Mensen vragen me voortdurend hoe ik dingen sneller, beter en efficiënter kan doen en welke hulpmiddelen ik aanbeveel om hen daarbij te helpen. Maar er is een vraag die ik veel minder krijg, en die is net zo belangrijk: hoe kan ik tijd besparen - door minder te doen?
Inderdaad, weten wat je niet moet doen en wat je moet stoppen, kan een enorm verschil maken in je geluk en productiviteit.
Test jezelf met deze lijst van zeven vragen om ervoor te zorgen dat je je tijd goed investeert.
1. Zeg je nee?
De meeste mensen hebben een diepe behoefte om aardig gevonden te worden. Als gevolg hiervan zeggen we ja tegen bijna alles wat van ons wordt gevraagd, waardoor het onmogelijk is om alles goed te doen en onze tijd en productiviteit te versnellen. Bekijk de laatste 10 verzoeken die je hebt ontvangen (negeer opdrachten van je baas, waarover je misschien geen controle hebt). Als je meer dan de helft ja hebt gezegd, is het waarschijnlijk tijd om jezelf te dwingen nee te gaan zeggen (hier zijn een paar manieren om dat goed te doen).
2. Delegeert u genoeg?
Of u nu een manager bent of niet, er zijn mogelijkheden om te delegeren naar collega's. Als je alles zelf doet en denkt "het is gewoon sneller voor mij om het te doen", ben je misschien een delegatophobe. Kijk goed naar je taken van de afgelopen week - zijn dat allemaal je taakomschrijving? Als dit niet het geval is, bekijk dan mijn tips voor een succesvolle delegatie om aan de slag te gaan met wat dingen van je bord duwen.
3. Is alles op uw takenlijst noodzakelijk?
Beschouw een eindeloze takenlijst niet als een uitdaging om alles voor elkaar te krijgen, terwijl het in feite een uitdaging is om prioriteiten te stellen. Als je in weken geen taak hebt uitgevoerd, of het is altijd wat naar een latere datum wordt geduwd, kan dat een teken zijn dat het eigenlijk niet nodig is. Gebruik je manager en collega's als klankborden om te proberen onnodige items uit je takenlijst te verwijderen, zodat je meer tijd kunt besteden aan items met hoge prioriteit die je doelen vooruit helpen. Pro-tip: ondervindt u problemen bij het verwijderen van taken op het werk? Doorloop ze allemaal en noteer de impact die het zal hebben (bijvoorbeeld "omzetmogelijkheden" of "gebruikersgroei"). U zult verrast zijn hoeveel items niet zijn afgestemd op uw bedrijf of persoonlijke doelen.
4. Zijn alle terugkerende vergaderingen in uw agenda nodig?
Annuleer die geen impact hebben of die kunnen worden vervangen door een e-mailupdate. Voor vergaderingen die u houdt, beoordeelt u opnieuw of het formaat, de lengte en de deelnemers bijdragen aan hun effectiviteit. Zoals ondernemer Jim Belosic uitlegt, bespaart dit zowel tijd als geld - een vergadering van één uur met 17 werknemers die gemiddeld $ 40.000 per jaar verdienen, kost $ 232, 88. Yikes.
5. Is uw standaardlengte te lang voor eenmalige vergaderingen?
De meeste mensen gaan standaard naar vergaderingen van 60 minuten, wanneer de eerste gesprekken zelden zoveel tijd nodig hebben. Probeer uw agenda in te stellen op een standaardwaarde van 30 of 20 minuten. Je krijgt die tijd terug en je zult waarschijnlijk veel productievere vergaderingen hebben.
6. Heeft u zelfs maar een vergadering nodig?
Nieuwsflits: u hoeft niet akkoord te gaan met elke vergadering waaraan u wordt gevraagd. Dit geldt dubbel voor die mensen die vergaderingen aan uw agenda toevoegen zonder te vragen - u hebt toestemming om alles af te wijzen dat niet kritisch is voor uw werk. Stel een hoge lat om mensen uw tijd te geven en u zult merken dat meer vragen worden opgelost via e-mail of, vaak effectiever, door de telefoon op te nemen.
7. Ben je een slaaf van je inbox?
Over dingen gesproken die u niet hoeft te doen: u hoeft niet elke e-mail te beantwoorden die binnenkomt. Geef uzelf toestemming om niet-relevante koude e-mails en FYI-e-mails te archiveren die u cc: ed of bcc: ed op. En terwijl u toch bezig bent, kunt u zich afmelden voor alles wat u niet leest (nee, u hoeft niet elke e-commerce-nieuwsbrief te lezen waarvoor u zich aanmeldt). Nee zeggen tegen e-mail is essentieel om tijd vrij te maken voor echt werk.
Soms gaat productiviteit niet over de systemen die u installeert of de apps die u downloadt. Het gaat erom goed te kijken hoe u uw tijd doorbrengt en uw planning vrij te maken van onnodige taken. Meer uren op de dag? Ik denk dat we het er allemaal over eens kunnen zijn dat dat goed is.
