Heb je ooit dat zinkende gevoel gekregen als je na een paar dagen (of zelfs uren) terug naar je e-mail terugkeert en je ziet dat het aantal onbeantwoorde berichten al onhandelbare proporties heeft bereikt?
Een onhandelbare inbox kan voelen als een overweldigend gat waar je jezelf nooit uit zult graven. Maar het hoeft niet zo te zijn! Met een paar eenvoudige stappen kunt u uw inbox organiseren, de controle over uw inkomende e-mail nemen en uw e-mailangst ernstig verminderen.
Wis het uit
Ik weet dat dit voor velen ontmoedigend lijkt, maar ik raad ten zeerste aan om je inbox alleen te gebruiken waarvoor het is bedoeld: nieuwe e-mail. Zie slakpost als een analogie. Als je elk pakje of elke brief die je hebt ontvangen op je keukentafel legt zonder het op te bergen of weg te gooien, wordt je keuken al snel een onhandelbare stapel papieren. Uw inbox werkt op dezelfde manier - het is het meest effectief wanneer u het opruimt.
Begin met het verwijderen van e-mails die u ontvangt en waar u nooit meer toegang toe wilt hebben (zoals de aankondiging van de verkoop van deze week op vluchten naar Maui - helaas niet dit jaar). Wees echter wel attent en verwijder geen items waarvan u later wilt weten (zoals een ontvangstbewijs van uw Amazon-aankoop).
Probeer vervolgens de e-mails die u wel wilt bewaren in relevante mappen op te slaan of (voor Gmail-gebruikers) ze te archiveren. Mijn doel is altijd om alle e-mails in mijn inbox te kunnen zien zonder naar beneden te hoeven scrollen of op "pagina 2" te klikken. Ik merk dat ik minder gestrest ben als ik snel alles kan bekijken waar ik mee te maken heb, allemaal op één pagina. En laten we eerlijk zijn: als een e-mail op pagina 2 staat, zal deze waarschijnlijk toch niet worden behandeld.
Afmelden
De grootste mailbox-verstopper is het spul dat je regelmatig terugkrijgt. En het is niet alleen de schuld van e-nieuwsbrieven: Facebook, Twitter en de negen dagelijkse dealsites waarop u zich nu abonneert, vullen ook uw inbox met updates.
Dus noteer de volgende keer dat je een half dozijn e-mails weggooit zonder ze zelfs te openen wat je verwijdert. Als je driemaal e-mails van dezelfde bron weggooit zonder ze te openen, is het tijd om je af te melden. Je inbox zal je bedanken.
Consolideren, Consolideren, Consolideren
In toenemende mate hebben mensen te maken met meerdere inboxen. Je werkadres, je .edu-adres, je professioneel klinkende [email protected], misschien zelfs dat oude Hotmail-account dat je middelbare schoolvrienden niet uit hun adresboek kunnen verwijderen.
In de meeste gevallen moet u uw persoonlijke en zakelijke e-mails gescheiden houden, maar als u over de flexibiliteit beschikt, biedt het samenvoegen van meerdere e-mailadressen minder plaatsen om in te loggen en te beheren. Een optie is om uw oudere adressen stop te zetten, maar u kunt er ook voor kiezen om het ene e-mailadres door te sturen naar het andere, zodat u altijd verzekerd bent, ongeacht waar mensen u e-mail sturen, maar toch alles op dezelfde plaats kunt bewaren.
Laat uw inbox het werk doen
Een van mijn favoriete functies van Gmail is automatisch filteren: je traint je inbox om te weten waar je een e-mail naartoe kunt sturen en hoe je deze kunt labelen. Alles van mijn moeder wordt opgeslagen als 'Familie' en dingen die naar de e-maillijst van mijn universiteitsvrienden worden verzonden, worden ook dienovereenkomstig gelabeld. Op die manier, als ik later iets zoek, is het altijd gemakkelijk te vinden.
Je kunt ook Gmail gebruiken om sommige e-mails je inbox automatisch te laten overslaan. Als u bijvoorbeeld uw kabelrekening automatisch betaalt, zoals ik, kunt u deze automatisch archiveren en het label 'Financieel' toevoegen. U hoeft hem nooit te zien, maar als u hem nodig hebt, weet u waar u hem kunt vinden het.
Plan voor "Later"
Je kent die e-mails waarvan je weet dat je ze pas later zult bereiken, maar je bent bang dat je het vergeet? Er is nu een plug-in genaamd Boomerang (momenteel beschikbaar voor Gmail en Outlook) die perfect is om hiermee om te gaan. U kunt een e-mail plannen om te verdwijnen en later terug te komen - wanneer u klaar bent om het af te handelen - zodat uw inbox tot dan helderder blijft.
Boemerang heeft ook enkele andere (mooie levensveranderende) bonussen. Hiermee kunt u plannen dat een e-mail later wordt verzonden en kunt u ook terugkerende e-mails instellen. Je kunt Boomerang je ook laten herinneren als iemand niet bij je terugkomt. Als ik bijvoorbeeld Julie op maandag een e-mail stuur over een rapport dat ik voor vrijdag nodig heb, kan ik Boomerang vragen om die e-mailketen donderdag om 10.30 uur bovenaan mijn inbox te laten terugkomen als ze nog niet heeft gereageerd. En als ze reageert, weet Boomerang donderdag de e-mail niet terug te brengen. Briljant toch?
klaar om te beginnen? Maak deze week wat tijd vrij om je inbox te reviseren. Het kan je een paar uur kosten, maar ik beloof je dat de tijd (en stress) die je op de lange termijn bespaart, al je moeite waard zal zijn.
