dingen die meer impact hadden.
We kunnen allemaal profiteren van het onderzoeken van de dingen op onze takenlijsten en de uren in onze dagen een beetje beter. In de geest van voorjaarsschoonmaak of elk seizoen schoonmaken, zijn hier zeven tips om u te helpen grip te krijgen op uw schema.
1. Neem de balans op en houd je tijd bij
Je kunt je schema niet echt opschonen als je niet weet wat erin staat - en dat omvat alle dingen op je letterlijke en officiële kalender en alle dingen die dat niet zijn. "Ik zeg altijd dat als je je tijd beter wilt doorbrengen, je erachter moet komen hoe je je tijd nu doorbrengt", zegt Laura Vanderkam, auteur van Off the Clock: voel je minder druk terwijl je meer klaar bent . "Mensen hebben veel verhalen die ze zichzelf vertellen over hun tijd, " voegt ze eraan toe, maar die verhalen zijn niet altijd nauwkeurig.
Dus raadt ze aan om je uren een week of zelfs een paar dagen bij te houden met behulp van een app, een spreadsheet of een stuk papier. Als je eenmaal objectief hebt gekeken waar je tijd nu naartoe gaat, kun je beginnen met uitzoeken en beslissen wat er moet gaan.
Vanderkam zegt dat je Marie Kondo kunt kanaliseren: vonkt die yogales op woensdag vreugde? Hoe zit het met die show die je eet? - maar tot op zekere hoogte. “Het is belachelijk om te denken dat alles vreugde zal opwekken. Je houdt misschien van je werk, maar je woon-werkverkeer zal geen vreugde veroorzaken. Je houdt van je kinderen, maar het verwisselen van een luier zal geen vreugde veroorzaken ', zegt ze. Het idee is om te vragen: “Wat veroorzaakt de meeste pijn? En waar kan ik eigenlijk iets aan doen? '
Turner doet een soortgelijke oefening met klanten die een carrièrewijziging willen maken of dit of dat willen nastreven, maar het gevoel hebben dat ze het zo druk hebben dat ze geen tijd hebben om zich aan hun doelen te wijden. Ze laat ze een tijdlogboek gedurende twee weken bijhouden per half uur. Ze realiseren zich vaak dat de tijd die ze hebben besteed aan het bladeren door sociale media of chatten over hun favoriete tv-programma op Slack, een paar uur is dat ze iets productiever hadden kunnen doen, of zelfs gewoon iets dat ze echt leuk vinden.
2. Verwijder terugkerende vergaderingen en taken
Als je eenmaal weet wat er op je agenda staat, kun en moet je vragen waarom , zegt Heather Yurovsky, een Muse-carrièrecoach en oprichter van Shatter & Shine. “Wat is het doel van elk ding hier? Doen we dat of moet er iets veranderen? ”Legt ze uit. "De sleutel is niet bang om te vragen wat er in je agenda staat."
Begin met terugkerende vergaderingen, die heel gemakkelijk uw agenda kunnen opbouwen en overnemen, omdat, zoals Vanderkam opmerkt, "iedereen zichzelf niet hoeft te rechtvaardigen."
Als je de aanstichter bent van een terugkerende vergadering, moedigt Yurovsky je aan om een keer per maand te pauzeren en te vragen: "Klopt dit nog? Volbrengen we wat we willen bereiken? Zijn mensen betrokken en dragen ze bij? (Een teken dat een vergadering niet hoeft te gebeuren, is dat niemand anders aan het woord is.) ”Als de antwoorden op deze vragen nee zijn, overweeg dan de vergadering te annuleren, korter of minder frequent te maken of de relevante informatie via e-mail te communiceren .
Zelfs als u niet de baas bent, kunt u nog steeds actie ondernemen, zoals Turner deed met dat maandelijkse rapport. En als je dit doet door oplossingen voor te stellen in plaats van alleen vragen te stellen of problemen te presenteren, zegt Turner, "lijkt het alsof je geïnvesteerd bent in wat je doet." Als het iemand anders zijn vergadering is, vraag dan om een agenda en als er is iets waarover u moet lezen of bereid bent om te bespreken. Je herinnert de organisator er misschien aan om vragen te stellen aan die vergaderingen die er altijd al zijn geweest.
