Ik hou van conferenties. Ik hou van de geweldige speakers, de swag bags, de geweldige connecties, het eten, de sociale media-component - alles. In feite ging ik afgelopen zomer naar vier verschillende conferenties in slechts een periode van zes weken.
De meeste mensen die ik ken, zijn echter veel ongemakkelijker als het gaat om conferenties. Hoe meng je je met speakers? Wat is de juiste etiquette als je een sessie binnenloopt? Wat moet je aan? Wat moet u precies doen tijdens de pauze?
Nou, gelukkig voor jou, ik neem je mee door een hele conferentiedag, alle mogelijke hindernissen die je zou kunnen doorstaan, en hoe je het meeste uit je tijd daar kunt halen.
Pre-conferentie
Voordat je een conferentie ingaat, moet je je onderzoek doen naar waar de conferentie over gaat, waar het is, hoe de dresscode eruit ziet, wie zal spreken en welke sessies je wilt bijwonen als je daar bent . Dit kan je later wat verwarring of schaamte besparen.
Bang dat je niet weet wat je aan moet trekken? Als de conferentie die u bezoekt een gevestigde is, kijk dan op de website en zoek foto's om te zien wat mensen dragen. Als je niet in staat bent om de website of de sociale media van de conferentie te stalken voor foto's, stuur dan een e-mail naar de organisatoren en vraag het. Of, als je gewoon hoopt te vliegen, stel ik voor een go-to-outfit te vinden die gemakkelijk kan worden aangekleed of gekleed. Persoonlijk, als ik geen idee heb hoe een conferentieomgeving eruit gaat zien, draag ik een professionele jurk en hakken en breng ik een blazer mee voor het geval ik de look een beetje moet aankleden.
Pak daarnaast een "survival pack" voor de conferentie in, dat een notitieboekje en een paar pennen, minstens 25 visitekaartjes, een kleine snack, een fles water, uw conferentie-registratiegegevens en een telefoonlader (computerlader, ook, als je dat wilt gebruiken).
Als je extra punten voor pre-conference awesomeness wilt krijgen, kijk dan gerust op de hashtag van de conferentie op Twitter en Instagram om te zien wie vooraf aanwezig zal zijn. Voel je vrij om met deze mensen te communiceren. Wie weet? Misschien ontmoeten jullie elkaar allemaal op het evenement als je er eenmaal bent.
Morning Logistics
Check in
Het inchecken van een conferentie kan erg lastig zijn. Velen van hen zijn enigszins ongeorganiseerd, en er is meestal een soort chaos aan de voorkant van het huis.
Mijn enige pro-tip: wees buitengewoon vriendelijk voor iedereen wanneer je binnenkomt. Je weet nooit wie de inchecktafel bemant en je wilt geen slechte indruk maken, vooral omdat veel conferenties (vooral kleinere) congresorganisatoren hebben of invloedrijke mensen die de inchecktafel en het welkomstgedeelte beheren.
Ik bevond me bijvoorbeeld ooit in een heel ongemakkelijke situatie waarin een meisje voor me bij een conferentie-inchecken roddelde over de oprichter van het bedrijf dat de conferentie organiseerde. Wie stond recht voor haar? Die oprichter. Whoops. Zelfs luid klagen over hoe de conferentie is opgezet, kan hier een verkeerde zet zijn.
maaltijden
Je zult willen controleren of het evenement maaltijden zal behandelen, maar ik zou nog steeds aanraden om iets van tevoren te eten en eten mee te nemen voor het geval je niet leuk vindt wat er wordt geserveerd of er iets mis is gegaan met catering.
In termen van individuele maaltijden is het ontbijt een geweldige tijd om een idee te krijgen van de energie van de conferentie wanneer je voor het eerst binnenkomt. Zitten mensen aan tafels met mensen die ze niet kennen? Is er een netwerk aan de hand? Dit zijn dingen om bij te houden wanneer je voor het eerst binnenkomt.
Belangrijke tip: blijf uit je telefoon en bedenk een doel voor je maaltijd. Het kan intimiderend zijn om in een kamer te zijn waar je niemand kent, en een telefoon is een gemakkelijke afleiding, maar probeer in plaats daarvan zo hard mogelijk met mensen om te gaan. Zelfs als uw doel zo simpel is als een vijf minuten durend gesprek met één persoon tijdens het ontbijt, is dat beter dan niets.
Presentaties en sessies
Sessies kiezen
Als de conferentie waar u zit meerdere sessies heeft om uit te kiezen in één tijdsblok, raad ik aan om een sessie te bezoeken over een onderwerp dat u interesseert, maar waarvan u niet veel weet. Ik heb gezien dat veel mensen bang worden en gewoon een sessie bijwonen met bekende sprekers of inhoud, maar uiteindelijk heb je tijd en geld geïnvesteerd om op deze conferentie te zijn, dus je zou moeten proberen je horizon te verbreden.
En als je echt niet kunt kiezen? Als u met een collega bent gekomen, splitst u zich op en stemt u ermee in om aantekeningen aan het einde van de dag te vergelijken. Als niet? Gebruik het ontbijt om een conferentievriend te vinden en kijk of hij of zij een soortgelijk arrangement zal maken.
