We hebben allemaal die dagen gehad.
De dagen waarop u om 09.00 uur op kantoor aankomt, klaar voor productiviteit. U hebt een luchtdicht plan om alles op uw takenlijst te voltooien.
Het volgende dat je weet is dat het 18.30 uur is en je hebt maar één ding van je lijst met steeds groeiende nummers geklopt. Op dat moment ben je te moe om iets anders te doen, dus je blijft je reis naar huis doorbrengen en vraagt je af waar de hele tijd is gebleven.
Nadat ik dit vaker had meegemaakt dan ik zou willen toegeven, stopte ik eindelijk met nadenken over wat er aan de hand was.
Ik realiseerde me dat de beste bedoelingen langs de weg vallen omdat, nou, niemand een eiland is: we hebben allemaal collega's die strijden om onze aandacht, e-mails die nooit ophouden te komen, en vergaderingen die de hele tijd opzuigen.
In een cultuur waar tijd hoog in het vaandel staat, zijn de meest waardevolle werknemers degenen die niet alleen hun eigen tijd beheren, maar die ook de tijd van andere mensen effectief beheren - waardoor ze zichzelf over het algemeen in staat stellen om hun eigen dingen gedaan te krijgen.
Dus de manier om beter te worden in timemanagement is om problemen voor anderen op te lossen. Het draait allemaal om mensen helpen u te helpen .
Om het op te lossen op een manier die actiegevoelig aanvoelt, heb ik drie grote groepen mensen gecreëerd met wie je regelmatig contact hebt: je nieuwe aanwerving, je teamgenoot en je baas.
1. Uw nieuwe aanwerving: help ze prioriteiten te stellen
Lid worden van een nieuw bedrijf is tegelijkertijd opwindend en vermoeiend. De meeste mensen willen al vroeg veel impact maken om te bewijzen dat het bedrijf de juiste keuze heeft gemaakt bij het inhuren van hen.
Maar in mijn ervaring - zowel als de nieuwe jongen in het blok als als de ervaren medewerker - is het maar al te gemakkelijk om vast te komen te zitten met informatie, namen en systemen. Wat elke nieuwe medewerker nodig heeft, is niet meer informatie, maar een manier om er prioriteit aan te geven. Op die manier kunnen ze zich bezighouden met de belangrijkste aspecten van het werk en beginnen toe te schrijven met het begrip dat al het andere met de tijd komt.
Het klinkt misschien tijdrovend, maar het is gemakkelijker dan je denkt en kan worden bereikt met een korte gezamenlijke oefening van 30 minuten.
Probeer dit: schrijf elke taak op die hen zal worden gevraagd. Geef aan hoe belangrijk de taken zijn (hoog, gemiddeld, laag), de beste persoon om vragen te stellen (POC) en hoeveel tijd ze eraan moeten besteden (bijvoorbeeld 10% procent van uw week).
Het is belangrijk om te waarschuwen dat de niveaus en tijd die dingen moeten nemen, kunnen veranderen of evolueren. Het idee is om alles op te ruimen wat de persoon nodig heeft, zodat je niet alles elk uur hoeft te laten vallen om vragen uit te leggen en te beantwoorden.
2. Je teamgenoot: communiceer duidelijk en consistent
Of het nu gaat om vergaderingen zonder een doel bij te wonen, het werk opnieuw te doen vanwege slechte communicatie of taken uit te schakelen zonder een duidelijke richting, het komt erop neer dat tijd wordt verspild. Als je je volbracht wilt voelen wanneer je elke dag de deur uit gaat, moet je een manier vinden om deze problemen te verminderen.
Om een collega te beheren op een manier die uw tijdbeheer ten goede komt, moet u heel goed communiceren.
Een idee is om pre-reads van het deck te verzenden. Wanneer u een presentatie deelt, krijgt u niet vaak de gelegenheid om een productief gesprek te voeren over de volgende stappen of afhaalrestaurants, omdat mensen de informatie nog steeds verwerken. Dit resulteert in meerdere vergaderingen achteraf.
Het vroeg verzenden van de presentatie verlicht de eindeloze reeks vergaderingen en eindeloze e-mailketens. Het moedigde ook mensen aan om voorbereid naar de vergadering te komen, wat leidde tot een betere, meer gerichte discussie. Soms heb ik zelfs ontdekt dat ik de vergadering helemaal kan beëindigen als iedereen op één lijn zit.
3. Uw manager: bezit uw werkstromen
Hoe hoger een persoon wordt, hoe meer gestrekt hij zich voelt. In werkelijkheid is het echter niet de nieuwe werklast die overweldigend is voor je baas - het is het gewicht van je te allen tijde verantwoordelijk voelen voor 'alles'. Waar iedereen in deze situatie naar hunkert, is iemand die hen kan helpen hun mentale stress te compenseren.
Als direct rapport is er een eenvoudige manier die u in dit geval kunt beheren: bezit uw werkstromen.
Je baas moet je iets kunnen overhandigen en hoeft zich er geen zorgen over te maken tot het moment van aftekenen of de definitieve goedkeuring. Als ze je een taak kunnen geven en het in wezen beschouwen als uitgeschakeld in hun takenlijst, heb je jezelf van onschatbare waarde gemaakt. U bespaart hen niet alleen tijd, maar u geeft hen ook de broodnodige mentale ruimte en opluchting om zich elders te concentreren.
Dit vereist vertrouwen, wat cruciaal is om de vrijheid te krijgen om uw eigen schema en grenzen te bepalen. Als uw manager op u kan rekenen om de klus te klaren, zullen ze minder bezig zijn met de tactiek van hoe u uw werk doet: wanneer u binnenkomt, uw werktijden, enz.
Weet je niet zeker hoe goed je vaardigheden op het gebied van tijdmanagement zijn? Doe deze quiz om te zien hoe ver je moet gaan om te verbeteren. En vergeet niet het voordeel te halen uit uw gouden uren. Dit artikel, over datzelfde onderwerp, legt uit hoe het plannen van bepaalde werkitems rond die periode je waanzinnig productief zal maken.
Als u timemanagement benadert vanuit het perspectief van het helpen van uw collega's om effectiever te zijn, bespaart u op de lange termijn veel meer tijd. Heb je zin om deze eens te proberen? Laat me weten wat je denkt op Twitter.
