Een Outlook-groep met contactpersonen maken

U kunt contactgroepen in Outlook maken, zodat het verzenden van een e-mail naar een groep ontvangers veel eenvoudiger is.

Mail veel mensen met gemak in Outlook

Wanneer je net een nieuwe grootmoeder bent geworden, een contract hebt getekend met een hoofdlabel of een oude gravure hebt gevonden die probeert een boom te planten, wil je dan niet zoveel mogelijk mensen vertellen?

Het bericht eruit krijgen, daar zijn mailinglijsten voor. In Outlook worden dergelijke lijsten (heel toepasselijk) contactgroepen of "distributielijst" genoemd. Met een dergelijke Outlook-distributielijst kunt u eenvoudig een e-mail naar een groep mensen verzenden.

Maar laten we eerst eens kijken hoe we een mailinglijst in Outlook eenvoudig kunnen opzetten (dat spreekt vanzelf).

Een distributielijst instellen in Outlook

Ga als volgt te werk om een ​​contactgroep in Outlook in te stellen voor een lijst met e-mail:

1. Zorg ervoor dat de Huis lint is actief en uitgebreid in Outlook.
2. KlikNieuwe items.
3. kiezenMeer items > Contactgroep uit het menu dat is verschenen.
   1. Tips: U kunt ook op drukken Ctrl + Shift + L.
   2. In Outlook'sMensen sectie, klikNieuwe contactgroep ofNieuwe items > Contactgroep in deHuis lint.
4. Typ de naam van de distributielijst hieronderNaam:.
   1. De lijstnaam is wat u zult gebruiken om berichten naar de lijst te adresseren.
5. KlikOpslaan & Sluiten in deContactgroep lint.
   1. Tip: U kunt natuurlijk meteen leden toevoegen aan de nieuwe groep; zie net onder.

Leden toevoegen aan een Outlok-contactgroep

Toevoegen mensen die al in uw contacten staan naar een distributielijst in Outlook:

1. Dubbelklik op de groep in Outlook Mensen als het nog niet open is.
2. KlikLeden toevoegen op deContactgroep linttabblad.
3. kiezenVanuit Outlook-contactpersonen van het menu.
4. Gebruik de zoekfunctie om de gewenste adresboekvermelding of -vermeldingen te zoeken en zorg ervoor dat alle contactpersonen die u aan de groep wilt toevoegen, zijn gemarkeerd.
   1. Tip: U kunt niet alleen naar namen en e-mailadressen zoeken, maar ook naar andere criteria om meerdere ontvangers tegelijkertijd toe te voegen.
5. Klikleden.

Toevoegen ontvangers die nog niet in uw Outlook-adresboek staan naar een contactgroep:

1. KlikLeden toevoegen > Nieuw e-mailcontact in de Contactgroep lint.
2. Typ een naam voor het contact hieronderWeergavenaam:.
   1. Tip: Als u slechts een e-mailadres heeft, kunt u bijvoorbeeld het e-mailadres gebruiken of bijvoorbeeld 'nieuwsbriefontvanger'.
3. Voer het e-mailadres in dat u onder de groep wilt toevoegenE-mailadres:.
4. Als u wilt voorkomen dat Outlook ook het nieuwe adres toevoegt als een individuele contactpersoon aan het adresboek, zorg er dan voorToevoegen aan contacten is niet gecontroleerd.
5. KlikOK.

Klik in beide gevallen opOpslaan & Sluiten om de wijzigingen in de distributielijst op te slaan.

Een distributielijst instellen in Outlook 2003 en 2007

Om een ​​mailinglijst in Outlook 2007 aan te maken:

1. kiezen het dossier > nieuwe > Distributie lijst van het menu.
   1. Tip: U kunt ook op drukken Ctrl + Shift + L (denken l ist).
2. Typ de gewenste naam hieronder Naam:.
   1. De lijstnaam is wat u zult gebruiken om berichten naar de lijst te adresseren.
3. Nu kunt u onmiddellijk nieuwe leden toevoegen met behulp van de Voeg nieuw toe en Selecteer leden toetsen.
4. Klik Opslaan en sluiten.

Hoe een contactgroep in Outlook te delen

Nadat u een distributielijst in Outlook hebt gemaakt, hoeven anderen niet meer dezelfde groep opnieuw in te stellen. In plaats daarvan kunt u elke contactgroep delen door de inhoud ervan te verzenden zodat anderen deze kunnen gebruiken.

Om een ​​Outlook-contactgroep per e-mail te delen:

1. Ga naar Mensen in Outlook.
2. Zoek en dubbelklik op de groep die u wilt delen.
3. kiezen Groep doorsturen > Als een Outlook-contactpersoon van de acties groep op de Contactgroep linttabblad.
   1. Tip: Met het Outlook Contact-formaat kunnen anderen die Outlook gebruiken de groep heel gemakkelijk importeren (zie hieronder).
   2. Notitie: Je kunt ook kiezen In internetformaat (vCard). Hiermee worden de namen en adressen van de groepsleden in een eenvoudig tekstbestand en niet vCard-indeling bijgevoegd. Mensen die Outlook niet gebruiken, kunnen nog steeds de adressen extraheren en de groep opnieuw opbouwen, maar het zal geen eenvoudig proces zijn.
4. Beantwoord het bericht aan de persoon met wie u de lijst deelt.
5. Klik Sturen

Om een ​​Outlook-contactgroep te importeren die per e-mail met u is gedeeld:

1. Open het bericht met het bijgevoegde Outlook-contactbestand voor de groep.
2. Klik op de driehoek met de punt naar beneden naast de Outlook-item attachment.
3. kiezen Open uit het menu dat is verschenen.
4. Klik het dossier in het groepsvenster dat werd geopend.
5. Zorg ervoor dat u op deinfo vel.
6. KlikVerplaats naar map.
7. kiezenKopiëren naar map … uit het menu dat is verschenen.
8. Zorg er nu voor dat jeContacten map is geselecteerd.
   1. Tip: U kunt natuurlijk elke map in het adresboek kiezen.
9. KlikOK.

Nu kunt u het groepsvenster sluiten en de e-mail die het bevat, verwijderen als u dat wilt.

Mail uw lijst vanuit Outlook

Met uw distributielijst op zijn plaats en klaar, kunt u beginnen met het verzenden van berichten naar zijn leden.

Categorieën als distributielijsten

Als u de distributielijsten van Outlook een beetje onstabiel, geheimzinnig en los van uw hoofdlijst met contactpersonen vindt, kunt u contactcategorieën gebruiken om elegante mailinglijsten te maken.

Betere Outlook e-mailmarketing

Voor meer geavanceerde lijstmailing waarbij het adres van elke ontvanger in het bericht staat Naar: veld en personalisatie, kunt u zich wenden tot een e-mailmarketing-add-on die integreert met Outlook. De ingebouwde functie voor samenvoegen met e-mail van Outlook is een andere, zij het een beetje onhandige, optie in Outlook 2002 en Outlook 2003.