Als u een gebruiker van sociale media bent, bent u waarschijnlijk niet vreemd aan het idee om berichten te plannen die later worden verzonden. Jarenlang bestaan er hulpmiddelen waarmee u dit kunt doen; het is gewoon zinvol om berichten te kunnen schrijven wanneer je wilt, maar ze te publiceren wanneer dit het meest zinvol is voor je lezers.
Maar heb je je ooit afgevraagd waarom we geen berichten kunnen plannen op het communicatiemiddel dat we nog meer gebruiken dan op sociale media; waar we meer dan twee en een half uur per dag aan besteden; het platform dat de moderne zakenwereld runt? Ik heb het over e-mail en ik ben hier om je te vertellen dat als je nooit hebt nagedacht over hoe het plannen van e-mails je leven (en carrière) beter kan maken, je dat zou moeten doen.
Wij bij The Muse maken al geruime tijd gebruik van (lees: geobsedeerd door) e-mailplanningstool Boomerang voor Gmail. We hebben ontdekt dat het ons niet alleen helpt om onze inboxen beter te beheren, maar dat het ons ook heeft geholpen onze communicatie te verbeteren en onze carrière te stimuleren.
Geloof ons niet? Hier zijn een paar slimme manieren om deze tool te gebruiken.
Vergeet nooit meer te volgen
Laten we zeggen dat u zojuist een interview bent binnengekomen en weet dat u een snel e-mailbericht moet sturen naar de mensen met wie u hebt gesproken. U wilt het niet onmiddellijk verzenden - omdat dat er een beetje te gretig uitziet - maar u wilt ook niet aan uw dag beginnen en vergeten het binnen een paar uur te verzenden.
Dus ga zitten en schrijf de e-mail nu, maar plan hem binnen twee of drie uur te verzenden. Je kunt doorgaan met je dag wetende dat een indrukwekkend bedankbriefje precies de juiste tijd zal aankomen na het interview.
Dit werkt voor elk type follow-up. Stel dat iemand u vraagt om binnen een paar weken contact met u op te nemen zodra zijn schema is geopend - in plaats van dat u dit bericht tot dan (en inbox) in uw hoofd heeft laten hangen, of gewoon vergeet het bericht te volgen, schrijf het bericht nu en plan het voor drie weken uit.
Je kunt zelfs dingen plannen om terug te komen naar de bovenkant van je inbox als iemand niet op je heeft gereageerd, waardoor het gemakkelijker wordt om te onthouden in te checken wanneer andere mensen geen follow-up hebben gegeven.
Zorg ervoor dat belangrijke berichten daadwerkelijk worden gelezen
Mensen, vooral succesvolle, zitten meestal niet de hele dag naar hun inbox te staren en lezen nieuwe berichten zodra ze binnenkomen. Dus als u niet wilt dat uw bericht wordt begraven in alle inkomende e-mails, is het het beste om het te verzenden strategisch dus het staat bovenaan hun inbox wanneer ze gaan zitten om ermee om te gaan.
Uit gegevens blijkt bijvoorbeeld dat de meeste mensen e-mails willen beantwoorden voordat ze 's ochtends en tijdens hun lunch op kantoor komen. Dus als je het grootste deel van je e-mails aan het einde van de werkdag (of later die avond voor de tv met een glas wijn) schrijft, krijg je ze op dat moment niet de aandacht die ze verdienen, dus plan ze voor een meer ideale tijd de volgende dag. Je kunt zelfs aanpassen op welke dag het arriveert - overweeg dingen te plannen voor een woensdag, wanneer het volume e-mailverkeer over het algemeen lager is, zodat je minder concurrentie hebt.
Op zijn minst kan deze truc je helpen er super uit te zien bovenop je spel. Vind je het leuk om heel laat in de nacht te werken, maar wil je niet dat je baas of klanten denken dat je de middernachtolie verbrandt? Plan de e-mail voor het eerste ding de volgende ochtend zodat het lijkt alsof je al op bent en productief bent.
Krijg informatie precies wanneer u het nodig hebt
Met Boomerang kunt u niet alleen e-mails plannen voor andere mensen, maar ook voor uzelf.
Dit betekent dat, in plaats van dingen achter te laten om je inbox vol te houden totdat het het juiste moment is om ermee om te gaan - of door je e-mail te moeten zoeken wanneer je informatie nodig hebt - je het gewoon plant om bovenaan je inbox te komen precies wanneer je hebben het top of mind nodig.
Dus als u een e-mail vol met informatie voor een vergadering volgende week hebt? Plan het om 20 minuten van tevoren bovenaan je inbox te komen, zodat je het dan kunt doornemen. Heeft iemand je een vraag gesteld die je pas kunt beantwoorden als je morgen met je baas praat? Laat het morgenmiddag bij je terugkomen - wanneer je er daadwerkelijk mee om kunt gaan.
Blijf in contact met uw netwerk
Een van de moeilijkste onderdelen van het opbouwen van goede professionele relaties is onthouden om regelmatig contact te houden. Je kunt dezelfde truc gebruiken om dat probleem in de kiem te smoren!
De volgende keer dat u een contact een e-mail stuurt om in te checken of een bericht naar haar te sturen om haar te bedanken voor het krijgen van koffie bij u de andere dag, boemerang het om terug te keren naar de bovenkant van uw inbox over een maand of twee wanneer u ervoor wilt zorgen dat raak opnieuw haar basis aan. U zult uw relaties consequent laten groeien - zonder dat u moet proberen bij te houden wanneer u contact moet opnemen.
Blijf op de hoogte van uw doelen
Dit is een leuke manier om dit hulpmiddel te gebruiken: schrijf een e-mail naar je in de toekomst en plan het terug te komen naar je inbox over drie maanden, een jaar, wanneer je denkt dat het het meest waardevol zal zijn. Schets waar je op dat moment wilt zijn om je te helpen je doelen te beoordelen, te zien hoe ver je bent gekomen en te beoordelen op gebieden waar je nog moet verbeteren.
Als je de pro-versie van de service hebt, kun je zelfs terugkerende berichten plannen, wat betekent dat je jezelf een wekelijkse of maandelijkse herinnering kunt sturen om wat tijd te nemen om zelf na te denken en wat groots loopbaandenken te doen. Of je kunt jezelf gewoon wekelijkse motiverende citaten of affirmaties sturen om te helpen jezelf in stand te houden.
Dit is nog maar het begin - er zijn zoveel manieren waarop e-mailplanning u kan helpen. Probeer Boomerang vandaag nog en tweet me @erinaceously om me te vertellen hoe je de tool zult gebruiken!
