Een vraag die klanten me vaak stellen, is welk formaat ze moeten gebruiken om documenten aan hun website toe te voegen. In veel gevallen zijn deze documenten gemaakt in Microsoft Word, maar niet iedereen heeft die software. Om deze reden, en anderen (bestandsgrootte, bestanden kunnen worden bewerkt, enz.), Zou u waarschijnlijk geen klantgerichte documenten aan uw website willen toevoegen als een Word-bestand. In plaats daarvan is de bestandsindeling die ik aanbeveel een PDF.
Adobe's PDF-formaat, dat staat voor Portable Document Format, is een geweldige manier om documenten aan een website toe te voegen. Dit is met name het geval als die documenten moeten worden afgedrukt of als ze te ingewikkeld zijn, waardoor het een uitdaging is om de inhoud geschikt te maken voor een webpagina. Een bekend voorbeeld hiervan zijn medische vormen die moeten worden ingevuld voordat een nieuwe patiënt aankomt voor een kantoorbezoek.
Een patiënt toestaan de website te bezoeken om dat formulier vóór hun bezoek te downloaden en af te drukken, is veel efficiënter dan een fysieke kopie van het formulier naar de patiënt te sturen - en een PDF die met de hand is afgedrukt en ingevuld, is ook vaak wenselijker dan het verzamelen van die informatie via een webformulier vanwege de mogelijk gevoelige aard van de verzamelde informatie (en de strenge beveiligingsvereisten waaraan uw site zich zou moeten houden om die gegevens te verzamelen).
Dit voorbeeld van een medische vorm is slechts één reden om een PDF te gebruiken. Andere veel voorkomende toepassingen die ik heb gezien zijn:
- Geef de minuten van de detailbordleden op, waar u de inhoud beschikbaar wilt maken voor de lezers, maar niet wilt dat deze gemakkelijk kan worden bewerkt.
- Lever grotere documenten, zoals werknemershandboeken, die gemakkelijk kunnen worden afgedrukt (en ook niet eenvoudig kunnen worden bewerkt).
- Laat geprint werk zien in de portfolio van een ontwerper.
Uiteindelijk is het ongelooflijk eenvoudig om een PDF toe te voegen aan een website. Laten we eens kijken hoe eenvoudig het is om een PDF-bestand op uw site op te nemen.
Stap 1 - U heeft een PDF nodig
De eerste stap in dit proces is eigenlijk het maken van de PDF. Hoewel u de professionele versie van Adobe Acrobat kunt kopen om deze documenten te maken, kunt u dit ook doen vanuit vele andere toepassingen, zoals Microsoft Word, door de "Print" -functionaliteit te gebruiken en PDF als uw optie te selecteren.
Als dat niet voor u beschikbaar is, zijn er een aantal gratis PDF-conversietools online beschikbaar, waaronder PDF Converter, Online2PDF, CutePDF en nog veel meer. Hoewel ik een volledige versie van Acrobat heb, heb ik Bullzip PDF al vele jaren gebruikt om PDF-documenten te maken zoals nodig op andere systemen.
Zodra u uw PDF-bestand gereed hebt, kunt u naar de volgende stap gaan.
Stap 2 - Upload uw PDF
U moet uw PDF toevoegen aan uw webhostingomgeving. Hoewel op sommige sites die een CMS gebruiken deze functionaliteit is ingebouwd, gebruikt u in andere gevallen gewoon een standaard FTP-programma om die bestanden aan de mappen van uw website toe te voegen.
Als u veel PDF-bestanden hebt, is het het beste om ze in een afzonderlijke map van uw HTML-bestanden te bewaren. Het toevoegen van deze PDF's aan een map met de naam "documenten" is een vrij courante praktijk. Dit maakt het gemakkelijker voor toekomstige updates en om te achterhalen waar deze bestanden zich bevinden (dit is dezelfde reden waarom de grafische bestanden van uw site zich in een map bevinden die "afbeeldingen" wordt genoemd, enz.).
Stap 3 - Link naar uw PDF
Met de PDF (of PDF's) nu op hun plaats, hoeft u alleen maar naar hen te linken. U kunt naar uw PDF-bestand linken zoals elk ander bestand - voeg gewoon een ankertag toe rond de tekst of afbeelding die u aan de PDF wilt koppelen en voer het bestandspad in. Uw link zou bijvoorbeeld leuk kunnen vinden:
Link hier tekst
Extra tips:
- In de afgelopen jaren hebben veel sites een koppeling gemaakt naar de Acrobat Reader-website om mensen te helpen die deze software mogelijk niet hebben gedownload om uw bestand te kunnen bekijken. De realiteit is dat de huidige webbrowser daadwerkelijk PDF-documenten inline toont. Dit betekent dat ze ze niet standaard downloaden naar de computer van de gebruiker, maar ze in plaats daarvan rechtstreeks in die browser weergeven. Daarom is het tegenwoordig niet meer nodig om de link voor het downloaden van de software op te nemen, maar als u dit liever doet, kan dit zeker geen kwaad (het kan uw site wel een beetje verouderd doen voelen)
- Gebruik Acrobat-bestanden voor documenten waarvan u niet wilt dat mensen ze kunnen bewerken door ze beveiligde pdf's te maken. Onthoud dat als iemand een professionele versie van de software heeft, deze bewerkingen zou kunnen uitvoeren tenzij u het document beschermt tegen het toestaan van die wijzigingen.
