Een paar jaar geleden stapte ik in een managementfunctie, waar ik voor het eerst verantwoordelijk was voor het toezicht op een team van zes. Met mijn MBA in de hand en een grondige analyse van mijn Myers-Briggs-type, dacht ik dat het een makkie zou zijn om de mensen met wie ik samenwerkte te beheren en te motiveren.
Maar hoewel deze tools nuttig bleken, hebben ze me niet helemaal voorbereid op een van de moeilijkste onderdelen van een manager zijn: jaarlijkse prestatiebeoordelingen geven. Blijkt dat managers er net zo bang voor zijn als werknemers! Ondanks onze natuurlijke afkeer zijn beoordelingen echter een onvermijdelijk (en belangrijk) onderdeel van het werk en een cruciaal onderdeel van de groei van uw team. Dus als je superstermanager wilt worden, is het tijd om zo goed mogelijk te worden in beoordelingen.
In die geest, hier is hoe te beginnen.
De basis
Je kunt in de verleiding komen om je top-of-mind-feedback voor je werknemers samen te voegen in de week voorafgaand aan een review, maar je weet waarschijnlijk al dat je dat niet zou moeten doen. Je moet het proces als een activiteit van een jaar behandelen en er ruim van tevoren over nadenken. Planning helpt u om uitgebreidere feedback te geven en, wanneer het seizoensseizoen loopt, zijn er geen verrassingen voor u of uw medewerkers - en dat is waar u naar moet streven.
Begin met het bepalen van de beste tijd van het jaar om uw beoordelingen uit te voeren. Ga na of uw organisatie een schema of proces van voorkeur heeft (de meeste grote bedrijven doen dit) en overweeg wanneer uw budgetteringsproces plaatsvindt of wanneer u de mogelijkheid heeft om bonussen uit te delen. Als u over flexibiliteit beschikt, wilt u grote werkseizoenen vermijden, omdat het voorbereidings- en feedbackproces veeleisend en intens kan zijn en niemand tijdens het drukke seizoen beoordelingen wil doen.
Stel vervolgens uw jaarlijkse tijdlijn dienovereenkomstig op en communiceer de timing aan uw werknemers. Niets over een beoordeling - van de inhoud tot de timing - mag nooit als een verrassing komen.
Laten we nu voor het gemak zeggen dat uw beoordelingsseizoen aan het einde van het jaar, in december, zal zijn. Dit is hoe uw jaarplanning eruit zou moeten zien:
Januari (begin van het jaar)
Stel doelen en verwachtingen
Begin het jaar met uw medewerkers om uw jaarlijkse doelstellingen en verwachtingen voor het team te delen. Ontmoet ze vervolgens individueel om hun eigen prestatiedoelen te bepalen. Dit zorgt er niet alleen voor dat iedereen helder is over zijn verwachtingen voor het jaar, het geeft u ook een duidelijk overzicht dat u moet volgen telkens wanneer u de prestaties in de komende maanden bespreekt.
De beste manier om doelen te stellen is het gebruik van het SMART-raamwerk (specifiek, eenvoudig, eenvoudig te controleren, gericht op resultaten, gebonden). .
Typ na de vergaderingen de bedrijfsdoelen en de doelen van elke medewerker in en plaats deze in een e-mail. Uw medewerkers zullen het waarderen als ze weten dat ze met hetzelfde exemplaar werken als u en ze zullen het hele jaar door een duidelijk stappenplan hebben om te volgen.
Maart, juni en september (elke 3 maanden of maandelijks)
Houd Touch-Base-vergaderingen
Managers raken vaak in paniek over het samenvatten en becommentariëren van de prestaties van mensen tijdens beoordelingen, maar de waarheid is dat niets dat u in die jaarlijkse vergadering behandelt, nieuwe informatie zou moeten zijn. In plaats daarvan moet u de doelstellingen van uw medewerkers volgen en hen het hele jaar door feedback geven. Of u liever maandelijkse of driemaandelijkse check-ins wilt, plan deze vergaderingen aan het begin van het jaar vooraf in, zodat ze niet op een laag pitje worden gezet.
Maak vóór elke vergadering een korte agenda. U moet de jaarlijkse doelstellingen van de werknemer bekijken, de verwachtingen bespreken die u hebt geschetst en eventuele vragen of aanvullende opdrachten die u hebt, behandelen. Als er kwartaalstatistieken of langetermijnprojectupdates zijn om te beoordelen, is dit het moment om dit te doen.
U zult ook tijd willen besteden om elke persoon informele feedback te geven over zijn of haar prestaties, inclusief het aanbieden van complimenten waar het gepast is en het aanpakken van lopende of potentiële problemen. (Ja, dit is het moeilijke deel.) Een ding dat ik nuttig heb gevonden, is om opmerkingen te formuleren in termen van gedrag dat iemand moet starten , stoppen of doorgaan : misschien wilt u dat een medewerker u begint te e-mailen naar andere managers, stop met het nemen van lange lunchpauzes of blijf projecten voor de deadline inleveren. Maak hier ook een gesprek van en vraag elke medewerker om zijn of haar eigen gedachten en vragen te delen.
