Confrontatie (vooral werkconfrontatie) is nooit leuk voor iedereen. Maar nog ongemakkelijker dan proberen iets onplezierigs in iemands gezicht te zeggen, is proberen die gevoelens via e-mail te uiten.
Als mede-oprichter van een volledig virtuele organisatie die meer dan 120 bijdragers over de hele wereld heeft, heb ik mijn aandeel ongemakkelijke confrontatie-e-mails gehad. Dus, wat moet u doen als u zich bevindt in een hachelijke situatie met e-mailen? Hier zijn een paar tips.
1. Neem geen toevlucht tot e-mail tenzij u moet
Dit moet vanzelfsprekend zijn, maar het is belangrijk: e-mail mag nooit eerder uw eerste keuze voor confrontatiecommunicatie zijn. Het mag eigenlijk alleen als laatste redmiddel worden gebruikt.
Stuur geen confrontatie-e-mail naar iemand tenzij je hebt geprobeerd om op elke andere manier contact met hem of haar te krijgen zonder succes, of als het probleem zo urgent is dat hij of zij onmiddellijk op de hoogte moet worden gebracht en de enige beschikbare optie is e-mail. Bovendien mogen confrontatie-e-mails alleen worden gebruikt voor kleinere problemen, niet voor grote, levensveranderende gebeurtenissen (zoals iemand ontslaan; idealiter zou dat op zijn minst worden gedaan op Skype of een platform waarop je iemands gezicht kunt zien).
Er zijn twee hoofdredenen voor deze reden. Ten eerste stelt face-to-face interactie (zelfs als dit via Skype of Google Hangout is) de ander in staat om gezichtssignalen en lichaamstaal tot op zekere hoogte te begrijpen, wat u kan helpen uw punt beter over te brengen. Ten tweede kunnen woorden in een e-mail heel gemakkelijk uit de context worden gehaald (net als de context van de e-mail zelf), en je wilt niet dat er een situatie in je gezicht opkomt (cue de andere persoon die naar je baas gaat om te klagen over jouw email).
Er zullen echter zeker momenten zijn waarop je e-mail moet gebruiken en vertrouw me, in die situaties is het beter om via e-mail te communiceren dan helemaal niet.
2. Wees zo eenvoudig en specifiek mogelijk
Het belangrijkste onderdeel van het schrijven van een e-mail is gewoon zeggen wat je wilt zeggen. Neem je commentaar of andere bijgedachten eruit (dit hoort geen roman te zijn) en kom meteen ter zake. Je hele confrontatie-e-mail mag maar een paar zinnen zijn en het doel moet zijn om communicatie offline en zo snel mogelijk in het echte leven te brengen.
Wat betekent dat? Versla je niet in de maling, braak niet alles uit je hoofd op en verontschuldig je absoluut niet voor wat je zegt. Je kunt dit nog steeds doen zonder gemeen te zijn. Bekijk bijvoorbeeld de e-mail hieronder die ik naar een van mijn bijdragende schrijvers heb gestuurd.
Als je het gevoel hebt dat je je zaak niet in zes zinnen of minder kunt verklaren, is het onderwerp misschien te groot en harig voor e-mail. U wilt tenslotte geen delicate situatie minimaliseren. Een korte e-mail met gemiste deadlines, kwaliteit van de opdracht, afwezigheid of voortgang is prima, maar je kunt je alleen maar voorstellen hoe vreselijk het zou zijn om een e-mail te sturen met de tekst: "Hé, zo-en-zo, ik wilde je gewoon laten weten dat je worden opgeschreven. Stoer."
3. Aanbieding beschikbaar zijn om te chatten
Een ander probleem dat zich voordoet wanneer u iemand via e-mail confronteert, is dat online communicatie zeer eenzijdig is. Iemand anders kan het niet meteen oneens met je zijn; in plaats daarvan ontvangen ze uw e-mail, lezen deze, reageren enzovoort. Het kan dus een tijdje duren voordat beide partijen hun punten overbrengen, en meestal wordt er niet veel bereikt.
Hoewel je de confrontatie via e-mail hebt verzonden, moet je de andere persoon de optie geven om via een ander medium te reageren. Een brief afsluiten met iets als: "Laat het me zeker weten als u nog vragen heeft en als u dit verder wilt bespreken, we kunnen absoluut lunchen of op Skype springen."
4. Denk na voordat u verzendt
Denk bij jezelf na voordat je je e-mail door de cyberspace stuurt, als mijn superieuren dit zouden zien, wat zouden ze dan denken van wat ik zei? Als u dit doet, kunt u voorkomen dat u een e-mail verzendt die te hard is of een andere sfeer geeft dan u had gehoopt. Als je denkt dat je baas het verkeerde bericht zou krijgen als hij naar je e-mail kijkt zonder context, dan is het tijd om terug te gaan naar de tekentafel.
Probeer indien mogelijk uw e-mail een dag (of minstens een paar uur) te schrijven voordat u het verzendt. Als je je correspondentie schrijft in het midden van woede, wil je wat tijd om af te koelen voordat die andere persoon je bericht ziet. Er worden niet veel goede beslissingen genomen in de hitte van woede, en je wilt zeker niet dat je reputatie in gevaar komt omdat je een niet zo zorgvuldig geformuleerde e-mail hebt verzonden.
5. Wees voorbereid op het antwoord (of niet)
Natuurlijk zijn e-mails tweerichtingsverkeer; zorg ervoor dat je klaar bent voor alle reacties wanneer je elke vorm van confrontatie uitzendt. Neem daarnaast de tijd om na te denken over wat je in verschillende scenario's gaat doen, bijvoorbeeld als de persoon aan de andere kant niet reageert of als hij of zij je 10 minuten later opblaast.
Als de schrijver die ik die e-mail hierboven heb gestuurd bijvoorbeeld niet binnen drie of vier dagen reageert, stuur ik een e-mail met een deadline of ultimatum (zoiets als: "Als ik niets van u hoor door, Ik neem aan dat je niet langer geïnteresseerd bent in schrijven voor The Prospect ”). Dit legt een beetje meer druk op de andere persoon om te reageren.
En in het geval dat u een onbeleefde of boze reactie ontvangt, neem dan wat tijd (minstens een paar uur) voordat u reageert. Het kan verleidelijk zijn om terug te vuren en ook heel gemakkelijk om van één bericht een oorlogszone voor e-mail te maken. En nogmaals, je primaire doel zou moeten zijn om van achter het schild van e-mail weg te gaan en dingen face-to-face te bespreken.
