Je zit in een vergaderruimte met alle grote bazen. Ze komen bijeen om het jaarbudget te bespreken en het is jouw taak om hen jouw zaak te pitchen voor meer geld voor je team.
Het probleem?
Hoewel je er vrij zeker van bent dat iedereen een vaag idee heeft van wat je afdeling doet, ben je er lang niet zo zeker van dat iedereen het belang inziet van wat je doet of de manier waarop je het doet.
Waarom? Nou, wat je doet is behoorlijk specifiek. Misschien zozeer dat je eigen vrienden het niet helemaal snappen.
Maar zelfs als dat het geval is, zul je moeten leren hoe je mensen aan boord kunt krijgen met je werk als je op zoek bent naar een verlaging van het budget van het bedrijf, een ontmoeting met iemand uit een heel ander vakgebied of een idee presenteert naar een klant.
Hier is hoe dat te doen:
1. Leer je publiek kennen
Hierin ligt een echte 'trick of the trade': het presenteren van informatie gaat nooit over de presentator - het gaat altijd over het publiek.
Dus, regel nummer één? Leer wie ze zijn: wat is voor hen het belangrijkst? Wat motiveert hen? Wat is hun achtergrond? Hoe communiceren ze het liefst? Welke 'taal' gebruiken ze meestal?
Als u bijvoorbeeld een ingenieur bent en uw concept aan een groep financiële professionals moet verkopen, probeer u dan te concentreren op de geldwaarde van uw product - waarom het hen geld bespaart, hoeveel het waard is in relatie tot de markt, hoe je de kosten van het maken ervan hebt afgewogen.
Door te begrijpen met wie je spreekt (of mensen), kun je hun algemene kennis of ervaring gebruiken om te beslissen hoe je je idee het beste kunt uitleggen.
Natuurlijk is dit gemakkelijk als je tijd hebt om je voor te bereiden op een vergadering, maar wat als je iemand voor het eerst leert kennen, zoals tijdens een netwerkevenement?
Welnu, je kunt ze altijd vragen - zoiets als: "Oké, voordat ik verder uitleg, hoeveel begrijp je ervan?"
Nadat u uw publiek hebt vergrendeld, moet u het volgende doen …
2. Kies het "Eén ding" dat ze moeten begrijpen
Een beroemde poging om zeer complexe informatie over te brengen was een militaire briefing over Afghanistan in 2010. Een generaal kreeg een diagram te zien waarin de Amerikaanse militaire strategie werd uitgelegd, maar, zoals de New York Times zegt in een artikel over het incident, vond hij dat het er meer uitzag "Als een kom spaghetti."
"Als we die dia begrijpen, hebben we de oorlog gewonnen, " was het antwoord van de generaal op het ontcijferen van deze informatie.
Zoals dit grappige voorbeeld uit de praktijk suggereert, als iets te gecompliceerd is (aka, proberen te veel tegelijk aan te pakken), zijn mensen er waarschijnlijk door verward door, of erger, vergeet het.
Dus, hoe maken we de kansen om u een betere kans te geven om complexe informatie gedenkwaardig te maken, en om uw publiek een betere kans te geven om deze informatie te verwerken?
Het komt erop aan jezelf deze twee vragen te stellen:
- Als mijn publiek maar één ding over mijn uitleg zal onthouden, wat is dat "één ding?"
- En waarom zou mijn publiek zich druk maken om dit 'één ding?'
Dit creëert direct focus voor u om de informatie die u levert (en hoe u deze levert) te kiezen en te kiezen, en maakt het waarschijnlijker dat uw publiek krijgt wat u probeert te zeggen.
3. Geef context en gebruik voorbeelden
Je hebt je onderzoek gedaan, je kent de spelers en je weet wat hen drijft. Je hebt een enorme duidelijkheid over wat het "één ding" is dat je het team wilt laten onthouden. Wat we nog moeten doen, is die informatie leveren op een manier die geloofwaardig, maar duidelijk is.
Eenvoudig zeggen: "Ik had dit nieuwe idee en het zal ons tijd en moeite besparen en ik heb X-budget nodig om het voor elkaar te krijgen" kan de aandacht van mensen trekken, maar er zullen nog steeds (veel) vragen zijn.
Dit is waar context je beste vriend kan zijn. De manier waarop u uw informatie omkadert, is van belang: de taal, termen en voorbeelden die u kiest, hebben een grote invloed op wat uw publiek zich herinnert en begrijpt.
Dus, schilder een verbaal beeld. In plaats van het bovenstaande voorbeeld te gebruiken, kunt u bijvoorbeeld iets zeggen als: “Wat doet niemand graag? Tijd- en onkostenrapportage. We hebben 50 teamleden die het doen, en het duurt gemiddeld een uur per week, per persoon. Dat is 50 uur dat we kunnen besteden aan belangrijkere projecten. We kunnen die verspilde tijd met 75% verminderen als we een deel van ons budget besteden aan het inhuren van iemand om dit voor ons te doen. "
Door die informatie te delen, maakt u het probleem tastbaar en de oplossing aantrekkelijk.
4. Let op uw taal
Hoewel het gebruik van lange, technische woorden indrukwekkend lijkt, helpt het zelden iemand te begrijpen wat er wordt gezegd.
Kies daarom voor het gebruik van eenvoudige, alledaagse taal. Vermijd langs dezelfde lijnen acroniemen, jargon of zeer niche-zinnen. Wanneer het onmogelijk is om te voorkomen, moet u complexe termen definiëren.
Het afbreken van complexe ideeën kan heel uitdagend zijn, vooral als u werkt met iemand die geen context heeft over uw werk. Maar zolang u zich concentreert op de belangrijkste informatie, uw taal censureert voor meer alledaags gesprek en ze wat context geeft, bent u goed op weg om ze op dezelfde pagina te krijgen als u - en hen te overtuigen om met uw idee.
