Plannen van evenementen voor de kost klinkt als een droom: eten en inrichting kiezen, met veel verschillende mensen werken, je dagen op koele locaties doorbrengen in plaats van achter een bureau. Maar er is meer nodig dan alleen een liefde voor een geweldig feest om te slagen in dit snelle veld - je moet oog hebben voor detail en het vermogen hebben om constante deadlines en druk aan te kunnen.
We gingen zitten met twee professionele evenementenplanners (die, ja, houden van hun werk) om meer te leren over wat nodig is om in te breken.
Jennifer Carver
Managing Director, University Events, University of Southern California
Waarom heb je dit veld gekozen?
Ik wist dat ik me nooit zou vervelen! Ik moest iets vinden dat me scherp hield en niet eentonig zou worden. Ik wilde een snelle carrière waarin ik elke dag iets anders zou doen en niet 40 uur per week achter een bureau zou blijven zitten. Met evenementplanning kunt u aan zo een breed scala aan projecten werken en geen twee zijn precies hetzelfde. Zelfs als je een jaarlijks evenement plant, is het altijd een uitdaging om het te blijven verbeteren en beter te maken dan het jaar ervoor.
Wat wilde je op de universiteit doen?
Op de universiteit was ik helemaal over de kaart. Ik wist wat ik niet wilde doen, maar ik had moeite om precies te bepalen wat ik wel wilde doen. Ik was geïnteresseerd in zoveel verschillende gebieden. Op een gegeven moment dacht ik erover om rechtshandhaving in te gaan, ik debatteerde over psychologie, PR, marketing en werken in de entertainmentindustrie. Uiteindelijk besloot ik te gaan studeren in Massamedia Communicatie en Politicologie. Beide waren enigszins breed en ik voelde dat ik die vaardigheden kon gebruiken, wat ik ook deed. Ik wilde gewoon voorbereid zijn wanneer de juiste gelegenheid zich aandiende. Gelukkig werkte mijn strategie!
Wat was je eerste baan op dit gebied en hoe ben je erin terechtgekomen?
Mijn eerste "echte" baan buiten de universiteit was bij MGM Studios als assistent bij de afdeling Consumentenproducten en Marketing. Ik vond mezelf heel gelukkig dat ik zo vroeg in mijn professionele carrière in een studio kon werken. (Dit was natuurlijk na ongeveer zes maanden van deeltijdbanen, waaronder serveren in een restaurant, werken bij een cateringbedrijf en zelfs twee weken telemarketing om de rekeningen te betalen!)
Ik kwam binnen door te solliciteren naar de tijdelijke pool van de studio. Hoewel het niet altijd consistent fulltime werk was, stelde het me in staat om mensen binnen het bedrijf te ontmoeten, op verschillende afdelingen in de studio te werken en de gebieden te ontdekken waar ik het meest van genoot. Na twee maanden van verschillende opdrachten werd ik als uitzendkracht in de hulppositie geplaatst en ongeveer een maand later voltijds aangenomen.
Hoewel planning van evenementen en vergaderingen slechts een klein deel van mijn werk was, werd ik ook blootgesteld aan de voorbereiding en planning van beurzen. Mijn verlangen om een evenementenplanner te worden groeide vanaf daar en ik wist dat dit de richting was die ik wilde volgen voor mijn carrière. Werken bij MGM Studios was een geweldige ervaring en na twee jaar werd ik aangenomen door Pepperdine University als evenementencoördinator.
Welk advies zou je hebben voor iemand die je vakgebied betreedt?
Ervaar waar u maar kunt. Vind manieren om betrokken te raken bij de planning van evenementen, een cv samen te stellen en een portfolio te starten. Zelfs als u in een heel ander vakgebied werkt, kunt u vrijwilligerswerk doen bij een lokale non-profitorganisatie en helpen bij het plannen van een fondsenwervingsevenement, of aanbieden om een uitje of vakantiefeest voor uw bedrijf te coördineren. Door ervaring op te doen, krijg je ook een beter beeld van wat er nodig is om een evenement van begin tot eind te plannen en weet je zeker dat het echt iets is dat je wilt doen. Het is niet altijd zo glamoureus als het lijkt en er is veel druk mee gemoeid, maar het is ongelooflijk de moeite waard om je harde werk tot een goed einde te brengen en een geweldige ervaring voor je gasten te creëren.