3. Sorteer dingen op belang en urgentie
Als je je tijd hebt bijgehouden, maar problemen hebt om je hoofd rond te houden wat er moet blijven en wat er moet gaan, stelt Turner voor om de tijdmanagementmatrix te gebruiken in het klassieke zakenboek van Stephen Covey, The 7 Habits of Highly Effective People: Powerless Lessons in Personal Change . Het idee is om activiteiten te sorteren op belangrijkheid en urgentie en ze in een van de vier kwadranten te plaatsen:
- Kwadrant I: Belangrijk, Dringend omvat zaken als crises, last-minute vergaderingen voor belangrijke deadlines
- Kwadrant II: belangrijk, niet urgent omvat zaken als strategische planning, lange termijn doelen stellen
- Kwadrant III: niet belangrijk, Urgent bevat dingen zoals bepaalde e-mails, telefoontjes, vergaderingen en evenementen
- Kwadrant IV: Niet belangrijk, Niet urgent omvat dingen als gedachteloos door sociale media scrollen, tv kijken waar je niet echt om geeft
"Dan moet je eigenlijk bepalen waar je meer van moet doen en wat je minder moet doen om ervoor te zorgen dat je zo productief mogelijk bent", zegt ze. Het zal je misschien verbazen dat het grootste deel van je dagelijkse activiteiten in kwadranten III en IV valt, dus je doel zou kunnen zijn om die te verminderen om ruimte te maken voor activiteiten in kwadranten I en II.
4. Minimaliseren of uitbesteden
In sommige gevallen kun je gewoon nee zeggen (leuk) tegen het toevoegen van een bepaalde gebeurtenis aan je agenda of taak aan je lijst. Andere dingen moeten gewoon gedaan worden. Maar dat betekent niet dat je ze niet minder tijd kunt laten kosten of dat je degene moet zijn die ze doet.
Is er een taak op het werk die u kunt delegeren of uitbesteden? Als manager is het directer haalbaar om een taak door te geven aan een van uw directe rapporten. Maar zelfs als u geen toezichthoudende functie heeft, kunt u kleine manieren bedenken om hetzelfde te doen. Besteed je uren aan het handmatig bijwerken van een database of systeem? Zou het mogelijk zijn om samen te werken met een ingenieur om een meer geautomatiseerd proces te vinden? Of kun je afruilen van dat saaie kantoorhuishoudelijk werk doen, zodat niemand het elke keer kan doen?
Als u bepaalde taken niet aan anderen in het groot kunt doorgeven, probeer dan de tijd en moeite die ze nodig hebben te minimaliseren. Om terug te keren naar het voorbeeld van Turner, werkte ze samen met haar baas om het rapportageproces te vernieuwen, zodat ze maandelijks snelle snapshots stuurde en alleen elk kwartaal een meer diepgaand rapport samenstelde. Het maakte tijd voor haar vrij terwijl ze haar baas en collega's nog steeds de inzichten gaf die ze nodig hadden. Wat het ook is dat het voelt alsof het je schema binnendringt, kijk of er een manier is om er minder van te doen.
5. Maak blokken
Het is gemakkelijk om weg te kijken en terug te komen om je agenda te vinden vol met verschillende vergaderingen en verplichtingen. Of u het bent of collega's die elk afzonderlijk item daar neerzetten, het geeft u slechts een klein beetje heads-down tijd en weinig hoop op het uitvoeren van enkele van de grootste taken op uw bord. Een deel van het opschonen van uw schema is het vinden van strategieën om te voorkomen dat het weer rommelig wordt - net zoals u zou doen als u een fysieke ruimte zou organiseren.
Chelsea Williams, een Muse-loopbaancoach en talentconsulent, raadt aan om brokken tijd in je agenda te blokkeren wanneer je niet beschikbaar bent om e-mails of telefoontjes te beantwoorden of om vergaderingen bij te wonen. Je kunt het gebruiken voor strategieën op een hoger niveau of gerichte projecttijd (denk aan kwadrant II-activiteiten). Omdat het al gereserveerd en zichtbaar is in je agenda, voorkomt het dat andere dingen zich ophopen en de tijd die je nodig hebt beïnvloeden. "Je creëert een ruimte", zegt ze. En als je deze blokken terugkerend maakt, voegt ze eraan toe, worden ze een natuurlijk onderdeel van je wekelijkse ritme.
