Voor de meesten van ons zijn onze inboxen de vijand - een bodemloos zwart gat van pijn, wanhoop en verkoopcoupons waar we nooit uit kunnen kruipen.
En hoewel je kunt proberen je auto automatisch in te dienen en je hart uit te schrijven, zijn er slechts enkele e-mails die je niet kunt vermijden. U kunt niet voorkomen dat uw bedrijf u al die teamrapporten stuurt of die irritante publicist ervan weerhoudt persbericht na persbericht naar u te smokkelen.
Maar er is één type e-mail dat u kunt stoppen: vervolg-e-mails.
Denk er eens over na: hoe meer e-mails u verzamelt, hoe langer het duurt voordat u op alle e-mails reageert. Hoe langer het duurt om te reageren, des te meer follow-up-e-mails mensen besluiten te verzenden om er zeker van te zijn dat u hun berichten hebt ontvangen. Het duurde niet lang, je zit vast in een vicieuze, eeuwige cyclus. Als een overvloed aan mensen je stuurt: 'Hé, heb je het bericht gekregen dat ik gisteren heb gestuurd?' E-mails, kun je je dan voorstellen hoeveel extra ruimte en tijd er wordt verspild?
Gelukkig is er een supergemakkelijke manier om het aantal follow-upberichten (en mogelijk alleen berichten in het algemeen) dat u ontvangt te verminderen: zet een e-mail automatisch antwoord op zijn plaats - niet alleen wanneer u op vakantie bent, maar alle tijd.
Je automatische reactie hoeft niet lang of gedetailleerd te zijn, maar een snelle "Hallo, ik heb je e-mail ontvangen en zal contact met je opnemen wanneer ik kan!" -Bericht kan de enthousiaste bevers op afstand houden.
Heeft u wat begeleiding nodig voor het formatteren van uw automatische reactie? Probeer deze sjabloon om te beginnen:
Houd er ook rekening mee dat specifieker zijn met uw auto-responder het beste is. Geef mensen een algemene tijdlijn van wanneer u terugkomt ("Ik zal proberen binnen drie dagen op zakelijke vragen te reageren"), zodat zij het verschil weten tussen u bezig zijn en u een auto-responder gebruiken als een manier om je inbox volledig te vermijden (we raden dit uiteraard niet aan).
Bovendien zijn auto-responders een geweldige manier om werk te richten op andere mensen die misschien beter geschikt zijn ("Als u contact met mij opneemt over een marketingmogelijkheid, kunt u een e-mail sturen aan onze marketingmedewerker op").
Uw auto-responder kan ook een meer onconventionele gelegenheid zijn om mensen te betrekken. Heb je een beetje zelfpromotie? Voeg een link toe naar een van uw sociale media-pagina's. Wilt u vooraf enkele vragen beantwoorden? Neem een leuke veelgestelde vraag over het omgaan met enkele dingen waar mensen het vaakst naar toe komen. Geïnteresseerd om creatief te worden? Link naar een recent artikel dat u interessant vond.
Zorg er echter vooral voor dat u uw auto-responder gebruikt als een manier om tijd te kopen en geen alternatief voor het beantwoorden van e-mails (omdat, verrassing: auto-responders beantwoorden geen berichten voor u, ongeacht hoe lang u wacht).
Maar door deze aanpak te gebruiken, houdt u onnodige e-mails op afstand. Je houdt je contacten gelukkig. En het beste van alles is dat je de inbox-angst niet in je dag kruipt.
