Als lid van Gen Y ken je (hopelijk) al de belangrijkste regels van e-mailetiquette: houd het kort en krachtig en plaats niets in een e-mail die je niet doorgestuurd zou willen hebben naar je oma, je baas, of je partner.
Maar soms is het meest plakkerige deel van het schrijven van een e-mail helemaal niet de inhoud - het is hoe je deze kunt beginnen en eindigen. Vooral op de werkplek is het niet altijd zo eenvoudig als beginnen met 'Beste Joe' en afmelden met 'Bedankt, Kelly'.
Dus als u een bericht maakt aan een manager, een manager of zelfs uw baas, kunt u er als volgt voor zorgen dat u uw beste cyberpoot naar voren brengt - van begin tot eind.
1. Een e-mail van wie?
Eerst en vooral: het is tijd om uw e-mailaccount "[email protected]" te beëindigen. Werkelijk. Het is niet schattig of creatief, het is onprofessioneel. Als je een andere e-mailaccount gebruikt om te chatten met je universiteitsvrienden, gebruik dan een adres met je eerste en laatste initialen of naam en laat het daar achter. Wees ook voorzichtig met het gebruik van de cijfers 0 of 1 in uw e-mailadres; het kan moeilijk zijn om ze te onderscheiden van een hoofdletter O of een kleine letter L.
2. Vermijd Gaffes groeten
Het kiezen van het eerste woord van een e-mail is eenvoudig - "lieve" of "hallo" beide werken in bijna elke situatie. Maar daarna kan het lastig worden. In reguliere communicatie op de werkplek is het meestal prima om de persoon met zijn of haar voornaam aan te spreken, en met behulp van titels kunt u er te formeel, bedompt of jeugdig uitzien.
Maar er zijn uitzonderingen: sommige leidinggevenden op het hoogste niveau geven de voorkeur aan 'meneer' of 'mevrouw', dus het is de moeite waard om te horen hoe andere mensen hem of haar normaal aanspreken. En het is een veilige gok wanneer u voor het eerst een arts of professor ontmoet dat zij liever als "Dr." worden aangesproken
Wanneer u e-mails verzendt voor uw zoektocht naar een baan, kunt u het beste titels gebruiken. Maar als u niet weet wat het geslacht is van de persoon met wie u contact opneemt, raad dan niet: gebruik alleen de voornaam. Ja, Christina 'Chris' Brown kan je misschien vergeven dat je haar Mr. noemt, maar het laatste wat je wilt doen, is jezelf in verlegenheid brengen voordat je in het hart van de e-mail terechtkomt.
Ten slotte, als u geen specifieke naam voor de ontvanger hebt (u stuurt bijvoorbeeld een vacature naar een centraal HR-adres), volstaat een eenvoudige "hallo".
3. Sluiten met hoffelijkheid
U hebt misschien uw favoriete e-mailafsluiting, maar u moet altijd rekening houden met uw relatie met de correspondent en de reden voor de e-mail wanneer u zich afmeldt. Hier is een kort overzicht van enkele veelgebruikte taglines en de boodschap die ze overbrengen:
Met vriendelijke groeten: dit is een universeel sluitingsgevoel en 100% geschikt in de meeste situaties, maar het kan als een beetje benauwd of onaangenaam worden beschouwd voor correspondentie met iemand die u goed kent.
Met vriendelijke groet: Deze uitdrukking is professioneel, maar met enige warmte. Het is gebruikelijk voor zakelijke e-mails die minder formeel zijn, zoals tussen collega's die wat vaak samenwerken. Dit kan verder worden ingekort tot "Regards" bij het e-mailen van een bekende.
Het beste: deze sign-off wordt breed besproken en wordt gezien als alles van oprecht tot trite, afhankelijk van het filter van de ontvanger. Het is gewoon een verkorte versie van "Met vriendelijke groet" en kan positieve gevoelens impliceren. Maar het kan ook verkeerd worden opgevat als niet-authentiek als je geen eerdere één-op-één relatie hebt met de persoon aan wie je een e-mail stuurt.
Hoogachtend: dit is een formele verzending die geschikt is wanneer u een e-mail stuurt naar de CEO, de voorzitter van de raad van bestuur of een bedrijfsleider op hoog niveau.
Fondly: dit is absoluut een sociale afsluiting, geen professionele. Het verzendt de boodschap van vriendelijkheid en oprechte interesse, maar met een niveau van vertrouwdheid dat het best buiten de professionele correspondentie wordt gehouden.
Hartelijke groeten: dit is een meer formele versie van 'fondly', maar het is nog steeds het meest geschikt voor sociale e-mails.
Hoogachtend: vaak beschouwd als een beetje benauwd voor e-mail, kan deze sluiting het best worden gebruikt voor meer formele correspondentie, zoals een gedrukte brief.
4. Maak uw handtekening nuttig
Zorg ervoor dat uw handtekeningregel de basis bevat: uw volledige naam, titel, bedrijfsnaam en contactgegevens, inclusief telefoonnummers en e-mail. Een bedrijfslogo kan ook een esthetisch aantrekkelijke toevoeging zijn.
Gebruik uw naam en contactgegevens wanneer u e-mails met betrekking tot het zoeken naar een baan verzendt. Denk echter goed na over de contactgegevens die u geeft - als u niet wilt dat potentiële werkgevers de lijn bellen die uw receptioniste soms opneemt, geef dat nummer dan niet op. En als u Facebook, Twitter en LinkedIn professioneel gebruikt, is het prima om die informatie ook op te nemen.
Soms zie je e-mails met aanhalingstekens of grappige kantjes als onderdeel van de handtekening, maar ga voorzichtig te werk voordat je denkt dat de jouwe dit soort upgrade nodig heeft. Zakelijke e-mails moeten precies dat bevatten: zakelijk. Uw handtekening is niet de plaats om uw persoonlijke overtuigingen of interesses aan te prijzen.
Wanneer je een e-mail gaat opstellen, moet je evenveel aandacht besteden aan je begin- en eindregel als aan de rest van je inhoud. Laat een vermijdbare blunder niet de ontvanger irriteren of afleiden voordat hij of zij het belangrijkste deel van uw e-mail ontvangt - het bericht.
