Soms moet je harde e-mails schrijven.
Je moet feedback delen met iemand in een ander kantoor, of het niet eens zijn met een stakeholder, of iemand vertellen dat ze het verknald hebben - en een telefoongesprek of persoonlijke vergadering opzetten zou een overreactie zijn (en het risico loopt de situatie een nog grotere deal te maken) .
Dat gezegd hebbende, wanneer de meest goedaardige biljetten verkeerd kunnen worden geïnterpreteerd, is de inzet zelfs nog hoger wanneer je iets belangrijks te zeggen hebt.
Als iemand die op afstand werkt: ik e-mail mensen voortdurend met feedback. En hoewel ik het honderden keren heb gedaan, krijg ik nog steeds een kleine put in mijn buik als ik schrijf dat iemands werk veel veranderingen nodig heeft.
Maar mensen reageren vaak veel positiever dan ik had gedacht. Ik waardeer een formule die ik gebruik die harde e-mails zo vriendelijk en behulpzaam mogelijk maakt.
Dit gaat als volgt:
Regel 1: Zeg iets vriendelijks
Wanneer je de openingszin schrijft (dat wil zeggen na de aanhef), kan het handig zijn om je voor te stellen dat het een gesprek is. Als iemand op je af zou lopen en meteen in hun punt zou duiken, zou je afgeschrikt worden.
Daarom is een regel als Hoe was je weekend? of ik hoop dat deze noot je goed vindt, zo overbodig als het lijkt, helpt de zaken op de juiste toon te zetten.
Regel 2: Hem of haar bedanken
Indien van toepassing, is het leuk om de inspanningen van de ander op te merken. Je wilt niet duiken in wat ze verkeerd hebben gedaan zonder de tijd te erkennen die ze hebben uitgegeven aan wat ze ook hebben verzonden.
Het is net zo eenvoudig als: Heel erg bedankt voor je hierover.
Regel 3: Wijs op iets positiefs
Niemand wil zich idioot voelen (of zoals jij denkt dat ze dom zijn). Dus, hoewel je niet in de maling wilt nemen, is het belangrijk om de tijd te nemen om naar de ene kracht van het werk van de andere persoon te wijzen.
Probeer het, ik kan zien waar dit toe zou kunnen leiden. U kunt bijvoorbeeld een direct rapport vertellen dat u kunt zien hoe de strategie die zij implementeerden het team zou helpen beter te werken. Of u kunt een collega vertellen dat hij uitstekend werk heeft geleverd door de belangrijkste zorg van de klant aan te pakken.
Natuurlijk is het belangrijk om deze opmerking eerlijk te houden. Je moet iets vermelden dat echt nuttig is, en je moet niet zoveel lof geven dat de rest van je bericht de ontvanger volledig verblindt.
Hoofdgedeelte van de e-mail: wijzigingen doorlopen (en resultaten)
Geloof het of niet: mensen waarderen het om te weten waarom je ervoor hebt gekozen om dingen anders te doen. Het is contra-intuïtief (omdat wie wil horen hoe ze het in detail hebben verknald?), Maar in werkelijkheid laat het zien dat je een hoge mening over hen hebt.
Het laat zien dat je het niet alleen oneens bent met het doel. Bovendien laat het je zien dat ze slim genoeg zijn om van feedback te leren en aan je toekomstige verwachtingen te voldoen.
Om te voorkomen dat je te veel uitweidt over wat er mis is gegaan, beperk je tot zinnen die het formaat van … volgen. En als je meer dan één wissel hebt, gebruik dan opsommingstekens.
Het ziet er zo uit:
Of:
- Je zult zien dat we enkele wijzigingen hebben aangebracht in het pitchdeck, op basis van feedback van het leiderschapsteam.
- In die zin zou ik graag zien dat die veranderingen door andere aspecten van de presentatie worden doorgevoerd, omdat we zouden willen dat ze consistent zijn.
Laatste lijn
Sluit altijd af met de vraag of u iets kunt ophelderen of vragen kunt beantwoorden.
Laat het me weten als ik vragen kan beantwoorden, lijkt misschien vanzelfsprekend, het dient een doel. Het maakt de hele geest van uw e-mail meer collaboratief.
Plots gaat het van, zeggende: "hier zijn veranderingen - punt" tot "hier zijn veranderingen - zou je me laten weten of een van hen geen zin heeft?"
Dan is alles wat u nog heeft een sign-off - elke standaard sign-off (beste, oprecht, bedankt!) Volstaat.
Alles bij elkaar gezet
- Voorbeeld van verandering en hoe dit een positief resultaat zal opleveren
- Indien van toepassing: voorbeeld van verandering twee en hoe dit een positief resultaat zal opleveren
- Indien van toepassing: voorbeeld van verandering drie en hoe dit een positief resultaat zal opleveren
Nu je echt constructieve feedback hebt samengesteld, moet je even nadenken over je onderwerpregel. Misschien hoef je alleen maar op antwoord te drukken, maar het kan zijn dat een kleine verandering de hele toon beïnvloedt. (Wist je dat 'vandaag' de voorkeur verdient boven 'urgent'? Hierover meer - en andere woorden om te vermijden -).
Niet elk bericht dat je verzendt zal vol lof zijn - en dat is OK. Als je de tijd neemt om het zorgvuldig te schrijven, gaat dat een lange weg.
