Ik weet dat er een miljoen verschillende manieren zijn om je dagelijkse taken met behulp van technologie te beheren. En hoewel ik meestal een gezonde waardering heb voor digitale oplossingen, ben ik altijd iemand geweest die mijn takenlijst beheert met goede oude pen en papier. Niet alleen helpt het me echt efficiënt te zijn tijdens mijn drukke zakelijke schooldagen, mijn taken te prioriteren en zelfs te werken als ik geen mobiele gegevens heb, maar er is letterlijk niets bevredigender dan een voltooide taak af te ronden van een daadwerkelijke- doen lijst.
Als je problemen hebt gehad met het vinden van een organisatiesysteem dat voor jou werkt, of als je gewoon wilt proberen de digitale rommel weg te doen en terug te gaan naar de basis, dan zou ik aanraden om deze methode een kans te geven! Hier is hoe het te doen.
1. Krijg een echte, hard copy-planner
Het is duidelijk dat de eerste stap om dit te doen de tools krijgt die voor u werken. Het is belangrijk om een hard copy-planner te gebruiken die overeenkomt met uw organisatie- en werkstijl. Ik gebruik bijvoorbeeld Poppin-planners omdat ze links een weekschema weergeven en rechts gevoerd papier, ze in mijn tas passen en ze zijn vrij goedkoop.
Ik vind het leuk om de hele week op één pagina te zien, maar als je van een ander type weergave houdt, kijk dan eens naar Moleskine, dat een heleboel verschillende formaten heeft, of - als je analoog wilt worden met je boodschappen - ga naar je lokale Barnes & Noble en blader door zijn enorme selectie tot je de juiste pasvorm hebt gevonden.
2. Maak een lijst van al uw topverbintenissen voor de week
Ik begin altijd met het opsommen van alle belangrijke verplichtingen die ik in mijn weekplanning heb, zodat ik een idee kan krijgen van wat ik moet plannen. Ik neem graag zowel persoonlijke als professionele taken en evenementen op om echt een volledig beeld voor de week te krijgen.
Als ik me bijvoorbeeld moet voorbereiden op een grote vergadering op woensdag maar moet stoppen met werken om 6 uur op dinsdag om een verjaardagsdiner bij te wonen, dan weet ik dat ik waarschijnlijk laat op maandag moet werken.
3. Schrijf en prioriteer uw taken
Zodra ik de kalender met mijn belangrijkste verplichtingen ben begonnen in te vullen, verdeel ik de papieren zijde van mijn planner in vier vakken, waarbij het vak rechtsboven belangrijke / niet-urgente taken vertegenwoordigt, het vak linksboven belangrijke / urgente taken, en de onderste twee vakken vertegenwoordigen onbelangrijke / niet-urgente en onbelangrijke / urgente taken.
Vervolgens schrijf ik alle taken uit die ik voor de week moet uitvoeren, en zorg ervoor dat ze in het bijbehorende vak worden vermeld. 'Creditcardrekening betalen' gaat bijvoorbeeld altijd in het belangrijke / urgente vakje, terwijl 'winterjas kopen' belangrijk / niet-urgent is.
Dit functioneert als een ingebakken prioriteitensysteem, omdat het me dwingt om te identificeren waaraan ik moet werken en wanneer.
Het is ook cruciaal voor het oproepen van de taken die onbelangrijk / urgent zijn, die ik vaak prioriteit zal geven boven belangrijke, langetermijnitems als ik niet voorzichtig ben. Ik werk bijvoorbeeld dit semester aan drie langlopende onderzoeksdocumenten, die nooit zo dringend lijken als iets dat morgen moet komen en gemakkelijk kunnen verdwalen in het lawaai van een volledige takenlijst. Dit prioriteitensysteem dwingt me om het werken aan de papieren als belangrijk te erkennen en ze van tevoren te beginnen schrijven.
4. Maak een dagelijkse planning (en neem downtime op)
Al deze wekelijkse planning is leuk, maar hoe helpt dit me om erachter te komen wat ik eigenlijk op een bepaalde dag moet doen? Elke ochtend haal ik een blanco vel papier (ik gebruik wit printerpapier, maar je kunt ook een notebook krijgen als je het proces een beetje wilt indelen) en drie dingen doen.
Eerst noteer ik de tijden van de dag van 08.00 uur tot 23.00 uur in stappen van 30 minuten en plaats ik eventuele vergaderingen, lessen en persoonlijke verplichtingen die ik heb. Vervolgens kijk ik naar mijn weekplanner en haal ik de taken eruit die ik die dag wil voltooien. Ik probeer er zeker van te zijn dat ik minstens één item uit elk van mijn vier dozen haal. Ten slotte plaats ik alle taken in mijn agenda en vul ik de tijd rond de vergaderingen in.
Omdat taken in de praktijk meestal meer tijd nodig hebben om te voltooien, is mijn vuistregel 1, 5 keer de hoeveelheid tijd die ik denk nodig te hebben, alleen maar om er zeker van te zijn dat ik alles erin kan passen. Ik zorg er ook altijd voor om in te bouwen de vroege avond en een uur om naar de sportschool te gaan, beide moet ik mijn gezond verstand behouden!
5. Kruis dingen af
Dit is mijn favoriete onderdeel van het proces: taken afbreken als ik ze heb voltooid. Ik gebruik graag gekleurde pennen, gewoon om dingen een beetje leuker te maken. Ik houd meestal mijn dagelijkse schema bij en haal dan aan het einde van elke dag alle items van mijn wekelijkse takenlijst weg.
6. Niet-voltooide items overdragen
Aan het einde van de week is het belangrijk om ervoor te zorgen dat onafgemaakte items worden overgedragen naar toekomstige weken, zodat ze niet door de scheuren glippen. Op zondagavond ga ik meestal zitten met een rode pen en schrap ik niet-voltooide items een voor een terwijl ik beslis of ik ze wil “annuleren” of door wil gaan naar toekomstige weken. Een van de schoonheden van een papieren planner is dat je echt taken kunt pushen waar je geen tijd voor hebt, omdat je ze kunt schrijven waar je maar wilt - ik heb eigenlijk mijn regel "vakantie winkelen" verplaatst naar de eerste week van december omdat Ik weet dat ik er tot die tijd geen tijd voor heb.
Ik weet dat dit proces misschien ingewikkeld klinkt, maar als je slechts 20 minuten per dag besteedt aan planning, kun je uren besparen. Ik weet dat ik vooral vat op het verspillen van korte blokken (bijv. 30 minuten tussen de lessen) als ik niet heb nagedacht over wat ik wil doen, maar als ik mijn schema al heb gemaakt, hoef ik niet twee keer na te denken over wat ik met mijn tijd zou moeten doen.
Ik hoop dat dit je helpt om van beslissingsmoeheid af te komen en meer dingen gedaan te krijgen.
