Welke gegevens u ook hebt, a spreadsheet, zoals Excel, is een geweldige plek om het op te slaan. Excel heeft ingebouwde hulpmiddelen om u te helpen bij het bijhouden van gegevens en om specifieke informatie te vinden wanneer u dat wilt. Met zijn honderden kolommen en duizenden rijen kan een Excel-spreadsheet een enorme hoeveelheid gegevens bevatten.
Excel is ook eenvoudiger in gebruik dan een volledig databaseprogramma zoals Microsoft Access. Gegevens kunnen eenvoudig in de spreadsheet worden ingevoerd en met slechts enkele muisklikken kunt u uw gegevens doorzoeken en vinden wat u zoekt.
Gegevens invoeren in Excel-tabellen
Het basisformaat voor het opslaan van gegevens in Excel is een tabel. In een tabel worden gegevens in rijen ingevoerd. Elke rij staat bekend als een record. Nadat een tabel is gemaakt, kunnen de gegevenstools van Excel worden gebruikt om de records te zoeken, sorteren en filteren om specifieke informatie te vinden.
Uw tabelgegevens invoeren
De eerste stap bij het maken van een tabel is om de gegevens in te voeren. Daarbij is het belangrijk ervoor te zorgen dat het correct wordt ingevoerd. Laat bij het maken van uw tabel bijvoorbeeld geen lege cellen achter, een dergelijke actie kan in de toekomst problemen veroorzaken.
Gegevensfouten, veroorzaakt door onjuiste gegevensinvoer, vormen de bron van veel problemen met betrekking tot gegevensbeheer. Als de gegevens in het begin correct zijn ingevoerd, heeft het programma meer kans om u de gewenste resultaten terug te geven.
Rijen en kolommen van Excel
Rijen in een tabel
Zoals hierboven vermeld, zijn rijen gegevens bekend als records. Houd rekening met de volgende richtlijnen bij het invoeren van records:
- Laat geen lege rijen in de tabel die wordt gemaakt, niet eens tussen de kopjes en de eerste rij met gegevens.
- Een record kan gegevens bevatten over slechts één specifiek item.
- Een record moet ook ALLE gegevens in de lijst over dat item bevatten. Er kan geen informatie over een item in meer dan één rij zijn.
- Om een lijst te maken, moet een gegevenstabel ten minste twee gegevensrecords bevatten.
Kolommen in een tabel
Terwijl rijen in de tabel records worden genoemd, zijn de kolommen bekend velden. Elke kolom heeft een kop nodig om de gegevens te identificeren die deze bevat; deze rubrieken worden veldnamen genoemd.
- Veldnamen worden gebruikt om ervoor te zorgen dat de gegevens voor elke record in dezelfde volgorde worden ingevoerd.
- Zorg ervoor dat alle gegevens in een kolom met hetzelfde formaat worden ingevoerd. Als u begint cijfers in te voeren als cijfers (zoals 10 of 20), houdt u het nummer bij. Wissel niet halverwege en begin met het invoeren van getallen als woorden (zoals tien of twintig). Wees consistent.
- Laat geen lege kolommen in de tabel.
- Om een lijst te maken, moet een tabel minimaal twee kolommen breed zijn.
Een lijst maken in Excel
De filteroptie gebruiken
Zodra de gegevens correct zijn ingevoerd in een tafel met de juiste headers kan het worden omgezet in een lijst de … gebruiken Filter keuze.
- kiezen elke cel in de tabel.
- Kiezen Home> Sorteren & Filter> Filter op het tabblad Start.
- De tabel toont nu kleine vervolgkeuzepijlen naast elke koptekst.
Uw datalijsten beheren
- Er zijn naar beneden wijzende pijlen naast elke veldnaam die vervolgkeuzemenu's openen wanneer erop wordt geklikt.
- De vervolgkeuzemenu's bevatten opties voor het sorteren van de lijst op een van de veldnamen en voor het zoeken in de lijst voor records die aan bepaalde criteria voldoen.
