Als je ooit een vergadering hebt geleid, heb je waarschijnlijk ook ervaren dat je een sessie probeerde terug te trekken die snel een wending heeft genomen voor het chaotische.
Misschien heb je te maken met een extra spraakzaam stel - of die ene persoon die de aandachtsspanne van een vierjarige lijkt te hebben. Misschien heeft iedereen daar een geweldig idee om te delen - of misschien werd de koninklijke baby eindelijk genoemd, en is het alles waar iedereen over kan praten.
Wat de reden ook is, vergaderingen kunnen en zullen uit de hand lopen. Maar als u de leiding hebt over de bijeenkomst, wilt u bovenop de dingen lijken en voorkomen dat u ieders tijd verspilt met inefficiënte vergaderingen.
De groep op het goede spoor houden kan gemakkelijker gezegd dan gedaan zijn, maar met een slimme planning en een paar dagstrategieën ben je op weg naar meer gerichte teambijeenkomsten.
Begin met een plan
De eerste stap bij het vaststellen van controle is het opstellen van een agenda. En ik bedoel, een goede, ouderwetse, getypte agenda die van tevoren naar de aanwezigen kan worden gestuurd (en vervolgens als een vriendelijke herinnering aan de vergadering kan worden getoond of uitgedeeld). Het lijkt misschien te voor de hand liggend om alles op te schrijven, maar vertrouw me, als je een paar details op papier hebt, kun je je - en alle anderen - beter concentreren op waar de vergadering echt over gaat.
Denk bij het samenstellen van uw plan aan het ultieme doel dat u in de vergadering wilt bereiken (is het bijvoorbeeld een brainstormsessie of moet u enkele belangrijke actie-items afronden?). Werk vervolgens achteruit om te bepalen wat moet worden besproken om dat doel te bereiken, welke vragen moeten worden beantwoord en welke verantwoordelijkheden moeten worden toegewezen. Zorg ervoor dat elk van deze losse eindjes een plaats op de agenda hebben, zodat iedereen weet wat te verwachten voordat ze aankomen.
Denk naast deze agendapunten ook aan de mensen die aanwezig zullen zijn. Hoeveel mensen zullen er zijn? Kennen zij elkaar? Wat zijn hun persoonlijkheden? Wat leidt hen meestal af? Dit zal u helpen beslissen of u aan het begin van de sessie extra tijd moet inbouwen. Als u bijvoorbeeld weet dat deelnemers aan de vergadering persoonlijk willen praten voordat ze aan de slag gaan, plant u een paar minuten zodat iedereen het geklets uit hun systemen kan halen voordat ze aan de slag gaan.
Faciliteren voor Focus
Uw volgende stap is het creëren van een vergaderruimte die afleiding en onderbrekingen ontmoedigt. Begin met de fysieke ruimte, zorg ervoor dat de kamer is afgesloten van externe ruis en gesprekken en vrij van visuele afleidingen zoals een rondlopend videoscherm of materialen op de tafel. En net voordat de vergadering begint, leg je je telefoon weg en sluit je je laptop - het is een subtiel teken voor anderen dat ze hetzelfde moeten doen.
Zet dan de toon voor productiviteit. Zorg ervoor dat de agenda beschikbaar is - door kopieën af te drukken of door het op het scherm te trekken - en zorg ervoor dat u de doelen voor de vergadering opnieuw formuleert terwijl u iedereen verwelkomt (bijvoorbeeld: 'We zijn hier vandaag om de details af te ronden voor het fondsenwervende evenement. ”). Zorg er ook voor dat mensen eraan worden herinnerd wanneer de vergadering wordt afgesloten. Gewoon zeggen: "Ik weet dat we allemaal veel te doen hebben, dus laten we proberen dit minder dan 30 minuten te houden", zal mensen eraan herinneren dat u net zo graag een efficiënte vergadering wilt als zij.
Als u over extra logistiek materiaal beschikt, geef ze dan liever uit als u verder gaat in plaats van aan het begin van de sessie. Ik heb anderen horen zeggen dat deze aanpak afleidend is, maar ik heb geleerd dat de meerderheid van de mensen vooruit zal lezen en vergaderingen ontspoort als ze de kans krijgen om te zien wat er gaat gebeuren.
De groep terugbrengen
Een duidelijke agenda en een schone vergaderruimte helpen de zaken op het goede spoor te houden, maar hoe zorgvuldig u uw vergadering ook plant, er kunnen nog steeds afleidingen plaatsvinden. Dat is waar de kunst van de overgang in het spel komt. Voordat je een vergadering ingaat, moet je ervoor zorgen dat je een paar beleefde, maar effectieve manieren hebt om het gesprek terug te leiden naar waar je het wilt. Hier zijn een paar van mijn favorieten:
Pak het in
Net als een goed essay (ja, dat herinneren we ons allemaal), moet u uw vergadering afsluiten met een korte samenvatting. Geef duidelijk aan wat er is bereikt en de volgende taken, volgende stappen of verantwoordelijkheden. Dit hoeft niet gedetailleerd te zijn - het mag zelfs niet langer dan een minuut of twee duren - maar het helpt je vergadering te buigen om zoiets te zeggen als: “Bedankt iedereen. We hebben grote vooruitgang geboekt bij het afronden van de evenementlogistiek. Emily neemt contact op met de evenementcoördinator met deze details en ik stuur een e-maillijst met de laatste taken van iedereen. '
Laten we eerlijk zijn, wanneer u een groep mensen in een kleine kamer plaatst, kan het moeilijk zijn om controle te krijgen en te behouden. Je volgende vergadering ingaan met een plan, een agenda en enkele belangrijke regels om iedereen weer op de rails te krijgen, kan het verschil maken.
Vertel ons! Hoe houdt u controle over uw vergaderingen?
