Als u nieuw bent met beheren, is het waarschijnlijk veilig om te zeggen dat u moeite hebt met delegeren. Aangezien de prestaties van je team rechtstreeks op jou reflecteren, moet je ervoor zorgen dat je alles zelf afhandelt, toch?
Ik gok dat je dat soort tijd niet hebt. Plus, dat team mensen dat je beheert? Nou, je hebt ze met een reden.
Ik weet het, ik weet het - het is moeilijk om de controle los te laten. Maar door taken te delegeren aan degenen om u heen, kunt u hen helpen productiever te zijn, hen kansen te bieden om te groeien en hen een integraal onderdeel van de prestaties van uw bedrijf te laten zijn - allemaal onderdeel van uw taak als manager. Als bonus kun je bovendien wat tijd vrijmaken om de baas te worden.
Als je een controle-freak bent, is het tijd om een stapje terug te doen en een aantal van die zeurende taken van je bord te krijgen. U kunt als volgt een succesvolle delegatie instellen.
Zet je excuses te rusten
Als je aarzelt om te delegeren omdat je denkt dat niemand anders de taak 'goed' kan doen, heb je je werk als baas niet gedaan. Een deel van uw taakomschrijving is het onderwijzen, begeleiden en trainen van uw werknemers, zodat zij de vaardigheden verwerven die nodig zijn om taken te voltooien, evenals (of beter dan) u.
Of misschien ben je bang dat te veel taken doorgeven je positie irrelevant maakt - wat moet je doen met een lege takenlijst?
Maak je ook geen zorgen over die situatie. Het is essentieel dat u tijd hebt voor het grote geheel: het begeleiden van de projecten van uw team, het helpen bereiken van grotere doelen, het inhuren van de juiste mensen en het soepel laten verlopen van processen. Bovendien kunt u, als u wat vrije tijd heeft, uw teamleden één op één coachen, waardoor iedereen op de lange termijn effectiever wordt. Vergeet niet dat, zelfs als u niet zelf taken en projecten uitvoert, u cruciaal bent voor het eindresultaat.
Kies de juiste persoon voor de taak
Dit is de # 1-regel als het gaat om delegeren: wijs taken toe op basis van de beste vaardigheden van elke persoon, of - indien van toepassing - op basis van de vaardigheden die mensen proberen te ontwikkelen. Als u bijvoorbeeld beslissingen delegeert over een conferentie-evenement in aantocht, kies dan een persoon die consequent de logistiek aanpakt en die goed is met leveranciers, of wijs het toe aan de persoon die heeft gevraagd om een grotere planningsfunctie voor evenementen op zich te nemen.
Het is ook belangrijk om rekening te houden met de huidige werkdruk van uw medewerkers. Misschien heeft iemand al een tijdje geen grote taak gekregen en lijkt hij niet volledig betrokken te zijn. Haar de leiding geven over het volgende belangrijke project zal haar tijd vullen met zinvol werk en haar een kans geven om te schitteren, wat een broodnodige verhoging van de productiviteit kan bieden. Aan de andere kant, als iemand overladen is met projecten, gaat ze niet haar beste werk doen, hoe goed ze ook is.
Wanneer de werknemer die u kiest de vaardigheden (en tijd) heeft voor de gedelegeerde taak, is de kans groter dat ze slaagt - en zult u zich veel zekerder voelen over het laten overnemen van haar.
Laat ze het grote geheel zien
Voordat u begint met het uitdelen van taken, is het belangrijk om precies te begrijpen wat u toewijst. Dat betekent niet dat u moet beslissen hoe een bepaalde taak wordt uitgevoerd (dat delegeert u!), Maar u moet de volgende vragen beantwoorden: Waar vraagt u specifiek naar? Waarom moet dit worden gedaan? Wat is het beste resultaat? Wat is de deadline voor het eindproduct?
Geef die informatie vervolgens aan de persoon die u hebt geselecteerd. Medewerkers zijn veel succesvoller wanneer ze het grote geheel kunnen zien, omdat ze precies begrijpen hoe hun aandeel in het algemene doel zal passen. Van daaruit kunnen ze beslissen hoe ze de taak moeten aanpakken om volledig aan uw verwachtingen (en die van het bedrijf) te voldoen.
Zorg voor voldoende begeleiding
Weersta de drang naar micromanage zodra je een taak hebt overgedragen. Ik weet dat het verleidelijk is, vooral als je iets opmerkt dat je anders zou doen, maar onthoud: jij bent niet degene die het doet.
Er is hier een fijne lijn. Hoewel je vragen moet beantwoorden en ervoor moet zorgen dat het werk klaar is, moet je niet op de kleine dingen ingaan (althans nog niet) - vooral als je niet wordt gevraagd. Als je bijvoorbeeld iemand hebt gevraagd om een rapport te schrijven, kom dan langs en kijk hoe het gaat. Als ze je vraagt waar je meestal de verkoopaantallen vandaan haalt, is dat informatie die je kunt delen die nuttig zal zijn, omdat het haar in de goede richting wijst. Maar porieer niet over haar cijfers als je 'gewoon langsloopt' of begin de tweede zin in de vierde alinea van de derde pagina te bespreken.
Zodra u hebt gedelegeerd, is het aan u om ervoor te zorgen dat uw werknemer uw begeleiding niet als een steunpilaar gebruikt. Soms worden werknemers nerveus over het nemen van beslissingen en nemen ze elke keer contact met je op, maar herinneren ze (en jezelf) eraan waarom je ze de projecten in eerste instantie hebt toegewezen: omdat je wist dat ze het geweldig zouden doen. Het zal overbrengen dat je volledig vertrouwen hebt in je team, en dat gevoel van vertrouwen zal hun motivatie om te slagen vergroten.
Follow-up met feedback
Wanneer alles is gezegd en gedaan, is het belangrijk om feedback te geven over het eindproduct van uw medewerkers. Hebben ze naar je instructies geluisterd? Hebben ze de deadlines gehaald? Heeft het project je weggeblazen en je afgevraagd waarom je het niet eerder hebt gedelegeerd? Of misschien had u iemand die tekortschoot en wat constructieve kritiek kon gebruiken. Wat de uitkomst ook is, je moet na elk project inchecken om je gedachten uit te leggen.
U moet ook van de gelegenheid gebruikmaken om feedback te vragen over uw delegatievaardigheden. Heb je voldoende begeleiding gegeven? Hebt u uw werknemers het werk in hun eentje laten doen? Wat kunt u de volgende keer anders doen? De enige manier waarop het delegatieproces eenvoudiger kan worden, is door openlijk te communiceren wat goed is gegaan en wat beter had kunnen gebeuren.
Delegeren kan uren extra tijd vrijmaken, waardoor u en uw team exponentieel productiever kunnen worden. Dus, zoveel je de controle over elke laatste taak wilt behouden, geef je team de kans om naar de plaat te stappen. Hé, ze zullen je misschien verrassen! En onthoud: als ze slagen, heb je je werk goed gedaan.