"Ik ben een grote fan van tijdsblokkering", zegt Yurovsky, die ook voorstelt om met deze strategie op andere behoeften te anticiperen en deze aan te pakken. Als u bijvoorbeeld bezorgd en angstig het kantoor verlaat, raadt ze aan om de laatste 30 of 45 minuten van de dag te blokkeren. U kunt voorkomen dat u direct na een vergadering de deur uitloopt en uzelf de kans geven om gemakkelijker te ontspannen en over te schakelen. "Waar je tijdsblok ook begint, je voelt je verfrist."
6. Vergeet de downtime niet
Tijdmanagement gaat niet alleen over zoveel mogelijk werk in de planning stoppen of volledig wissen zodat u absoluut niets kunt doen. Het gaat ook over het maken van ruimte voor de niet-werk dingen die je leuk vindt en die waarmee je kunt opladen.
"Je wilt bewust kiezen voor downtime", zegt Vanderkam. "Denk na over wat het is dat me echt verjongt?" Het kan de natuur zijn, sporten, vrienden, kunst, bakken, of iets anders dat je leuk vindt dat je metaforische batterijen vult. Voor Vanderkam is lezen een van die dingen. "Ik ben veel beter geworden door ervoor te zorgen dat ik goede boeken heb om te lezen, " zegt ze, omdat "als ik een goed boek heb, dat is wat ik doe als mijn standaard downtime-keuze.", valt ze (zoals velen van ons) ten prooi aan de hersenloze sociale media-scroll.
Het is niet zo dat je noodzakelijkerwijs downtime in je agenda moet schrijven (of, klik, en typ het daar in) - hoewel als dat is wat je wilt, er voor gaan! Vergeet niet dat het een opzettelijk onderdeel van de vergelijking moet zijn. "We hebben de neiging om open ruimte te vullen, omdat we het ding dat ons gevraagd wordt te doen of overweegt om met niets te doen vergelijken", zegt Vanderkam. “Dat is niet de juiste vergelijking. De vergelijking is met alle andere dingen die je kunt doen. "
7. Doe alsof je in de toekomst bent
Als je het over een donderdag over drie weken hebt, is het gemakkelijk om te denken: "Oh, ik ben zeker vrij, klinkt geweldig!" En zet het in je agenda zonder te overwegen of je je op dezelfde manier voelt op woensdag drie weken minus een dag vanaf nu.
Maar "als je aan iets in de toekomst denkt, vraag jezelf dan af of je het morgen zou doen", zegt Vanderkam. “Je weet hoeveel energie je nu hebt en neem aan dat het morgen ongeveer hetzelfde zal zijn. Dat stelt je in staat om een beetje meer oordeelkundig te zijn. ”Kortom, als je niet enthousiast zou zijn om het vandaag of morgen te doen, zou je waarschijnlijk niet enthousiast zijn om het over drie maanden te doen, dus neem je beslissingen dienovereenkomstig. Omdat "uiteindelijk de toekomst morgen zal zijn."
Dat gezegd hebbende, waarschuwt Vanderkam tegen het maken van een gewoonte om lang bestaande plannen op het laatste moment te annuleren. "Als je iets hebt gedaan en het is met mensen die je waardeert, moet je dit misschien gewoon als een leerervaring beschouwen, " zegt ze. "Herinner jezelf eraan dat dit geen goed gevoel is en hoe kan ik dit in de toekomst vermijden?"
Met andere woorden, het opschonen van uw planning gaat niet altijd over het verwijderen van dingen die er al zijn - mogelijk met het risico op beschadiging van professionele of persoonlijke relaties. Het gaat erom grip te krijgen op uw tijd en deze netjes te houden.
Zie uw schema-opruiming als een langetermijndoel. "Ik moedig mensen aan om moedig te zijn", zegt Vanderkam. Als je een beetje dapper bent en veel opzettelijk bent, kun je minder doen wat je niet bevalt en meer doen.