Maak na elk van deze vergaderingen zelf aantekeningen over wat u hebt besproken. Geloof me - als het einde van het jaar voorbij is, zul je blij zijn met deze aantekeningen om je te helpen het jaar samen te vatten en te onthouden wat je in de eerste kwartalen met mensen hebt besproken.
Oktober / november (twee maanden voor beoordeling)
Vraag uw werknemers om voor te bereiden
Stel een paar maanden voor de eigenlijke beoordelingen data in voor officiële vergaderingen met elk teamlid. Op dit punt moet u hen ook vragen om een compilatie van hun jaarresultaten samen te stellen. Begin met alle officiële formulieren die uw bedrijf wil gebruiken, of creëer uw eigen formulieren en vraag elke werknemer om een samenvatting te maken van zijn of haar belangrijkste taken, het huidige projectwerk en een samenvatting van doelen en prestaties.
Het kan ook nuttig zijn om elke medewerker een schriftelijke zelfevaluatie te laten voltooien. Dit zorgt er niet alleen voor dat werknemers het gevoel hebben dat ze inspraak hebben, maar het daagt hen ook uit om eerlijk naar hun eigen werkgedrag te kijken, wat handig is als ze het hebben over hun prestaties. De beste zelfevaluaties omvatten 6-10 open vragen, zoals: Op welke prestaties ben je het meest trots op dit jaar? Waar voldoet u niet aan de verwachtingen en doelen van het team of uzelf? Wat zijn jouw groeigebieden en hoe pak je ze aan? Zijn er dingen die uw manager kan doen om uw vooruitgang en succes verder te ondersteunen?
November (zes weken voor beoordeling)
Bereid jezelf voor als manager
Ondertussen moet u de maanden voorafgaand aan beoordelingen doorbrengen met het samenstellen van uw eigen notities en resultaten voor elke werknemer. Begin met het verzamelen van zowel kwantitatieve metingen van de prestaties van werknemers, zoals verkooprapporten, telefoongesprekken en deadlinerapporten, maar ook kwalitatieve maatregelen, waaronder feedback van klanten en klanten of uw persoonlijke observatie. Haal ook die aantekeningen uit het jaar die u tijdens uw touch-base-vergaderingen hebt gemaakt.
Een veelgebruikt hulpmiddel is de 360-gradenreview, die is gebaseerd op zelfevaluatie door medewerkers en peer reviews, evenals superieure en ondergeschikte feedback. Je kunt een heel eenvoudige versie vinden op HowsMyWork.com of een uitgebreidere versie op Inc.com. Aarzel niet om deze sjablonen aan te passen aan uw eigen behoeften.
Terwijl u de resultaten bekijkt, moet u zich het volgende afvragen: voldoet deze persoon aan zijn of haar doelen, uw verwachtingen en de succesindicatoren van het bedrijf? Zo nee, waarom - en kunt u dit veranderen? Zo ja, zijn er beloningen, erkenningen of grotere projecten die u kunt toewijzen om uw sterartiesten te versterken? Dit is waar bonussen binnenkomen!
December (1 maand voor beoordeling)
Bereid uw documentatie voor
Nadat je al je onderzoek hebt gedaan, is het tijd om de zelfevaluatie van elke medewerker, alle externe feedback en alle relevante gegevens samen te stellen - gebruik deze informatie om evaluatieformulieren voor te bereiden, schriftelijke brieven waarin je feedback wordt uitgelegd en praatpunten voor je gezicht- persoonlijke discussie.
Zoek eerst het formaat of de structuur die u wilt gebruiken. Je hebt hier enige flexibiliteit, maar kies een structuur die beide uitgebreid aanvoelt en die je werknemer helpt om mee te volgen. U kunt bijvoorbeeld de beoordeling structureren rond de doelen die u samen hebt gesteld, ze één voor één bespreken, of rond de grote projecten van de werknemer, project voor project gaan en relevante doelen bespreken terwijl u verdergaat.
Vervolgens, ongeacht het formaat dat u kiest, wilt u beide gebieden voor bevestiging en aanmoediging identificeren, evenals eventuele aandachtspunten (of gebieden waarin een werknemer kan blijven groeien). Kies voor elke categorie 2-3 belangrijke gebieden om op te focussen, zodat uw gesprek inhoudelijk en toch gefocust aanvoelt. Ontwikkel gesprekspunten die worden ondersteund door de gegevens die u hebt verzameld en neem voor elk punt een samenvatting op van uw toekomstige verwachtingen en de actie-items met betrekking tot dit doel. (Werknemers - met name goed presterende werknemers - hebben er een hekel aan om uit een review te komen alsof ze er niets uit hebben gehaald, of dat ze niet zeker weten wat ze moeten doen. Dus zelfs in de gebieden waar iemand het goed doet, moet je denken over de volgende stappen en toekomstige of "streefdoelen".)
Met al deze middelen in de hand bent u klaar om een zinvol gesprek te hebben met elk lid van uw team.
Eind december
Houd de persoonlijke beoordelingsvergadering
Nu is het tijd om met uw werknemers te gaan zitten voor de officiële beoordeling. Dit is het meest uitdagende deel van het proces, maar het is ook het belangrijkste. Dus houd ons in de gaten voor het volgende deel van onze serie, waar je leert hoe je een beoordeling uitvoert - inclusief inzicht in het omgaan met verschillende persoonlijkheidstypes en het effectief vragen om feedback.
