Ooit uit een vergadering gelopen met de gedachte: "wauw, zijn we nergens terechtgekomen ?"
Een groep samenbrengen kan vaak de meest efficiënte manier zijn om een grote beslissing of een plan te maken. Maar het werkt alleen als de vergadering goed is opgezet.
Dus als het uw beurt is om te leiden, gebruikt u deze vijf stappen om uw vergadering tot een succes te maken - nog voordat u de deur binnenloopt.
1. Nodig de juiste mensen uit
Niets kan een vergadering ontrafelen zoals de verkeerde mensen in de kamer hebben. Als het uw doel is om de groep aan het einde van de vergadering een beslissing te laten nemen, zorg er dan voor dat iedereen met een belangrijke inzet of vetorecht over die beslissing aan tafel ligt. Een nieuwe verkoopstrategie voor een product bespreken? U zult waarschijnlijk willen dat verkoopleiders en de productmanager aanwezig zijn, anders wordt er niets beslist.
Aan de andere kant kan het hebben van te veel "extra" mensen - of mensen die aanzienlijk meer senior of meer junior zijn dan alle anderen in de kamer - de dynamiek weggooien. Als je het hoofd van PR niet nodig hebt bij een productiewijziging, nodig hem dan niet uit. Als iedereen wordt geïntimideerd door de CFO, laat haar dan weg uit een eerste brainstormvergadering.
2. Denk na over het geven van huiswerk
Wilt u dat mensen beginnen met een schone lei, of zou het voor iedereen nuttig zijn om de vergadering binnen te lopen met wat achtergrondinformatie? Als u een plan presenteert waarop u input wilt, stuur het dan de avond ervoor (niet het uur ervoor), zodat de kans bestaat dat ten minste enkele aanwezigen tijd hebben om het te bekijken en te verwerken.
En als u wilt dat mensen ideeën naar de vergadering brengen - vertel het hen.
3. Stel een agenda in
Als u de vergadering organiseert, moet u de agenda instellen. Als je de vergadering begint met te zeggen: 'We zijn hier om onze strategie voor sociale media te bespreken. Wie heeft ideeën? ”- Nou, je vraagt om chaos.
Deel in plaats daarvan de onderwerpen uit waarover u de groep wilt laten discussiëren, of schrijf ze op een whiteboard of flipover, in de volgorde waarin u ze wilt behandelen. Uw agenda kan bijvoorbeeld zijn:
Als iedereen het plan kent, is de kans groter dat ze op het onderwerp blijven. Bovendien geeft de agenda je een structuur om op terug te vallen: als de discussie loskomt van onderwerp of kraampjes, kun je iedereen in de kamer eraan herinneren wat je zou moeten bespreken.
4. Vertel mensen de doelstellingen
Doelstellingen zijn niet hetzelfde als een agenda. Een agenda is waar je over gaat praten. Doelstellingen zijn wat u wilt bereiken, of doelen voor de vergadering: beslissingen die aan tafel moeten worden genomen, volgende stappen waarover overeenstemming moet worden bereikt.
Doelstellingen voor de bovenstaande hypothetische bijeenkomst kunnen bijvoorbeeld zijn:
5. Geen verrassingen: “Pre-sell” uw grote ideeën
Als u een groot plan of aanbeveling presenteert, is het altijd in uw voordeel om te weten hoe mensen in de kamer zullen reageren. Wie zal je waarschijnlijk ondersteunen? Wie zal je waarschijnlijk uitdagen en welke bezwaren zullen ze waarschijnlijk opwerpen?
Identificeer vóór de vergadering belangrijke mensen van wie de mening belangrijk is, en deel uw plan of aanbeveling één op één met hen. Vraag om input. "Verkoop" uw idee vóór de grote vergadering. Noteer eventuele problemen die ze naar voren brengen en pas de manier waarop u uw plan presenteert aan om deze problemen aan te pakken.
De VP of Finance denkt dat uw lanceringsplan te veel gaat kosten? Zorg ervoor dat u een budgetraming opstelt en ontdek de kosten van andere lanceringen zodat u uw voorgestelde budget in perspectief kunt plaatsen. Op die manier zal het gesprek niet verdwijnen als ze zegt dat je plan 'duur klinkt'.
Aan de andere kant, als iedereen van de sociale media-component van je plan houdt - geweldig. Verspil geen 20 minuten om te rechtvaardigen waarom sociale media belangrijk zijn, duik gewoon in de details van uw werkelijke plan of richt de aandacht van de groep op andere gebieden waar u beslissingen moet nemen.
Als je jezelf van tevoren organiseert, de juiste groep samenbrengt en verrassingen vermijdt, stel je jezelf op om het maximale uit de tijd samen te halen. Bovendien zul je zeker indruk maken op iedereen in de kamer met je voorbereiding en de kans krijgen om te schitteren als leider.
