Als het goed is om te antwoorden, zou het nog beter moeten zijn om alles te beantwoorden. Rechts? Niet altijd. Als het antwoord echt belangrijk is voor alle ontvangers, moet een "Allen beantwoorden" worden gebruikt.
Sommige antwoorden alle scenario's zijn te wijten aan ongelukken waarbij een ontvanger niet beseft dat ze hebben geklikt of op die optie hebben getikt. De meeste zijn echter waarschijnlijk te wijten aan het feit dat de persoon zich niet realiseert wanneer hij alle berichten moet beantwoorden.
Hoe dan ook, het is over het algemeen vervelend voor de andere mensen die betrokken zijn bij de groepsboodschap. Het gebruik van de juiste e-mailetiquette, zowel op het werk als sociaal, is ongelooflijk belangrijk. Dit is waarom het het beste is om Allemaal voorzichtig te gebruiken.
Wanneer Allen beantwoorden
Gebruik de Allen antwoord-functie van uw e-mailprogramma alleen als uw antwoord nodig is om te weten voor de oorspronkelijke afzender en alle mensen in de velden Aan: en Cc: van de oorspronkelijke e-mail.
Antwoord niet op alles wanneer:
- Alleen de originele afzender moet uw antwoord weten,
- Uw opmerkingen zijn cruciaal om te weten voor de oorspronkelijke afzender en een paar andere ontvangers.
- Voer in dit geval een normaal antwoord uit en voeg vervolgens handmatig de andere ontvangers toe. U kunt hun adressen uit de originele e-mail kopiëren als dat helpt.
- Je bericht is simpel als "Bedankt!" of "Ik ook."
- Bedankt dat mededelingen misschien prima zijn om te verzenden, maar stuur ze niet naar elke andere ontvanger. Alleen de afzender moet echt weten wat je van de boodschap vindt, niet van elke andere persoon in de groep.
Allen beantwoorden zou alleen voor speciale gevallen moeten worden gereserveerd. Het mag alleen worden gebruikt als u hetzelfde bericht naar elke afzonderlijke ontvanger in de groep wilt verzenden. Anders moet u, als u dat niet hoeft te doen, alleen de relevante personen antwoorden. Dit kan alleen het beantwoorden zijn van de afzender of het gebruik van de velden Cc: of Bcc: voor meerdere, specifieke ontvangers.
Denk bijvoorbeeld aan het ontvangen van een e-mail waarin u wordt gevraagd of u dit weekend naar een pensioenfeest wilt komen. Stel je voor dat het naar 30 andere mensen is gestuurd en je wordt niet alleen gevraagd of je gaat, maar ook of je wat eten kunt brengen of op een andere manier kunt helpen.
Het is in deze situatie meestal niet passend om een antwoord te sturen naar iedereen en uit te leggen dat je niet kunt gaan omdat je dit weekend moet werken en dat je kind toch ziek is, dus het is geen goed weekend voor jou. Die details zijn relevant voor de afzender, maar waarschijnlijk niet voor iedereen die is uitgenodigd.
Er zijn echter momenten waarop u op iedereen zou moeten antwoorden en wanneer wordt verwacht dat u allen antwoordt. Misschien is het een groepsdiscussie over een werkproject of iets anders waarbij de andere ontvangers rechtstreeks betrokken zijn.
Hoe het ook zij, u moet altijd goed nadenken voordat u een massale e-mail naar anderen stuurt. Het is nog erger wanneer een paar mensen alle berichten één na één beantwoorden en je krijgt een dozijn e-mails binnen een minuut of twee. Die zijn niet alleen moeilijk bij te houden, maar ook vervelend als je ze niet hoeft te lezen.
