Als iemand die zich zorgen maakt over het per ongeluk beledigen van mensen, ga ik vaak overboord in e-mail - vooral als ik feedback geef.
Ik gebruik buitensporige uitroeptekens, stel mijn constructieve kritiek in vraagvorm ("Ik denk dat dit rapport een aantal beelden kan gebruiken?") En vraag altijd of ze liever gewoon persoonlijk samenkomen om verder te bespreken.
Soms lees ik de berichten die ik heb verzonden opnieuw in en krimpt het in - de uitroeptekens die zo vriendelijk aanvoelden toen ik mijn antwoord schreef, laten het nu lijken alsof ik ongezond geobsedeerd ben door beelden in presentaties.
Hoewel ik weet dat ik deze gewoontes soms een stapje lager moet zetten, heb ik onlangs iets gelezen dat me aan het lachen maakte. Blijkt dat al mijn warmte en fuzziness me eigenlijk een been geeft.
Volgens een recent artikel over Quiet Revolution getiteld "7 manieren om machteloze communicatie te gebruiken", zijn dit slechts enkele van de technieken van mensen die invloedrijker en succesvoller zijn via e-mail. Kort gezegd, zegt ze, mensen die bescheidener overkomen, ook wel 'machteloze communicators' genoemd, hebben de neiging om vertrouwen te wekken en sterkere relaties op te bouwen.
En het tegenovergestelde is ook waar - wanneer u vragen als orders formuleert, alleen punten gebruikt en met te veel autoriteit in uw e-mails praat, heeft u minder kans op een goed antwoord (of helemaal geen antwoord). Zegt QR-oprichter en auteur van het artikel, Susan Cain:
Het komt neer op dit inzicht: wanneer mensen denken dat je hen probeert te beïnvloeden, waken ze over hun hoede. Maar wanneer ze het gevoel hebben dat je hen probeert te helpen, je weg naar het juiste antwoord te bedriegen, of om eerlijk te zijn over je eigen onvolkomenheden, stellen ze zich voor je open. Ze horen wat je te zeggen hebt.
Wat betekent dit? Dat minder formeel, minder zelfverzekerd en emotioneler in je e-mails is, is niet zo erg - zegt Cain, in feite citerend aan het onderzoek van auteur Adam Grant, "machteloze communicators brengen 68% meer omzet op".
Uiteraard zal elke e-mail die je verzendt met emoji's, alle hoofdletters en vraagtekens om je gevoelens goed te uiten, je waarschijnlijk als onprofessioneel, onzeker en zelfs ongepast tegenkomen in bepaalde situaties. Maar andere keren kan het het verschil maken.
Misschien betekent dat dat je om toestemming van iemand moet vragen voordat je een andere opdracht op zijn manier gooit: werkt dit voor jou? Graag bespreken hoe we het werk tussen ons kunnen verdelen! in plaats van dat ik je notities tegen vrijdag nodig heb.
Of neem even de tijd om uw verzoeken menselijk te laten klinken, bijvoorbeeld door te zeggen: Kunt u met gedachten bij me terugkomen? in plaats van adviseren.
Of zelfs je e-mails gewoon ondertekenen met "Bedankt!" Of "Fijn weekend!" In plaats van het meer formele "Beste".
Net zoals je niet op een extreem formele, formele manier met je collega's zou praten, wil je niet zo koud overkomen via e-mail. Omdat als je wilt dat mensen reageren, je daar een goede reden voor moet geven - en iemand die vriendelijk en soms kwetsbaar is, heeft uiteindelijk veel meer kans om respect te verdienen dan iemand die helemaal niet opengaat.
Wil je weten wat je collega's nog meer kapot maakt? We hebben alle e-mailetiquettips samengesteld die u nodig hebt om ervoor te zorgen dat iedereen uw berichten daadwerkelijk leest (en erop reageert).
