De kans is groot dat je inbox veel lijkt op die verlaten mand met spullen achter in je kast. Je weet dat het sterft om opgeruimd te worden (en veel verborgen verrassingen huisvest), maar de gedachte om zo'n taak aan te pakken is overweldigend. En wie heeft er zes uur vrije tijd voor zoiets?
Maar het organiseren van uw e-mails hoeft niet de hele dag te duren - u kunt het zelfs binnen een uur doen als u er de tijd voor vrijmaakt.
Minuten 1 tot 10: Ruim de troep op
Stel een tijd in van 10 minuten en begin met het massaal verwijderen (of archiveren) van berichten waarvan je weet dat je ze niet nodig hebt, zoals meldingen van sociale media-accounts, herinneringen voor gebeurtenissen in het verleden, bevestigingen voor leveringen die je al hebt ontvangen, nieuwsbrieven die je al hebt gelezen (of zal nooit lezen), en e-mails die niet langer relevant zijn.
Je kunt dit eenvoudig maken door in je inbox te zoeken naar algemene afzenders of onderwerpregels (bijvoorbeeld: LinkedIn-meldingen) en een heleboel dingen tegelijk te verwijderen.
Minuten 10 tot 30: maak mappen en labels
Nu is het tijd om de resterende berichten te ordenen die geen actie vereisen, maar die u wel moet of wilt bewaren.
Er zijn net zoveel mapsystemen als er e-mailgebruikers zijn, maar een gemakkelijke om uit te proberen is het maken van een map voor elk onderwerp of type e-mail met verschillende berichten die daarop betrekking hebben. Dat kan dus mappen zijn zoals: Ontvangsten, Projecten, Reizen, enzovoort. U kunt altijd mappen toevoegen en aanpassen terwijl u leert wat het beste voor u werkt.
Om dit proces te versnellen, kunt u zelfs een map 'Naar bestand later' maken voor alles waar u helemaal niet zeker van bent en een map 'Abonnement opzeggen' voor alles wat u niet meer wilt. Tip: dat zijn geweldige mappen om door te sorteren als u vijf minuten tussen vergaderingen hebt.
Oh! En als u nog meer georganiseerd wilt zijn, probeer dan enkele labels (door Outlook "categorieën" genoemd) om meer info aan uw berichten toe te voegen. U kunt meerdere labels in één e-mail hebben of zelfs meerdere lagen met labels. Dus die e-mail in uw map "Reis" kan een hoofdlabel hebben van "New York 2018" en sublabels van "Vluchten" en "Maandag".
Minuten 30 tot 50: gebruik de regel van twee minuten of maak een takenlijst voor e-mails die actie vereisen
De e-mails waarmee u nu achterblijft, zouden alleen die moeten zijn die actie behoeven. Als de actie in minder dan twee minuten kan worden voltooid, doet u dit nu. Als je meer tijd nodig hebt om het bericht af te handelen, voeg je het toe aan je takenlijst met een melding om je eraan te herinneren dat je het daadwerkelijk doet. Archiveer vervolgens de e-mail om uw inbox leeg te houden (u kunt er later nog naar zoeken).
Als je geen lijstmaker bent, kun je in plaats daarvan de nieuwe snooze-functie van Gmail gebruiken om de e-mail in je inbox te laten verschijnen wanneer je klaar bent om ermee om te gaan. Of, als u een Outlook-gebruiker bent, kunt u met de vervolgfunctie hetzelfde doen.
Minuten 50 tot 60: Update uw instellingen voor eenvoudig onderhoud
Gefeliciteerd met 's werelds meest georganiseerde inbox! OK, niet 's werelds meest georganiseerde inbox, maar je beste inbox tot nu toe.
Maar laat het feest niet te lang doorgaan, anders zul je merken dat het weer volloopt. U kunt dit voorkomen door filters in te stellen die uw inkomende berichten automatisch sorteren, zodat u dat niet hoeft te doen.
Mijn favoriete filter is voor nieuwsbrieven en e-mails die ik eigenlijk wil lezen, maar waar ik niet altijd de tijd voor heb wanneer ze binnenkomen. In plaats daarvan stel ik een filter in Gmail in dat ze allemaal naar een map "Later lezen" stuurt. (Outlook heeft een eigen versie van filters die 'regels' worden genoemd en die wat zwaar werk voor u kunnen doen.)
U kunt ook overwegen een automatisch antwoord in te stellen voor uw Gmail of Outlook wanneer u e-mails niet zo snel kunt beantwoorden als u normaal zou doen (zoals tijdens een conferentie, ongebruikelijke uren of op vakantie) .
En om echt door je berichten te vliegen, kun je een aantal sneltoetsen inschakelen voor Gmail of Outlook.
Na deze opruiming ben je niet meer van dat zeurende gevoel dat je een bericht hebt gemist of van het zinkende gevoel dat je elke ochtend met een volledige inbox te maken krijgt. Misschien ben je zelfs klaar om over te stappen op een meer geavanceerde e-mailorganisatie, bijvoorbeeld door te profiteren van de nieuwe Gmail, Chrome-extensies te gebruiken of deze Inbox AI-tool uit te proberen.
Of, aan de andere kant, als je merkt dat je nog veel werk te doen hebt - begin elke week 20 minuten te reserveren om deze stappen een voor een uit te voeren. Doe dat een paar weken en je zult merken dat je een inbox hebt die je leven echt gemakkelijker maakt.
