Op het eerste gezicht lijkt een database veel op een spreadsheet; het heeft gegevens gerangschikt in kolommen en rijen. Maar daar eindigt de gelijkenis omdat een database veel krachtiger is.
Wat kan een database doen?
Een database heeft een brede zoekfunctionaliteit. Een verkoopafdeling kan bijvoorbeeld snel zoeken naar en zoeken naar alle verkopers die een bepaald aantal verkopen hebben behaald gedurende een bepaalde periode.
Een database kan records in bulk bijwerken - zelfs miljoenen of meer records. Dit zou bijvoorbeeld handig zijn als u nieuwe kolommen zou willen toevoegen of een soort gegevenspatch wilt toepassen.
Als de database relationeel is, wat de meeste databases zijn, kan deze records in verschillende tabellen doorverwijzen. Dit betekent dat u relaties tussen tabellen kunt maken. Als u bijvoorbeeld een tabel Klanten hebt gekoppeld aan een tabel Orders, kunt u alle inkooporders uit de tabel Orders vinden die een enkele klant uit de tabel Klanten ooit heeft verwerkt, of deze verder verfijnen om alleen die bestellingen te retourneren die in een bepaalde periode zijn verwerkt - of bijna elk type combinatie dat u maar kunt bedenken.
Een database kan complexe statistische berekeningen uitvoeren in meerdere tabellen. U kunt bijvoorbeeld uitgaven vermelden in meerdere verkooppunten, inclusief alle mogelijke subtotalen en vervolgens een totaalbedrag.
Een database kan consistentie en gegevensintegriteit afdwingen, wat betekent dat het dubbel werk kan voorkomen en de nauwkeurigheid van de gegevens kan waarborgen door het ontwerp en een reeks beperkingen.
Wat is de structuur van een database?
Op zijn eenvoudigst is een database opgebouwd uit tabellen die kolommen en rijen bevatten. Gegevens worden per categorie in tabellen onderverdeeld om dubbel werk te voorkomen. Een bedrijf kan bijvoorbeeld een tabel hebben voor werknemers, een voor klanten en een voor producten.
Elke rij in een tabel wordt een record genoemd en elke cel is een veld. Elk veld (of kolom) kan worden ontworpen om een specifiek type gegevens te bevatten, zoals een nummer, tekst of een datum. Dit wordt afgedwongen door een reeks regels om ervoor te zorgen dat uw gegevens nauwkeurig en betrouwbaar zijn.
De tabellen in een relationele database zijn gekoppeld via een sleutel. Dit is een ID in elke tabel die een rij uniek identificeert. Elke tabel heeft een primaire sleutelkolom en elke tabel die aan die tabel moet worden gekoppeld, heeft een kolom met een buitenlandse sleutel waarvan de waarde overeenkomt met de primaire sleutel van de eerste tabel.
Een database bevat formulieren zodat gebruikers gegevens kunnen invoeren of bewerken. Daarnaast heeft het de mogelijkheid om rapporten van de gegevens te genereren. Een rapport is simpelweg het antwoord op een vraag, een query genoemd in database-speak. U kunt bijvoorbeeld de database opvragen om het bruto-inkomen van een bedrijf over een bepaalde periode te achterhalen. De database stuurt u het rapport terug met uw gevraagde informatie.
Gemeenschappelijke databaseproducten
Microsoft Access is een van de meest populaire databaseplatforms die momenteel op de markt zijn. Het wordt geleverd met Microsoft Office en is compatibel met alle Office-producten. Het bevat wizards en een eenvoudig te gebruiken interface die u door de ontwikkeling van uw database leidt. Andere desktop-databases zijn ook beschikbaar, inclusief FileMaker Pro, LibreOffice Base (die gratis is) en Brilliant Database.
Als u een database voor middelgrote tot grote bedrijven overweegt, kunt u een serverdatabase overwegen op basis van Structured Query Language (SQL). SQL is de meest voorkomende databasetaal en wordt tegenwoordig door de meeste databases gebruikt.
Serverdatabases zoals MySQL, Microsoft SQL Server en Oracle zijn enorm krachtig, maar ook duur en kunnen een steile leercurve meekrijgen.
