Onlangs heb ik een project afgesloten waaraan ik de afgelopen maanden had gewerkt. Het was zeker een sentimenteel moment - niet langer mijn tijd besteden aan iets dat een groot deel van mijn dag was geweest, was zeker een moeilijke pil om te slikken. Het was echter vanaf het begin een experiment en ik wist dat als we eenmaal de resultaten hadden die we nodig hadden, het zou eindigen.
Het moeten beëindigen - of in het zakelijke jargon, zonsondergang - een initiatief waar je een cruciaal onderdeel van was, moet in je carrière gebeuren, hetzij uit eigen beweging of van iemand anders. Misschien is budgettering op, misschien is het een probleem met de bandbreedte, misschien zijn doelen en prioriteiten verschoven, misschien heeft iemand een fout gemaakt bij de toewijzing ervan.
Hoe dan ook, weten hoe je alles in een mooie boeg kunt wikkelen is een belangrijke vaardigheid - alleen omdat het ten einde loopt, betekent niet dat je geen verantwoordelijkheid hebt om het soepel en professioneel te beëindigen. Bovendien kunt u, wanneer correct gedaan, alles wat u hebt geleerd en bereikt gebruiken voor toekomstige carrièrevordering.
Hier is hoe:
1. Verzamel alle feiten
Voordat je iets doet, moet je begrijpen waarom dit project afloopt. Stel vragen, bespreek het met relevante teamleden en begrijp wat dit voor de lange termijn betekent.
Om te beginnen kan dit je zowel vertrouwen als perspectief geven - vooral als je bang bent dat het eindigt vanwege iets dat je hebt gedaan (of niet hebt gedaan).
Dit helpt u ook om meer gefundeerde beslissingen te nemen in de toekomst. Als u weet waarom een project niet langer nodig is, kunt u slimmere keuzes maken voor toekomstige initiatieven en ervoor zorgen dat u zich op dezelfde pagina bevindt op:
- of dit een permanent, proef- of tijdelijk initiatief is
- hoe succes zal worden gemeten
- wat de tijdlijnverwachtingen zijn
2. Stel een einddatum in en bereid u voor
Haal vervolgens de kleine details op een rij. Wanneer wordt dit voltooid? Wie zal helpen bij het inpakken van losse uiteinden? Wat is er nodig om het voor elkaar te krijgen? Wie moet op de hoogte worden gebracht?
Als u dit alles eenmaal weet, kunt u onmiddellijk beginnen met de voorbereiding - zowel voor de laatste dag als voor wat daarna komt (als er iets is). Je hebt meer tijd in handen nadat dit voorbij is, dus zoek uit hoe je je tijd wilt besteden aan het vooruitgaan en welke andere projecten je misschien wilt starten of er deel van uit wilt maken. Zorg ervoor dat je met je baas praat om een idee te krijgen van waar ze op willen focussen en prioriteiten stellen.
Maak ook gebruik van de tijd die u hebt om dit project te voltooien. Is er een experiment dat je wilde proberen? Of een vaardigheid die je wilt bouwen? Gebruik dit stuk om op het laatste moment ideeën of gedachten te testen.
3. Breng uw team op de hoogte (en iedereen die erbij betrokken was)
Dit is de sleutel: wie er op de een of andere manier bij betrokken was - of ze nu hielpen, feedback gaven of het gewoon passief volgden - moet worden doorgelust.
Stuur een e-mail of stel een vergadering samen waarin wordt uitgelegd waarom het project eindigt, wat dit betekent voor elk teamlid en het bedrijf, en wat de volgende stappen zullen zijn. Geef uw collega's de kans om vragen te stellen en feedback te geven (en noteer die informatie voor stap vijf).
4. Neem de tijd om belangrijke spelers en prestaties te vieren
Dit gaat hand in hand met stap drie, maar het is zo belangrijk om al het harde werk en de resultaten van het project te erkennen. Zorg ervoor dat je degenen die hielpen roep en vier en roep alle grote positieve resultaten die eruit voortvloeiden.
Vier ook jezelf! Of het nu een 'succes' was of niet, je leidde iets en ongetwijfeld heb je onderweg vaardigheden opgedaan (zelfs als die vaardigheden beter projectmanagement zijn). Dus neem de tijd om trots te zijn op het werk dat je hebt gedaan.
5. Voer een reflectieve analyse uit
Zodra je de winkel hebt gesloten, verzamel je alles wat je in de loop van het project hebt verzameld, zowel kwalitatief als kwantitatief:
- Wat heb je gedaan?
- Hoe lang heb je het gedaan?
- Wie was betrokken? Wat deden ze?
- Op welke resultaten hoopte je?
- Welke resultaten heb je behaald?
- Welke resultaten heb je niet gekregen?
- Wat was verrassend?
- Welke fouten zijn er gemaakt?
- Welke les is er geleerd?
Definieer wat succes betekende voor dit specifieke initiatief, hoe je het wel (of niet) hebt bereikt en wat je voor de toekomst kunt leren - en schrijf het allemaal op in een rapport.
We hebben de perfecte sjabloon voor u gemaakt om dit te doen!
Gebruik dan dat rapport! Het hebben van al deze informatie op één plaats is ongelooflijk waardevol om een aantal redenen:
- Het dwingt jou en je team om reflectief te zijn. Maak tijd vrij om alles door te nemen, te bespreken en toe te voegen. Gebruik het als gespreksaanzet voor het lanceren van nieuwe projecten of het brainstormen over andere initiatieven.
- Het helpt je strategisch te zijn in het nemen van toekomstige beslissingen en voorkomt dat de geschiedenis zichzelf herhaalt. Wanneer je een project of probleem tegenkomt dat hetzelfde aanvoelt, kijk dan terug op dit rapport om te beslissen of je verder wilt gaan en hoe je niet dezelfde fouten maakt of in hetzelfde konijnenhol valt.
- Het is fysiek bewijs van je prestaties. Je kunt dit meenemen naar je volgende prestatiebeoordeling of ernaar verwijzen in je zoektocht naar een baan. Je kunt het ook gebruiken om je gewoon goed te voelen over jezelf - je hebt dit allemaal gedaan!
Het is zeker niet emotioneel eenvoudig om een project te beëindigen waar je om geeft. Maar door het op een goed gedocumenteerde, goed doordachte manier te doen, maakt u het uzelf gemakkelijker om toekomstige projecten succesvol te leiden. En dat is geweldig.
