We willen allemaal ons beste zelf zijn op het werk, maar voor velen van ons is er één ding dat we gewoon niet kunnen afschudden: te laat komen.
Greg Savage's manieren manifest "Nee, je bent niet 'te laat, ' je bent onbeleefd en egoïstisch" is duizenden keren gedeeld en opnieuw gepost sinds het werd gepubliceerd in 2010. Om nog maar te zwijgen, je weet dat het niet goed is als je komt naar een stafvergadering nadat iedereen al zit. Maar afgezien van je verlegen voelen dat je wordt geroepen, wat kun je daaraan doen in je eigen leven?
Pak het op microniveau aan.
Als u werkt in een kantooromgeving die Microsoft Outlook of Google Agenda gebruikt, is hier een tweestaps-tactiek om zowel op tijd als volledig voorbereid te zijn op elke vergadering die u in uw agenda hebt. Aangezien zowel Outlook als Google Agenda standaardalarmen hebben ingesteld om 10 minuten voor een geplande afspraak te rinkelen, gebruik dat als uw venster om ervoor te zorgen dat u echt klaar bent voor de volgende stap. Zodra het afgaat:
10 minuten eerder
Of dit nu een vergadering is die u leidt of gewoon bijwoont, gebruik deze tijd om ervoor te zorgen dat u hebt wat u nodig hebt. Wanneer het alarm afgaat, stop dan met wat u eerder deed en beantwoord deze vragen:
- Heb ik alle juiste materialen?
- Zijn mijn teamleden voorbereid?
- Ben ik klaar voor updates of aankondigingen die ik moet doen?
- Zijn de ruimte en apparatuur in de vergaderruimte gereed?
- Moet ik een waarschuwing geven aan mensen die momenteel de ruimte gebruiken die ik heb gereserveerd?
Natuurlijk hoeft u niet tot vlak voor de vergadering te wachten om deze vragen te beantwoorden (het is zelfs nuttig om ze deel uit te maken van uw ochtendroutine). Door hen nu onder ogen te zien, doet u echter uw deel om ervoor te zorgen dat uw 13.00 uur-vergadering niet begint met wachten op de kopieermachine.
5 minuten eerder
Als alles goed gaat met de eerste vijf minuten, klop je dan op de rug en ga je direct naar de vergadertafel. Zelfs als je je antsy voelt terwijl je wacht, moet je de verleiding vermijden om terug te gaan naar je bureau of een nieuwe grote taak te beginnen. Een reis in de badkamer en het starten van een nieuwe e-mail kan langer duren dan u verwacht en u alsnog te laat bij de vergadering maken.
In plaats daarvan erken je de drang om nog een ding van je takenlijst af te vinken en te gebruiken wat timemanagement-expert Eva Wisnik de "parkeerplaats" noemt. Bewaar de hele dag door een enkele post-itnotitie op je bureau om die -kritische taken die je te binnen schieten zoals pop-upadvertenties (denk aan het volgen van die UPS-bestelling, het scannen van nieuwshomepages of het controleren van je sociale media-feeds). Verrassend genoeg heb ik geconstateerd dat het toevoegen van items aan mijn parkeerplaats een gevoel van resolutie geeft, hoewel ik ze op dat moment niet voltooi.
Dan, in die laatste vijf minuten voordat de vergadering begint, terwijl iedereen (hopelijk) de kamer binnenkomt, kijk of je een van die taken uit je kavel kunt halen.
Afhankelijk van hoe groot uw kantoorruimte is, moet u mogelijk de "10 minuten" aanpassen om rekening te houden met de reistijd tussen de verdiepingen, maar het principe blijft van kracht: stop, maak u klaar en ga. Door dit te doen, bent u niet alleen van plan op tijd te zijn, maar ook om vroeg te zijn. Het beste van alles is dat u zich productief voelt en er goed uitziet voor uw team. Oh, en niemand zal moeten weten dat u uw "likes" aan het controleren was vóór de vergadering - dat zal ons kleine geheim zijn!