Elizabeth Conway
Directeur communicatie en evenementen bij een risicokapitaalbedrijf en mede-oprichter van Conway Amling-strategieën en -evenementen
Waarom heb je dit veld gekozen?
Ik begon te werken op de communicatie- en ontwikkelingsafdeling van een non-profit. In het najaar van 2008 moest de organisatie vanwege de economie een aantal personeelsbezuinigingen doorvoeren, waaronder de persoon voor fondsenwerving. Dus nam ik de planning van onze jaarlijkse veiling voor beurzen over.
Ik zat eroverheen en het evenement duurde heel lang en smeekte, maar toen ik de verbluffende resultaten zag (we konden meer dan $ 100.000 ophalen voor beurzen), was ik verslaafd. Het deed geen pijn dat ik was opgegroeid in het huis van de directeur op een privéschool - mijn familie had ongeveer 20 evenementen per jaar in ons huis om geld in te zamelen of nieuwe ouders te verwelkomen, dus ik raakte gewend aan netwerken, het helpen van cateraars en evenementen organiseren op zeer jonge leeftijd. Daardoor was mijn carrière natuurlijk.
Wat was het meest verrassende aan het werken aan je vakgebied?
De perceptie van het zijn van een "feestplanner". Wanneer ik mensen vertel wat ik doe, is hun antwoord altijd hetzelfde: "Dat is zo leuk, ik wou dat ik een baan had waar ik gewoon naar feesten kon gaan." Helaas is dat niet de geval. Ik denk dat ik zelfs maar 50% van de evenementen heb kunnen bijwonen die ik van plan ben - normaal werk ik aan de inchecktafel of houd ik er toezicht op. Meestal ben je zo druk om ervoor te zorgen dat iedereen het naar zijn zin heeft en de dingen verlopen zoals gepland dat je tot 10 minuten voor het einde niets te eten of te drinken hebt, en dan is het tijd om het evenement af te breken.
Kom niet in dit veld, tenzij jij degene bent die elk happy hour organiseert, elke reis met vrienden plant, je kast op kleur coördineert en plezier beleeft aan het maken van een takenlijst. Het gaat niet alleen om het uitkiezen van tafelkleden en bloemen; het zijn ook veel gegevens en details.
Welk advies zou je hebben voor iemand die je vakgebied betreedt?
Er zijn zoveel goede doelen en non-profitorganisaties die vrijwilligers nodig hebben voor hun evenementen, en als vrijwilliger kun je een waardevolle ervaring opdoen. Deze organisaties willen zoveel mogelijk geld inzamelen, dus hebben ze een laag gehoor nodig bij het geven van evenementen - en de beste manier om dit te doen is door niet te betalen voor personeel. Werken aan een evenement, of het nu aan de inchecktafel is, stille veilingitems kopen, of helpen om het woord te verspreiden om bezoekers te krijgen, is allemaal een gemakkelijke ervaring om te krijgen als je bereid bent om ervoor te werken. En een toegevoegde bonus is dat je tegelijkertijd helpt om iets goeds te doen.
Wat is er anders aan het wervingsproces in uw vakgebied dan in andere vakgebieden?
Een van de voordelen voor dit veld is dat u eigenaar bent van het opdoen van ervaring. In de meeste andere carrières ben je overgeleverd aan een bedrijf om je in te huren om je te helpen ervaring op te doen of overgeleverd te worden aan een diploma of een bepaalde test. Maar als je een interview kunt binnenlopen met 10 evenementen onder je riem - zelfs als je een onbetaalde vrijwilliger bij elke gebeurtenis was - dan ben je je concurrenten een stap voor.