Praten met sprekers en panelleden
Praten met de mensen die op de conferentie aanwezig zijn, is vaak uiterst intimiderend - vooral als ze direct na hun gesprekken omringd zijn door een stel fans. Maar die verbindingen leggen is cruciaal! Niet alleen is "Ik zag je spreken op Conference X" een geweldige openingszin voor een intro-e-mail, maar het feit dat sprekers ook geïnteresseerd zijn in dezelfde dingen als jij ze later waardevolle bondgenoten kunt maken. Bovendien heb ik in mijn ervaring dezelfde sprekers zien opduiken op verschillende evenementen, en het is geweldig om die relaties op te bouwen tijdens een aantal conferenties.
Natuurlijk kan praten met een spreker een stuk eenvoudiger zijn dan gezegd, dus hier zijn een paar tips. Plaats eerst jezelf zodanig dat je in de buurt van de luidspreker bent. Als hij of zij zich aan de rechterkant van het podium bevindt, ga dan staan in de richting van het rechter voorste gedeelte van de zitplaats. Kijk verloofd tijdens de presentatie (niet eng "Ik ben je grootste fan!" Verloofd; gewoon blij om daar te luisteren). Schrijf tijdens de sessie enkele interessante punten op waar je die persoon naar wilt vragen.
Wat betreft uw aanpak, wees agressief maar niet onbeleefd (ik heb gezien dat deelnemers aan de conferentie elkaar letterlijk uit de weg duwen om met een bepaalde spreker te praten). Maar kom daar binnen! Stel jezelf dan voor, stel je vragen, maak de verbindingen die je wilde maken en probeer daar binnen een paar minuten weg te komen als er een lange rij mensen achter je staat.
Nog een belangrijke tip: ga niet alleen achter de echt bekende sprekers aan. Als iemand welsprekend spreekt en minder bekend is, hebben deze mensen over het algemeen meer tijd om met je te praten en kunnen ze een bron van kennis zijn.
Met andere woorden, tientallen mensen gaan naar Arianna Huffington en vragen haar over haar werk aan The Huffington Post . Maar een van de redacteuren van HuffPost? Hij of zij is waarschijnlijk net zo goed geïnformeerd en absoluut enthousiast om met congresgangers te praten. Benader die mensen; ze kunnen uitstekende verbindingen maken.
Netwerken
Persoonlijk
Wanneer u "Break" op de agenda ziet - nou, het is tijd om die visitekaartjes te gebruiken! Onthoud: de overgrote meerderheid van de mensen op conferenties is er om zich te mengen met gelijkgestemde individuen, dus wees niet bang om met anderen te chatten en verbindingen te maken. Wees natuurlijk niet al te enthousiast ("Hier is mijn kaart! We zijn nu beste vrienden! Geef me een baan!"), Maar wees zeker niet bang om visitekaartjes te vragen en ook je kaart uit te delen.
Een gesprek voeren met vreemden is in het begin altijd een beetje eng (en erg onhandig). In tegenstelling tot een netwerkevenement waarbij je in een kamer met weinig of geen context wordt gegooid, geeft een conferentie je een onderwerp dat jullie allemaal gemeen hebben: de conferentie zelf!
Als je met iemand wilt gaan chatten, is het net zo eenvoudig als beginnen met een vraag over welke sessies ze hebben bijgewoond of welke sprekers ze het leukst vonden. Vanaf daar voelt het natuurlijker om die persoon te vragen wat hij of zij voor de kost doet en waarom hij of zij überhaupt op de conferentie is.
Sociale media
Onderschat nooit de kracht van het gebruik van sociale media (livetweeting, het volgen van de hashtag van de conferentie, het leuk vinden en begunstigen van berichten) tijdens een conferentie. Ik kan je niet vertellen hoe vaak ik op Twitter en Instagram heb kunnen netwerken met echt geweldige conferentiegangers en zeer gewilde sprekers. Als je aanwezig bent op sociale media, kun je in feite invloed uitoefenen op een evenement. Onderschat nooit de kracht van sociale valuta.
Nog cooler: je kunt mensen ontmoeten die je op internet hebt ontmoet en nieuwe vrienden en contacten maken. Tot op de dag van vandaag waren enkele van mijn beste vrienden en professionele contacten mensen die ik ontmoette tijdens live tweeten-evenementen.
Post-conferentie
Opvolgen
Het spreekt voor zich, maar zorg ervoor dat u onmiddellijk (binnen 24 uur) contact opneemt met alle contacten die u tijdens de conferentie hebt gelegd. Grote evenementen kunnen echt overweldigend zijn, dus als je langer dan een dag wacht om op te volgen, zijn mensen je gezicht misschien al vergeten. Laat ze niet!
Praat erover
Of je nu op Twitter, Facebook of Instagram bent of gewoon een blog hebt, toon je liefde voor een conferentie online! Persoonlijk ben ik dol op het schrijven van blogposts over conferenties waar ik naartoe ga en wat ik heb geleerd.
Een ander leuk ding is het toepassen van conferentielessen na het gebruik van sociale media. Als ik bijvoorbeeld een spreker op een conferentie hoorde spreken over vrouwelijk leiderschap in de technologische industrie en ik een paar weken later een artikel las over vrouwen in de technologie, is het gemakkelijk om dat artikel te tweeten, de spreker of conferentie te taggen organisator en gebruik de conferentiehashtag. Nogmaals, het is geweldig voor het maken van verbindingen achteraf en het vestigen van jezelf als een beïnvloeder.
Veel succes met het bijwonen van al uw congressen!
