De meeste bedrijven zijn bekend met wat er in Microsoft Word en Excel kan worden gedaan, maar het is een beetje moeilijker om te begrijpen wat Microsoft Access kan doen. Het idee om databases te maken en te proberen ze te onderhouden lijkt een onnodig gebruik van middelen; voor kleine bedrijven kan dit programma echter verschillende voordelen bieden, vooral als het gaat om het beheren van groei en organisatie. Het biedt een veel robuustere manier voor kleine bedrijven om gegevens en projecten bij te houden dan Excel of Word.
Toegang kan meer tijd kosten om te leren dan de meer gangbare Microsoft-apps, maar het heeft ook de meeste toegevoegde waarde voor trackingprojecten, budgetten en groei. Alle gegevens die nodig zijn om een klein bedrijf te runnen voor vergelijking en analyse, worden bijgehouden in één enkel programma, waardoor het eenvoudiger wordt om rapporten en grafieken uit te voeren dan in de meeste andere programma's. Microsoft biedt een aantal sjablonen om het leerproces te vereenvoudigen en gebruikers kunnen de sjablonen op hun eigen manier aanpassen. Het begrijpen van de fundamenten van Microsoft Access kan kleine bedrijven helpen hun volledige waarde te zien in hun dagelijkse activiteiten.
Bonus: als u al een spreadsheet gebruikt, kunt u eenvoudig uw Excel-spreadsheet converteren naar een Access-database.
Klantinformatie onderhouden
Met een Microsoft Access-database kan een bedrijf alle benodigde informatie voor elke klant of klant bijhouden, waaronder adressen, bestelinformatie, facturen en betalingen. Zolang de database is opgeslagen op een netwerk waarop alle werknemers toegang hebben en het kunnen bijwerken, kan de informatie actueel blijven. Omdat klantinformatie van cruciaal belang is voor elk klein bedrijf, kan en moet de database worden beveiligd. Door formulieren aan de database toe te voegen, kunnen kleine en middelgrote bedrijven ervoor zorgen dat medewerkers consistent gegevens invoeren.
Naarmate gebruikers bekend raken met het programma, kunnen meer uitgebreide componenten worden toegevoegd, zoals toewijzing aan clientadressen. Hiermee kunnen medewerkers adressen van nieuwe klanten verifiëren of routes voor leveringen plannen. Het biedt bedrijven ook de mogelijkheid om facturen te maken, e-mails en reguliere e-mail te verzenden en bij te houden wanneer en hoe facturen zijn betaald. Het bijwerken en opslaan van klantgegevens in Access is betrouwbaarder dan een spreadsheet- of Word-document en stroomlijnt het beheer van die informatie.
Financiële gegevens volgen
Veel bedrijven kopen software die specifiek is bedoeld voor het bijhouden van financiën, maar voor een klein bedrijf kan het overkill zijn; bovendien heeft het de neiging om extra werk te creëren. Niet alleen kunnen facturen worden aangemaakt en bijgehouden in een Access-database, maar alle zakelijke uitgaven en transacties kunnen ook worden vastgelegd. Voor bedrijven die de volledige Microsoft Office Suite inclusief Outlook en Access hebben, kunnen betalingsherinneringen in Outlook worden gekoppeld aan de database. Wanneer de herinnering wordt weergegeven, kunnen gebruikers de benodigde betalingen uitvoeren, de gegevens invoeren in Access en vervolgens de herinnering sluiten.
Het kan nodig zijn om meer geavanceerde software aan te schaffen naarmate het bedrijf groeit, en die bedrijven hebben een voordeel als al hun financiële gegevens worden opgeslagen in Access. Veel andere programma's zijn geschikt voor gegevens die worden geëxporteerd vanuit Access, waardoor het gemakkelijker wordt om informatie te migreren wanneer de tijd daar is.
Marketing en verkoop beheren
Een van de minst gebruikte maar meest krachtige manieren om Access te gebruiken, is het controleren van marketing- en verkoopinformatie. Met bestaande klantinformatie die al in de database is opgeslagen, is het eenvoudig om e-mails, flyers, kortingsbonnen en gewone post te sturen naar diegenen die mogelijk geïnteresseerd zijn in verkoop of speciale aanbiedingen. Kleine bedrijven kunnen vervolgens volgen hoeveel van hun bestaande klanten reageren na marketingcampagnes.
Voor nieuwe klanten kunnen complete campagnes vanaf één locatie worden gemaakt en gemonitord. Dit maakt het gemakkelijker voor werknemers om te zien wat al is voltooid, wat er nog moet gebeuren en welke follow-ups nodig zijn.
Productie en inventaris volgen
Net als bij het traceren van klanten is het bijhouden van gegevens over inventaris, resources en de voorraad van cruciaal belang voor elk bedrijf. Met Access kunt u gemakkelijk gegevens over zendingen in magazijnen invoeren en weten wanneer het tijd is om meer van een bepaald product te bestellen. Dit is met name van cruciaal belang voor fabrikanten die een aantal verschillende hulpmiddelen nodig hebben om een product te voltooien, zoals vliegtuigonderdelen of farmaceutische ingrediënten.
Zelfs dienstverlenende bedrijven moeten hun inventaris bijhouden en met al die informatie op één plek kunt u gemakkelijker zien welke computer aan welke medewerker is toegewezen of moet u bepalen wanneer kantoorapparatuur moet worden geüpgraded. Of het nu gaat om het volgen van voertuigen, mobiele apparaten, serienummers, registratie-informatie, gebruikerslogboeken of hardware-levensduur, kleine bedrijven kunnen hun hardware gemakkelijker volgen in Access.
Naast hardware moeten bedrijven software kunnen volgen. Van registratie en het aantal computers dat de software mag gebruiken om versie-informatie en gebruiker te gebruiken, moeten bedrijven snel en nauwkeurig informatie over hun huidige configuraties kunnen verzamelen.
Rapporten en analyses uitvoeren
Misschien is het meest krachtige aspect van Access de mogelijkheid van de gebruiker om vanuit alle gegevens rapporten en diagrammen te genereren. De mogelijkheid om alles dat in de verschillende databases is opgeslagen te compileren, maakt Microsoft Access tot een krachtpatser voor kleine bedrijven. Een gebruiker kan snel een rapport genereren dat de kosten van resources vergelijkt met de huidige prijsbepaling, een diagram maken dat illustreert hoeveel er op voorraad is voor een aankomende marketingcampagne, of een analyse uitvoeren om vast te stellen welke clients achterlopen op betalingen.Met een beetje extra kennis over zoekopdrachten kunnen kleine bedrijven zelf bepalen hoe ze gegevens bekijken.
Nog belangrijker is dat Microsoft Access kan worden gekoppeld aan andere Microsoft-producten. Kleine bedrijven kunnen een rapport bekijken, klantgegevens opzoeken en facturen genereren in Word. Een samenvoegbewerking kan gewone e-mailbrieven maken, terwijl de gebruiker tegelijkertijd een e-mail genereert in Outlook. Gegevens kunnen worden geëxporteerd naar Excel voor een meer diepgaande kijk op details en van daaruit worden verzonden naar PowerPoint voor een presentatie. Integratie met alle andere Microsoft-producten is misschien de beste reden om Access te gebruiken om alle bedrijfsinformatie te centraliseren.
