Je kijkt neer op je schijnbaar eindeloze takenlijst en hebt het gevoel dat je ofwel gaat overgeven of in tranen uitbarst - misschien allebei.
Ja, jullie zijn allemaal voor het stellen van prioriteiten, trucs voor productiviteit en magische formules die beloven je efficiënter te maken en je te helpen die taken strategisch aan te pakken. Maar deze keer ben je getroffen door een brutale realisatie: er is absoluut geen manier om dit allemaal op tijd voor elkaar te krijgen. Nee, er is geen nieuwe methode, mysterieus drankje of nuttige tip die je kan redden.
Dus wat nu? Wat kun je realistisch doen als je je realiseert dat het vrijwel onmogelijk is om door die takenlijst te bladeren en je deadlines te halen?
Haal iets van je bord
De beste oplossing wanneer je je in deze situatie bevindt, is verrassend eenvoudig: je moet iets (misschien zelfs een paar dingen!) Van je bord halen. En u moet dit zo snel mogelijk doen.
Ik weet wat je denkt: zal dat je niet ongeschikt en ongeschikt doen lijken? Ja, dat is een terechte zorg. Maar uiteindelijk is het nog steeds beter dan de deadline volledig te missen zonder waarschuwing of door elkaar te gooien op het allerlaatste moment.
Natuurlijk betekent iets van je bord verplaatsen niet dat je denkt dat die taak gewoon nooit moet worden voltooid - je hoeft het alleen maar van je onmiddellijke takenlijst te verwijderen. Dat kan op verschillende manieren gebeuren, waaronder het vragen van een collega om het voor je over te nemen, het aanvragen van een verlenging van de deadline of het benaderen van je baas over je overweldigende werklast om haar te helpen je prioriteit te geven.
Hoe dit uit te voeren
Klinkt in theorie goed, toch? Maar we weten allemaal dat het eigenlijk deze verzoeken doet, dat is het moeilijke gedeelte.
Gelukkig heb ik je gedekt. Ongeacht welke route u kiest om de belasting van uw huidige takenlijst te verlichten, u kunt een van deze e-mailsjablonen gebruiken om het op een beleefde en professionele manier te doen - waardoor u er niet uitziet alsof u je verantwoordelijkheden ontlopen.
Een collega om hulp vragen
Verzoek om een verlenging van de deadline
Je baas vertellen dat je overweldigd bent
Een opmerking over gemeenschappelijke beleefdheid
Voordat je deze sjablonen als een gek gaat kopiëren en plakken in een poging om je werklast een beetje beter beheersbaar te maken, laat me je met een woord van waarschuwing achterlaten: hoe sneller je mensen een melding kunt geven dat je hulp nodig hebt of je bent een deadline missen, hoe beter.
Niemand waardeert het om een taak of slecht nieuws op het bord te laten liggen in het elfde uur. Het is belangrijk dat u uw best doet om uw takenlijst en deadlines nauwlettend in de gaten te houden, zodat u - als u zich realiseert dat u de bal ergens op neerzet - ruim van tevoren op de hoogte wordt gesteld. Dat is belangrijk!
