Het Gettysburg-adres was 271 woorden lang.
Gisteren ontving ik een e-mail over een wijziging van het bedrijfsbeleid met betrekking tot koffie en thee die 350 was.
Ik weet het - koffie is belangrijk. Maar als Lincoln in staat was om een verdeeld land welsprekend te vertellen over het belang van de mensheid en gelijkheid in 271 woorden, denk ik dat we werkgerelateerde e-mails moeten kunnen verzenden die net iets korter zijn.
Vaak zijn we bang om kort te zijn in e-mails omdat we niet gemeen willen klinken, of omdat we denken dat we veel informatie of aanwijzingen moeten geven om ons punt duidelijk te maken. En dat is eerlijk. Maar ik denk dat we het er allemaal over eens zijn dat minder e-mail ons werkleven een stuk eenvoudiger zou maken. En dat begint met het net iets korter maken.
Hier is een snelle en eenvoudige gids om uw e-mails kort en krachtig te houden (zonder als een eikel te klinken).
Snijd de pluisjes
Ik krijg veel e-mails die beginnen met pluis. En hoewel het zeker aangenaam is, kan het ook tijdverspilling zijn, vooral als ik je niet echt ken, of als ik je om 16.00 uur ga zien in een vergadering.
Met andere woorden, u hoeft niet elke e-mail te starten om mensen te vertellen dat u hoopte dat ze een goed weekend hadden. Tenzij je echt contact opneemt met iemand om bij te praten, laten we aannemen dat we allemaal hopen dat iedereen een goed weekend heeft gehad, uitkijkt naar het komende weekend en het over het algemeen goed doet. En ga dan aan de slag.
Knip extra woorden uit
We voegen allemaal om verschillende redenen van tijd tot tijd extra woorden toe aan ons schrijven. Het maakt de overgangen soepeler. Het verzacht harde taal. Soms klinkt het ons slimmer.
In e-mail is het echter niet uw taak om 's werelds meest perfecte brief te maken, maar om snel en gemakkelijk te communiceren. Ik daag je zelfs uit om alle woorden of zinnen te verwijderen die niet absoluut noodzakelijk zijn.
Neem de volgende zin uit een bericht dat ik onlangs heb ontvangen:
Op dit moment denk ik dat het voor ons allemaal heel logisch zou zijn om ons over deze kwestie te hergroeperen en tijdens onze vergadering over twee weken enkele belangrijke discussiepunten te bedenken die ons zullen helpen dichter bij het vinden van een oplossing die werkt voor alle partijen.
Wat is het belangrijkste punt hier? Het is moeilijk te zeggen met zoveel extra woorden. Een zin als "op dit moment" voegt niets toe en hoeft dus niet te worden opgenomen. Waarom schrijf je het niet zo opnieuw?
"Laten we allemaal 2-3 discussiepunten over dit onderwerp bedenken voor onze volgende vergadering."
Iedereen aan de draad weet waar je het over hebt, er is een duidelijk punt in de zin en je hebt je aantal woorden met ongeveer 70% verlaagd.
Wees beknopt, niet verwarrend
Ik had ooit een baas die me korte, cryptische e-mails zou sturen die nergens op sloegen. Ik zou om 8 uur een e-mail ontvangen met alleen het volgende:
“Behandel Facebook vandaag als eerste. -MJ”
Wat bedoelde hij met handvat? Hoe zit het met Facebook moest worden afgehandeld? Zijn e-mail zorgde ervoor dat ik verschillende vragen terug stelde, die hij vervolgens moest beantwoorden. Hoewel zijn eerste e-mail kort was, zouden we uiteindelijk meer e-mails uitwisselen en meer tijd verspillen dan wanneer hij de eerste keer net wat meer informatie had opgenomen. Als hij nog een paar woorden had toegevoegd, zeg dan: "Behandel Facebook-gebruikersreacties vandaag als eerste omdat we 's nachts veel klachten hadden", hadden we onnodig heen en weer kunnen vermijden.
Slim zijn met je woorden en kort zijn in je uitvoering betekent niet alleen kort zijn. Zorg ervoor dat je nog steeds duidelijk bent met je bericht.
Samenvatten
Voordat je een e-mail afvuurt, neem je 30 seconden extra en lees je hem door. Stel jezelf de volgende vragen:
- Is er een duidelijk, gemakkelijk te begrijpen punt in deze e-mail?
- Kan ik iets verwijderen dat niet bijdraagt aan het hoofdpunt?
- Kan er iets worden vereenvoudigd?
Hoe meer je jezelf traint om je schrijven te beoordelen, hoe meer je zult zien dat er gebieden zijn om te verbeteren. En nog belangrijker, hoe meer u deze wijzigingen automatisch gaat aanbrengen in toekomstige e-mails.
Een laatste tip: plaats uw e-mails in een woordteller om te zien hoeveel woorden u momenteel gemiddeld per e-mail gebruikt - dit kan u shockeren. Houd je voortgang bij en zie hoe laag je kunt gaan.
