Hoe vaak merkt u dat u niet door uw takenlijst komt?
En nee, inclusief “Write to-do list” om jezelf iets te geven om meteen af te schaffen, telt niet als een overwinning.
Natuurlijk is het niet altijd jouw schuld - elke brandoefening die opduikt, maakt je lijst alleen maar langer en langer.
"We zijn gewoon te druk door ons leven te gaan, proberen de ballen in de lucht en onze hoofden boven water te houden: is er een betere manier om dit te doen?" Zegt Maura Thomas, oprichter van RegainYourTime.com en auteur van Personal Productiviteitsgeheimen .
Blijkt dat er een is - als je een tip van Dwight D. Eisenhower neemt.
Populair gemaakt door Stephen Covey, maar gebaseerd op de productiviteitsprincipes van de voormalige president, helpt de Eisenhower Matrix u om uw taken te categoriseren op basis van hun niveau van belangrijkheid en urgentie, zodat u kunt beslissen waar u uw energie op wilt richten.
Door uw taken in een van de vier duidelijk gedefinieerde categorieën te sorteren, dwingt de Eisenhower Matrix u om te evalueren wat uw tijd echt waard is - en wat kan worden gedelegeerd of zelfs helemaal genegeerd.
Hieronder geven we voorbeelden van de soorten activiteiten die in elke categorie vallen. Zie hoe u uw takenlijst zou verdelen; volg vervolgens het advies van Thomas over hoe u elk type kunt aanpakken, zodat u meer kunt bereiken in minder tijd.
Categorie # 1: belangrijk en dringend
Je assistent waarschuwt haar en haar laatste dag is morgen. Een spoedopdracht van een klant gooit een sleutel in een project dat soepel verliep. Deze taken worden beschouwd als een crisis of hebben kritische deadlines waaraan u moet voldoen.
Hoe ze aan te pakken
Omdat je niet kunt voorspellen wanneer crises opduiken, neem je aan dat deze zich zullen voordoen en laat je ruimte over in je schema.
"De meeste mensen overschatten zichzelf, maar als er iets misgaat, vallen al je plannen als dominostenen, " zegt Thomas. De oplossing? Vul niet meer dan 60% van uw productieve tijd in.
Als u bijvoorbeeld van 8 uur 's ochtends tot 6 uur' s middags werkt, laat u ongeveer vier uur in uw agenda leeg voor noodgevallen. Als er die dag geen noodsituaties zijn, heb je geluk en kun je de taken van de volgende dag doorzetten.
Categorie # 2: belangrijk maar niet dringend
Een netwerklunch plannen met een personeelsmanager. Een stap vooruit zetten bij het plannen van uw gezinsvakantie. Brainstormen over langetermijndoelstellingen voor uw team. Deze taken beïnvloeden uw grote doelen, maar hebben niet noodzakelijk een brandende deadline.
Hoe ze aan te pakken
De meeste van deze items zullen grote projecten zijn in plaats van dagelijkse taken, dus maak elk deel uit in hapklare deadlines om je op weg te helpen, zegt Thomas.
Voor items die u niet kunt afbreken, bepaalt u een bepaalde hoeveelheid tijd waaraan u eraan kunt werken die u kort voelt, zodat de taak zelf minder overweldigend aanvoelt.
Thomas stelt ook voor om slechts drie belangrijke, maar niet-urgente taken op te nemen in uw dagelijkse takenlijst, zodat u tijd overhoudt voor e-mails, vergaderingen en crises - en waar mogelijk eraan werken op de momenten dat u zich het meest energiek voelt.
Categorie # 3: niet belangrijk maar dringend
E-mails, telefoontjes, vragen van collega's - dit zijn de dingen die u onmiddellijk moet aanpakken, zelfs als ze u niet helpen met uw grotere doelen.
Hoe ze aan te pakken
"De eenvoudigste manier om je afleiding te beheersen, is door je technologie te beheersen, " zegt Thomas.
Controleer eerst uw e-mail slechts een paar keer per dag, bijvoorbeeld om de drie uur of nadat u een belangrijkere taak hebt voltooid. Om ervoor te zorgen dat u zich eraan houdt, sluit u uw e-mail volledig af, zodat u niet in de verleiding komt om waarschuwingen te controleren.
Hetzelfde geldt voor uw telefoon: zet deze volledig stil - leg hem dan in een lade of met de bedrukte zijde naar beneden op uw bureau zodat u de waarschuwingen niet ziet.
En als u te veel telefoontjes of vragen van collega's ontvangt buiten de periode die u voor hen hebt gereserveerd, sluit u gewoon de deur van uw kantoor, zet een koptelefoon op of plaatst u een 'niet storen'-bord op uw stoel of kastwand.
Categorie # 4: Niet belangrijk en niet urgent
Of het nu gaat om het registreren van onkostenrapporten, het opstellen van contracten of het indienen van papieren, "dit zijn de taken die geen grote impact op ons werk hebben als we ze eenmaal hebben uitgevoerd, maar ze gaan niet weg", zegt Thomas.
Hoe ze aan te pakken
Thomas besteedt zoveel mogelijk van deze taken uit door ze te delegeren aan een junior medewerker of, voor persoonlijke taken, een virtuele assistent.
Zelfs als je moet betalen voor hulp van buitenaf, kunnen de uren die je terugkrijgt om een belangrijker doel te bereiken - zoals eindelijk vooruitgang boeken bij die volgende grote carrièrestap - je op de lange termijn financieel vooruit helpen.
Gerelateerd: 6 personen, 6 evenwichtsoefeningen: de briljante work-life hack die mijn gezond verstand redt
