Stel je dit voor. U zit aan uw bureau en u moet dringend met HR spreken. Dit is eigenlijk een gesprek dat je de afgelopen weken wilde voeren. Om een lang verhaal kort te zijn, de aanstootgevende opmerkingen van uw collega voorkomen dat u uw werk kunt afmaken en het oplossen van de situatie zelf werkt niet of is geen optie. Het is serieus genoeg dat je het gevoel hebt dat je iemand uit human resources binnenhaalt en begint te documenteren wat er is gebeurd.
Eerste dingen eerst, het spijt me dat je je in deze situatie bevindt. Het is niet leuk. Maar het is in veel gevallen te repareren. Zoals u waarschijnlijk al weet, kan de manier waarop u dit benadert echter niet alleen lastig zijn, afhankelijk van waar u werkt, maar ook omdat het een ongemakkelijke situatie is. Je wilt geen tattletale zijn en je wilt er ook niet uitzien als een klager. Wanneer een situatie echter ernstig is en met de dader praten niet werkt (of niet gepast is), moet u dit met HR bespreken.
En daarom heb ik de e-mail uiteengezet die je moet sturen om het gesprek op gang te brengen.
1. Begin met een bedankje
De meeste mensen reageren goed op een compliment. Dus, beginnend met een erkenning voor hoe druk ze zijn en het delen van je dankbaarheid voor de persoon die de tijd en aandacht neemt om je e-mail te lezen, is een geweldige eerste stap om te zetten.
2. Geef aan welke materie u wilt aanpakken
Duidelijkheid is de sleutel in het leven. Als u een probleem heeft met een collega of een incident op het werk, kunt u duidelijk aangeven wat uw probleem is? Het rustig opsommen van de feiten van wat er is gebeurd en laten zien waarom dit een kwestie is, toont het belang van uw positie aan.
3. Geef de redenering achter uw positie aan
Nadat je de situatie hebt uitgelegd, moet je ervoor zorgen dat je duidelijk hebt aangegeven waarom je je voelt. Zorg ervoor dat de lezer weet hoe u zich voelt over de situatie die zich heeft voorgedaan, zodat hij of zij weet waar u aan toe bent.
4. Bieden oplossingen
Dit laat zien dat je de tijd hebt genomen om de situatie te beoordelen en dat je aandachtig een positieve oplossing voor deze kwestie zoekt.
5. Eindig met een bedankje
Dankbaarheid kan nooit worden onderschat. Als u de tijd neemt om de lezer te bedanken voor het in zijn geheel bekijken van de e-mail, zal uw lezer zien dat u hun aandacht voor de kwestie waardeert. Het helpt de lezer te begrijpen waarom ze actie moeten ondernemen op uw bezorgdheid (en).
Omgaan met moeilijke situaties is niet leuk, maar wel een must. Het goede nieuws is dat wanneer u ze aanpakt met strategie en voorbereiding, ze veel beter beheersbaar worden.
Dat gezegd hebbende, kunt u deze e-mail verzenden en niet de gewenste reactie krijgen. Het kan zelfs de zaken erger maken. En omdat ik je baas of je HR-afdeling niet ken, kan ik je niet zeggen of dat zal gebeuren of niet. Je moet echter weten dat als dat het geval is, je opties hebt: escaleer de situatie of zoek een nieuwe baan.
Hoewel het zoeken naar een nieuwe baan niet eerlijk lijkt (omdat dit niet het geval is), is het ook belangrijk dat je werkt op een plek die niet alleen wordt gerespecteerd, maar je veilig voelt.
