"Ik moet mijn e-mail op mijn telefoon controleren", bekende een collega-academicus me een paar maanden geleden. "Als ik internet verlies, controleer ik mijn oude e-mails." Ze wist dat het niet productief was, maar ze verlangde naar die oplossing. We knikten allemaal. E-mailverslaving is de geaccepteerde neurose van onze peer group.
Ik ben ook steeds meer gehecht geraakt aan de dopamine-hoogtepunten van e-mailinteracties. Het voeden van deze afhankelijkheid is de externe druk om constant verbonden te zijn. Velen verwachten dat e-mails binnen enkele uren na verzending worden gelezen; mensen geven positieve feedback voor onmiddellijke reacties.
Scepsis van deze druk om verbonden te blijven heeft mensen geïnspireerd om ruimte te nemen via e-mail. De New York Times publiceerde verschillende recente artikelen over hoe sommige bedrijven zijn begonnen met het afdwingen van uren buiten de e-mail. Onderzoeker danah boyd schrijft over hoe je een geplande e-mail sabbatical eenmaal per jaar kunt nemen. En eminente computerwetenschapper Donald Knuth neemt sinds 1990 een e-mail sabbatical.
Dus toen mijn redacteur bij The Daily Muse - via groepse-mail - het idee voorstelde om een e-mail sabbatical te nemen en erover te schrijven, was ik geïntrigeerd. Destijds was het 10 dagen voor het begin van het herfstsemester en ik boekte gestaag vooruitgang in mijn scriptiewerk. Als promovendus had ik de luxe om dit experiment aan te gaan, omdat e-mail in de zomer vaak traag is voor academici. Ik was vooral gefascineerd doordat ik niet op e-mail was terwijl ik aan het werk was, dus ik gaf mezelf een dag om losse eindjes aan elkaar te knopen en erin te duiken.
De voorwaarden van de sabbatical waren dat ik 10 dagen uitgelogd bleef van mijn e-mail, hoewel ik nog steeds telefoon, sms en instant messaging kon gebruiken. Ter voorbereiding stuurde ik de betrokken medewerkers een e-mail en stelde ik een automatisch e-mailantwoord op om mensen te vertellen hoe ze mij konden bereiken voor dringende zaken. Om te voorkomen dat ik per ongeluk incheckte, heb ik de e-mail-app van mijn telefoon verwijderd en de LeechBlock Firefox-add-on gebruikt om e-mailtoegang vanuit mijn browser te voorkomen.
Aan het einde van de periode van 10 dagen ontdekte ik dit.
1. Ik kon me veel beter concentreren
Het moeilijkste deel van de sabbatical was het niet kunnen gebruiken van e-mail als afleiding wanneer ik geconfronteerd werd met een taak die ik niet wilde doen. Zonder mezelf te kunnen afleiden met de pseudo-productiviteit van het beantwoorden van niet-urgente vragen en het plannen van vergaderingen ver in de toekomst, moest ik me echt op de taak concentreren.
2. Het was bevrijdend om geen beslissingen te hoeven nemen over e-mail
Ik had me nooit gerealiseerd hoeveel tijd en energie ik besteedde aan het vernieuwen van mijn inbox, het weggooien door een onverwachte e-mail en het beslissen wanneer en hoe ik een bericht moest beantwoorden. Geen beslissingen hoeven te nemen over e-mail hielp zowel mijn focus als mijn stressniveau.
3. Ik had niet veel gemist
Toen ik terugkwam op e-mail, had ik 145 e-mails in mijn Gmail-postvak Prioriteit. Na het verwijderen van de berichten waarvan ik wist dat ik ze niet hoefde te lezen, had ik 104. Het kostte me ongeveer 30 minuten om de meeste van deze berichten door te nemen. Er waren slechts enkele "belangrijke" e-mails geweest en de afzenders hadden erover gebeld of een sms gestuurd.
Houd er rekening mee dat er, zoals verwacht, logistieke problemen waren met het uitschakelen van e-mail. Er waren een paar documenten die ik had verwacht te ontvangen voor een vergadering, en ik moest de afzenders vragen om ze naar mijn kantoor te sturen, die de inhoud voor mij afdrukte. (Een vriend wees erop dat "het nemen van een e-mail sabbatical is als het hebben van een bestemmingshuwelijk" - leuk voor jou maar meer werk voor alle anderen.)
Online bestellingen afhandelen was lastig, dus ik probeerde dat te vermijden wanneer mogelijk. Er was een incident waarbij ik dacht dat ik iets had besteld maar de bestelling niet kon bevestigen. (Ik ontdekte later verschillende e-mails van het bedrijf met de vraag of ik het product nog steeds wilde - het blijkt dat als je een paar dagen moeilijk speelt, je 20% korting kunt krijgen.) Er was ook enige spanning over de planning van evenementen en e-mails die ik terug verwachtte, maar ik dacht dat mensen zouden bellen als er iets dringends was.
Over het algemeen bevestigde ik echter dat ik e-mail niet obsessief hoef te controleren om een bevredigend en productief leven te leiden. Leren van mijn sabbatical, hier zijn enkele doelen die ik heb gesteld voor het onderhouden van een gezonde relatie met mijn postvak in de toekomst:
1. Batch mijn e-mailcorrespondentie
Knuth beveelt aan om grote hoeveelheden correspondentie tegelijk af te handelen - bijvoorbeeld eens in de drie maanden - maar eenmaal per dag lijkt me een geschikter doel. Tot dusverre controleer ik gemiddeld twee tot drie keer per dag e-mail, wat al een enorme verbetering is ten opzichte van continu verbonden zijn met mijn e-mail.
2. Als ik mijn e-mail niet actief gebruik, houd het dan gesloten
Ik heb geleerd dat ik heel weinig mis door langdurig van e-mail af te blijven, dus de dagen dat ik een browsertabblad met Gmail openhield, altijd beschikbaar om af te leiden en te onderbreken.
3. Als ik mijn e-mail moet openen, concentreer me dan op de taak die moet worden uitgevoerd
E-mail is vaak de gemakkelijkste manier om werkgerelateerde notities en documenten uit te wisselen, evenals belangrijke logistieke informatie. Zelfs als ik mijn e-mail moet openen, is het echter mogelijk om niet binnen te worden gezogen als ik mezelf dwing om alleen die ene taak te doen.
Uiteindelijk hielp het nemen van een e-mail sabbatical me om de semi-fysieke gewoonte van dwangmatige e-mailcontrole te doorbreken, en om het perspectief te vestigen dat het breken van de gewoonte de moeite waard is. Ik zal er zelfs een gewoonte van maken er vaker een te nemen. Hoewel we niet allemaal in werelden leven waar we e-mail voorgoed als Knuth kunnen mijden, kunnen we allemaal zo nu en dan een reset uitvoeren.
