Er zijn veel getalenteerde administratieve assistenten die er zijn. Ik heb veel mensen ontmoet, zowel mannen als vrouwen, die een carrière hebben gemaakt als uitvoerende assistenten, officemanagers of administratieve coördinatoren, die hun talenten van evenementenplanning, projectbeheer en klantconciërge hebben ontwikkeld tot een goedbetaalde carrière. Dit soort werk is belangrijk en houdt bedrijven draaiende.
Ik ben echter geen administratief medewerker - noch ben ik bijzonder getalenteerd in deze administratieve taken. Ik ben geweldig met klanten, maar als het gaat om het coördineren van reizen en vervoer van meerdere mensen, ben ik niet je meisje. Ik ben vriendelijk, maar mijn stem, die qua toonhoogte vergelijkbaar is met die van een 10-jarige, leent zich niet voor een professioneel telefoongedrag. Ik weet natuurlijk niet hoeveel kilo aardappelsalade ik moet bestellen voor een lunch voor 20 personen. Ik heb eigenlijk nooit een groot feest gepland - mijn moeder heeft mijn hele bruiloft gepland.
En toch werd er vaak van uitgegaan dat ik op mijn werk administratieve taken zou opnemen - aantekeningen maken, lunchen, kopieën maken - omdat ik de enige vrouw ben die bij een project betrokken is. Veel professionele vrouwen hebben vergelijkbare ervaringen met mij gedeeld. Een voormalige collega in de uitgeverij en de media-industrie vertelde me onlangs dat haar mannelijke collega's als vanzelfsprekend aannamen dat ze agenda-uitnodigingen stuurde, vergaderruimtes boekte en aantekeningen maakte voor een interdepartementaal project. Ze is senior bestuurder en heeft meer dan 15 jaar ervaring, vergelijkbaar met of hoger dan die van haar collega's.
Wat nog verontrustender is, is de veronderstelling dat vrouwen op de een of andere manier meer uitgerust zijn om deze dingen te doen dan hun mannelijke tegenhangers. Hoewel we zoveel vooruitgang hebben geboekt, kunnen sommige (hoewel natuurlijk niet alle) van onze oudere mannelijke collega's niet de indruk wekken dat ons meisjes gewoon beter zijn in het maken van aantekeningen en het verzenden van uitnodigingen.
Ik aarzel om een 'hoe'-stuk te schrijven over het omgaan met deze situatie, omdat de verantwoordelijkheid voor het omkeren van culturele tradities niet alleen bij één geslacht moet liggen. Maar als je bent zoals ik, heb je werk te doen (feitelijk werk, het werk waarvoor je betaald wordt) en moet je dit probleem in de kiem smoren terwijl het gebeurt. Dus, erkennend dat dit kortetermijnoplossingen zijn voor een probleem dat meer dan een paar werkdagen nodig heeft om het probleem op te lossen, hier is wat voor mij heeft gewerkt.
1. Stel jezelf de vraag: is dit een moment waarop alles op het dek staat of is dit ongepast?
Ik vind het niet erg om binnen te komen tijdens een "all hands on deck" -situatie. Ik werk bijvoorbeeld momenteel voor een kleine startup en heb, als gevolg van de omvang en het budget van het bedrijf, verantwoordelijkheden op zich genomen met betrekking tot operaties, financiën en HR die normaal gesproken niet vereist zijn van iemand in marketing. Ik beschouw deze extra verantwoordelijkheden niet als ongepast, maar eerder de lay van het land in de startup-wereld.
Als u daarentegen merkt dat uw teamleden u herhaaldelijk vragen (in plaats van andere professionele professionals, en vooral in plaats van uw mannelijke collega's) om te zorgen voor administratieve taken die geen verband houden met uw functie, zoals bestellen of lunch halen - ga naar # 2.
2. Breng geen precedent tot stand
In een van mijn eerste posities op de graduate school bood ik aan om de lunch op te halen voor mijn baas op de eerste dag. Ik probeerde aardig te zijn, maar ik wist onbewust een gevaarlijk precedent: daarna vroeg hij me om hem de hele tijd te laten lunchen.
Er is niets mis met vriendelijk en behulpzaam zijn, maar er zijn tal van manieren om de bereidheid te tonen om verder te gaan dan de plicht, afgezien van persoonlijke boodschappen doen of opspringen wanneer iemand iets FedExed nodig heeft. Leer van mijn fout en denk lang en hard na voordat je dit pad inslaat.
U kunt zelfs het precedent instellen dat u niet wilt: als u deel uitmaakt van een projectteam waaraan geen beheerder is toegewezen, neem dan tijdens de eerste planningsvergadering de tijd om rechtstreeks de vraag te beantwoorden wie zorg dragen voor het organiseren van vergaderingen, het laten afdrukken van documenten, enzovoort. Beveel vanaf het begin aan dat deze taken over iedereen worden verdeeld of dat teamleden elkaar afwisselen.
3. Leer ze vissen
Het doel van vrijwilligerswerk om administratieve taken te voltooien moet zijn om je bereidheid om samen te werken en werk gedaan te krijgen te laten zien, niet om te laten zien dat je gewoon voor andere mensen werkt. Met dat in gedachten, als je merkt dat collega's je herhaaldelijk vragen om vergaderingen te scannen, faxen, kopiëren of plannen, zeg je eenvoudig: “Laat me je zien hoe je dit moet doen, zodat je me niet steeds hoeft te vragen. Het is heel eenvoudig. ”En loop ze vervolgens door het proces.
Dit zal zowel de persoon ontmoedigen om deze gunst opnieuw te vragen als het dwaze gevoel verminderen van: "Ik ben gewoon zo hulpeloos en slecht met technologie, is dat niet schattig?" Dat vaak bij deze verzoeken hoort. Jij en ik weten allebei dat voor dit soort taken geen magische krachten nodig zijn, slechts een paar minuten tijd. En over tijd gesproken:
4. Kom op voor uw waardevolle tijd
Als een collega u vraagt om een stapel documenten van 40 pagina's te kopiëren en te verzamelen, vraagt hij u om tijd te besteden aan een taak die veel mensen zouden kunnen doen in plaats van aan uw eigen projecten te werken, wat waarschijnlijk alleen u kunt doen.
Administratieve activiteiten zijn belangrijk, maar dat betekent niet dat je er elke dag voor moet zorgen. Je hebt een ander werk te doen, en tijd vrijmaken daarvan kan nadelige gevolgen hebben. Als uw prestaties achteruitgaan omdat u te veel van uw tijd aan administratieve taken hebt besteed, ziet uw manager dit als een onvermogen om effectief prioriteiten te stellen. U kunt ook een bericht sturen dat u eigenlijk werkgerelateerd werk verkiest . Vergeet in plaats daarvan dat eventuele "optionele" verantwoordelijkheden kansen moeten zijn om uw vaardigheden aan te tonen, professioneel te ontwikkelen of uw manager te laten zien dat u bewust nadenkt over uw toekomst bij het bedrijf.
Ik kan niet genoeg benadrukken dat er niets vernederends is aan administratief werk. Maar als u geen administratieve rol hebt, is er geen reden dat uw collega's moeten eisen of aannemen dat u de standaardbeheerder bent, alleen omdat u de enige vrouw in de vergaderruimte bent. Kom voor jezelf op en ga weer aan het werk.
