Een van de redenen waarom bedrijven aarzelen om Microsoft Access te gebruiken, is het gebrek aan inzicht in het verschil tussen een spreadsheet en een database. Dit leidt ertoe dat veel mensen denken dat het bijhouden van klantinformatie, inkooporders en projectdetails in een spreadsheet geschikt zijn voor hun behoeften. Het eindresultaat is dat het moeilijk is om configuratiebeheer te behouden, bestanden verloren gaan voor corruptie en werknemers per ongeluk relevante informatie overschrijven. Met een beetje kennis over de kracht en het vele gebruik van een database is het voor kleine bedrijven eenvoudiger om te zien wanneer een spreadsheet voldoende is voor een taak en wanneer een database moet worden gemaakt.
Het is belangrijk om een basiskennis te hebben van wat een database is. De meeste mensen hebben eerder toegang gekregen tot databases, zoals die in de openbare bibliotheek, maar het gebruik ervan maakt niet duidelijk hoe spreadsheets en databases anders zijn. Als u een paar minuten besteedt aan het leren van databases, kunt u de vergelijking duidelijker maken.
Gegevensorganisatie
Het meest voor de hand liggende verschil tussen een spreadsheet en een database is misschien wel de manier waarop gegevens worden georganiseerd. Als de gegevens relatief vlak zijn, is een spreadsheet perfect. De manier om te bepalen of een vlakke tafel het beste is, vraag of alle gegevenspunten eenvoudig kunnen worden geplot op een kaart of tafel? Als een bedrijf bijvoorbeeld de maandelijkse inkomsten in de loop van een jaar wil bijhouden, is een spreadsheet perfect. Spreadsheets zijn bedoeld om veel van hetzelfde type gegevens te verwerken, waarbij de voortgang van een paar belangrijke punten in kaart wordt gebracht.
Ter vergelijking: databases hebben een relationele gegevensstructuur. Als een gebruiker gegevens zou verzamelen, zouden er talloze punten zijn om te overwegen. Als een bedrijf bijvoorbeeld zijn maandelijkse inkomsten wil bijhouden en deze in de afgelopen vijf jaar met concurrenten wil vergelijken, is er een relatie tussen deze gegevenspunten, maar geen enkele focus. Het maken van een enkele tabel om resultaten te rapporteren zal moeilijk, zo niet onmogelijk zijn. Databases zijn ontworpen om het gebruikers gemakkelijk te maken rapporten te genereren en query's uit te voeren.
Complexiteit van gegevens
De eenvoudigste manier om te vergelijken of gegevens in een spreadsheet of database moeten worden bijgehouden, is door te kijken hoe complex de gegevens zijn. Dit helpt verduidelijken hoe de gegevens moeten worden georganiseerd als een gebruiker nog steeds niet zeker is.
Spreadsheet-gegevens zijn eenvoudig. Het kan eenvoudig worden toegevoegd aan een enkele tabel of diagram en aan een presentatie worden toegevoegd zonder informatie uit te sluiten. Het is gemakkelijk te onderhouden omdat het slechts enkele numerieke sleutelwaarden volgt. Als slechts een paar rijen en kolommen nodig zijn, kunnen de gegevens het best in een spreadsheet worden opgeslagen.
Databases bevatten veel verschillende soorten gegevens die allemaal een relatie hebben met de andere gegevens in de database. Bedrijven houden bijvoorbeeld een aanzienlijke hoeveelheid gegevens over hun klanten bij, van namen en adressen tot bestelling en verkoop. Als een gebruiker probeert duizenden rijen in een spreadsheet te proppen, is de kans groot dat deze naar een database wordt verplaatst.
Herhaling van gegevens
Alleen omdat gegevens moeten worden bijgewerkt, betekent dit niet automatisch dat een database nodig is. Zullen er steeds dezelfde gegevens worden herhaald? En is het bedrijf geïnteresseerd in het volgen van evenementen of acties?
Als de gegevenspunten veranderen maar het type gegevens hetzelfde is en een enkele gebeurtenis volgt, is die informatie waarschijnlijk plat. Een voorbeeld is het aantal verkopen in de loop van een jaar. De tijdsperiode zal veranderen en de getallen zullen fluctueren en er zullen geen herhaalde gegevens zijn.
Als sommige delen van de gegevens hetzelfde blijven, zoals klantinformatie, terwijl anderen veranderen, zoals het aantal bestellingen en de tijdigheid van betalingen, worden kansen als acties bijgehouden. Dit is wanneer een database moet worden gebruikt. Acties hebben veel verschillende componenten en voor het traceren van alle onderdelen is een database vereist.
Primaire doel van gegevens
Spreadsheets zijn ideaal voor eenmalige gebeurtenissen waarvoor niet veel verschillende aspecten hoeven te worden bijgehouden. Voor projecten die een of twee grafieken of tabellen nodig hebben voor een presentatie voordat ze worden gearchiveerd, is een spreadsheet de beste manier om te gaan. Als het team of bedrijf resultaten moet kunnen berekenen en percentages kan bepalen, is dat waar spreadsheets het nuttigst zijn.
Databases zijn voor langere projecten waarbij gegevens waarschijnlijk keer op keer zullen worden gebruikt. Als notities en opmerkingen nodig zijn, moeten de gegevens in een database worden geplaatst. Spreadsheets zijn niet ontworpen om details bij te houden, slechts enkele numerieke sleutelpunten.
Aantal gebruikers
Het aantal gebruikers zou uiteindelijk de doorslag kunnen geven bij het gebruik van een spreadsheet of database. Als een project vereist dat een groot aantal gebruikers gegevens kunnen bijwerken en wijzigingen kunnen aanbrengen, mag dit niet in een spreadsheet worden gedaan. Het is veel moeilijker om de juiste configuratiecontrole met een spreadsheet te behouden. Als er slechts een paar gebruikers zijn om de gegevens bij te werken, meestal tussen drie en zes, moet een spreadsheet voldoende zijn (maar zorg ervoor dat u regels vaststelt voordat u ermee doorgaat).
Als alle deelnemers aan een project of hele afdelingen wijzigingen moeten aanbrengen, is een database de betere keuze. Zelfs als een bedrijf klein is en maar één of twee mensen in de afdeling heeft, overweeg dan hoeveel mensen er over vijf jaar op die afdeling terecht kunnen komen en vraag of ze allemaal wijzigingen moeten aanbrengen. Hoe meer gebruikers toegang nodig hebben, hoe groter de kans dat een database de betere optie is.
U moet ook rekening houden met gegevensbeveiliging. Als er veel gevoelige informatie is die beveiligd moet worden, bieden databases betere beveiliging. Lees voordat u de verhuizing uitvoert eerst de beveiligingsproblemen die moeten worden overwogen voordat u een database maakt.
Als u er klaar voor bent om een duik te nemen, lees dan meer over het converteren van spreadsheets naar databases om aan de slag te gaan op uw reis.
