Ik ben ervan overtuigd dat de meesten van u waarschijnlijk vrij duidelijk zijn over e-mailetiquette. Je weet wanneer je een memo naar een collega moet doorsturen en wanneer je je baas op de draad moet zetten. Je weet zelfs wanneer je de soms verwarrende BCC-optie moet implementeren (of wel?). En, afhankelijk van met wie u correspondeert, weet u waarschijnlijk ook wanneer u moet reageren en wanneer niet.
En toch blijkt dat CC / BCC / Reply All nog steeds mensen naar boven haalt - en niet alleen recente studenten die gewoon aan de gang zijn. Na het luisteren naar mijn collega's die over hun gênante e-mailmomenten spraken, reikte ik contact op met mijn netwerk om te zien welke andere incidenten zich de afgelopen jaren hebben voorgedaan. Blijkt? Welnu, die kleine e-maillabels kunnen een grote impact hebben, zowel goed als uiterst rampzalig - en grote lessen voor de rest van ons.
Laten we beginnen met deze anekdote van Felipe, een webontwikkelaar, wiens collega op de harde manier heeft geleerd dat denken vóór u CC en druk op verzenden niet alleen verstandig is, maar ook carrièrebesparend:
Voor het eenjarig jubileum van 9/11 vertrok mijn collega Judd van zijn werk. Omdat het voor 9/11 was, illustreerde een van zijn collega's, Larry, een cartoon die Judd afbeeldde als een bang kind-vrezende terrorist. Het liet zien hoe Judd zich verstopte onder zijn bed en een teddybeer kneep. Larry stuurde het als grapje rond naar een kleine groep collega's en hun manager. Om een of andere reden mailde de manager op de thread de cartoon en stuurde hij het hele bedrijf door . Het bedrijf had meer dan 500 werknemers. Een paar uur later werd de CC-Everyone-manager ontslagen en het gebouw voorgoed begeleid. Oops!
Dus, les één: als je een hele groep mensen gaat CC, zorg er dan voor dat het goed wordt ontvangen.
Danielle, een directeur van loopbaandiensten in het hoger onderwijs, doet precies dat. Ze gebruikt het CC-veld om de prestaties van haar collega's te vieren. "Het sturen van e-mails naar onze hele campus om waar nodig shout-outs te geven, is goed voor het moreel, " zegt Danielle, die ook graag de CC-optie heeft om iemand te helpen op de hoogte te blijven en hem of haar aan te moedigen proactief te zijn.
Een waarschuwing echter: hoewel de shout-outs meestal resulteren in piggy-back shout-outs, is soms genoeg genoeg. Amanda, een coördinator voor het werven van talent, herinnert zich een baan bij een bank waar “Ze die ene kerel hadden die berucht was voor het antwoorden van allen om 'bedankt' of 'zeer gewaardeerd' te zeggen … Elke. Single. E-mail. Zelfs als er 50 mensen waren CC'd. Er werd een grap over hem gemaakt en mensen raakten echt geïrriteerd, 'legt ze uit. Uiteindelijk riep een van haar gefrustreerde collega's de beledigende responder eruit en legde de basisprincipes van e-mail uit.
James, een teksteditor, kent maar al te goed de problemen die kunnen ontstaan wanneer te veel mensen een bericht sturen. Hij herinnert zich een incident uit zijn studententijd toen de studentenraad buiten de campus eens per ongeluk een bericht naar zijn hele listserv stuurde, in plaats van naar alle leden van BCC. Het resultaat? Een week van antwoord-alle chaos voor 3.000 studenten. "Goede tijden, " zegt James, zijn hoofd schuddend, ongetwijfeld de volledigste inbox herinneren die hij ooit heeft gehad.
Voor sommige mensen is BCC echter gewoon een slechte zaak. Jessica, een vroege jeugdspecialist uit Brooklyn, zegt hierover:
Ik hou niet van BCCing. Ik hou van transparantie. Het zijn altijd de mensen die 'alles beantwoorden' blij zijn die het verpesten. In mijn huidige functie moet ik groepse-mails verzenden om tijd- en locatiegegevens te communiceren en om periodiek feedback te vragen. Zelfs als ik bovenaan de e-mail vetgedrukt en cursief schrijf, 'Beantwoord deze e-mail niet allemaal', doet iemand dat onvermijdelijk altijd. Zucht. Daarom heb ik iedereen naar BCCing gebracht en alleen mijn team CCing. Op die manier zal niet iedereen onderworpen zijn aan zijn gedachten, meningen en gevoelens als iemand 'alles' beantwoordt.
Schrijver en redacteur Sara voelt niet zo sterk aan het gebruik van BCC als sommigen, maar ze gelooft dat er een trucje aan zit:
Wanneer u iemand wilt BCC om hem een e-mail te tonen die bedoeld is voor iemand anders, vraag uzelf dan af: kan ik de e-mail naar de beoogde ontvanger sturen (zonder een BCC) en deze doorsturen naar het extra contact? Het voelt veel eerlijker, want in plaats van eruit te zien alsof je verbergt met wie je de e-mail deelt, lijkt het erop dat je hem per gewoon hebt verzonden en vervolgens dacht: 'Oh, misschien moet ik dit met mijn baas delen voor haar referentie.' Het is meer 'Laat me ervoor zorgen dat mijn manager wordt doorgelust' en minder 'Bespioneer mijn communicatie met zo en zo', wat altijd leuk is. Plus, op die manier bent u gedekt als de BCCer het ooit ter sprake brengt!
Het zijn niet alleen CC en BCC die verwarring veroorzaken. Het is bekend dat de bedrieglijk eenvoudige 'Reply' meer dan een paar mensen laat zweten. Rebecca, een accountmanager, geeft toe dat ze op 'Beantwoorden' heeft gedrukt toen ze van plan was om 'Doorsturen' te raken. Als president van een club op de universiteit die een groot evenement organiseerde, was Rebecca verbijsterd om te horen dat de ruimte die de club van plan was te gebruiken, dubbel was geboekt. In haar haast om haar woede te delen met de rest van het exec-team, typte Rebecca een hele reeks expletives gericht op de eigenaars van de club, maar alleen voor de ogen van haar collega's, en in plaats van door te sturen antwoordde ze per ongeluk! Rebecca heeft veel dingen geleerd van dit incident, waaronder: 'Zorg ervoor dat je je berichten naar de juiste persoon stuurt', 'Stuur geen e-mails als je boos bent', en vooral: 'Wees geen onvolwassen idioot bij het verzenden van e-mails naar echte mensen. "
Zorg ervoor dat je je berichten naar de juiste persoon stuurt, is advies Mark, een salesmanager, wou dat hij enkele maanden geleden op had gelet voordat hij redlined contractbewerkingen naar de verkeerde persoon stuurde. Toen hij zich zijn fout realiseerde en erachter kwam dat hij niet één maar twee deals had verloren, zond Mark de nodige excuses uit en haastte hij zich om de schade te herstellen die hij had veroorzaakt door onvoorzichtig te zijn. Hij belandde slechts één van de twee deals en zegt snel dat het bedrijf dat zich om budgetredenen heeft teruggetrokken dit niet heeft gedaan vanwege zijn fout - "hoewel ik zeker weet dat dat niet heeft geholpen."
Hoewel er een verschil van mening kan bestaan over wanneer welk veld moet worden gebruikt, kunnen er enkele lessen worden getrokken uit deze kleurrijke anekdotes. En als je mijn mening wilt? Wees niet die irritante antwoord-iedereen, vermijd de power CC en vergeet niet om iemand daadwerkelijk naar BCC te verplaatsen als je zegt dat je dat doet.
