Ben je ooit gestopt om na te denken over hoe belangrijk schrijven is voor je dagelijkse werk? Met uitzondering van enkele velden, zijn de meesten van ons verantwoordelijk voor communicatie via e-mail. Wat meer is: ons kan gevraagd worden om voorstellen te schrijven, pagina's aan een handboek toe te voegen of een tekst-zwaar spel te maken voor het presenteren van een nieuw idee. Bovendien moet u misschien zelfs een schrijfvoorbeeld indienen voor een toekomstige baan.
Dus hoewel je misschien geen 'schrijver' bent van beroep, is het aantal dingen dat je elke dag schriftelijk moet overbrengen niet onbelangrijk.
Dat betekent dat u niet alleen wilt controleren of u 'its' en 'it' correct gebruikt, maar u wilt ook een paar andere 'writerly'-vakjes aanvinken.
Want als je dat niet doet, stuur je uiteindelijk e-mails als deze:
OK, dit kan overdreven zijn. Maar het is niet zo ver weg.
Dus, hoe zou je het oplossen? En hoe lost u uw schrijven in de toekomst op (zonder uren werk te hoeven verzetten?). Hoe word je een sterkere spreker en schrijver? Het is eigenlijk niet zo moeilijk - begin met het doornemen van deze checklist en je zult in een mum van tijd een betere schrijver worden.
Zijn er run-on zinnen?
Als u het niet zeker weet, lees dan hardop en zorg ervoor dat u - en een collega - kunt volgen wat u probeert te zeggen. Tenzij u een gevorderd schrijver bent met een talent voor lange, complexe lijnen, kiest u voor korte, eenvoudige zinnen.
In het bovenstaande voorbeeld is de eerste zin een run-on (en daarom voelde je je waarschijnlijk al vanaf het begin verloren).
Hier is hoe het zou moeten lezen:
Is wat je zegt duidelijk?
Het is geweldig om krachtige woorden te passen, maar alleen als je positief bent, gebruik je ze correct. Het is beter om je woorden te beheersen met woorden die je kent, in plaats van er een groot in te gooien en te hopen dat je er slim uitziet. En als het een flagrant misbruik is - zoals met compuncie hierboven - nou, dat is echt slecht.
Is het schrijven conversatie?
Natuurlijk wil je, afhankelijk van het item, niet te casual zijn, maar je wilt ook niet dat je woorden te stijf lezen of extreem formeel klinken, vooral als je die gevel niet wilt doorzetten in wat kan een voortdurende uitwisseling zijn.
Het gebruik van zinnen als "Ik wil bespreken", "als je zin hebt", en nooit het gebruik van weeën zorgt voor stoffig schrijven, en tenzij je werk dit absoluut vereist, kom je over als toegankelijker (lees: een mens) als je werk aan conversatie schrijven.
Heeft u overgangen op zijn plaats als nodig?
Lees het hardop en controleer of de sprong van de ene alinea naar de volgende zinvol is en mooi stroomt.
Hoewel het allemaal prima en goed is om een e-mail op maandagochtend te openen met een notitie over het weekend, voelt het raar wanneer deze midden in een e-mail wordt geplaatst - zoals hierboven.
Gebruikt u de juiste interpunctie?
Weet jij het verschil tussen een puntkomma en een dikke darm? Gebruik je consequent komma's (Oxford komma's overal als dat je voorkeur is)?
Er zijn een aantal problemen hiermee: "Ik hoop dat je een goed weekend hebt gehad: ik vraag me af of we een tijdstip kunnen instellen om te telefoneren" - maar bovenaan staat het onjuiste gebruik van de dikke darm.
Controleer je homofoons
Weet je, die woorden die hetzelfde klinken maar anders gespeld zijn en verschillende betekenissen hebben. (Enkele voorbeelden: ze zijn daar, hun.)
Of, in het bovenstaande voorbeeld, heb je misschien je fout begaan.
Is uw hoofdlettergebruik correct?
Dit is een lastige en veel mensen maken ten onrechte gebruik van zelfstandige naamwoorden, terwijl alleen de juiste hoofdletters moeten worden gebruikt.
Team noch afdeling hoeven in deze e-mail met een hoofdletter te worden geschreven. Het zijn gewone zelfstandige naamwoorden - geen echte.
Dat voelt gemakkelijk genoeg, toch? Nou, hier is hoe deze e-mail eruit zou zien als Fictional Ben dit advies zou opvolgen:
Je hoeft niet de beste schrijver ooit te zijn - dat is hier niet het doel. Maar praktisch elke branche waardeert mensen die weten hoe ze grammaticaal correcte zinnen aan elkaar kunnen rijgen en hun ideeën duidelijk kunnen delen. Het maakt je een betere e-mailer, een betere presentator, een betere zoeker naar een baan en over het algemeen een betere communicator.
