Je zegt waarschijnlijk heel wat sorry op het werk. En dat komt omdat u waarschijnlijk fouten maakt die excuses met zich meebrengen. Dat hoort er gewoon bij.
Maar de meesten van ons denken niet na over hoe we deze excuses kunnen aanbieden. Vooral als we ons niet 100% verantwoordelijk voelen voor wat er is gebeurd. In plaats daarvan fladderen we ze uit en denken we niet meer aan hen - wat, zoals iedereen die denkt dat ze een meer oprechte verontschuldiging verdienen, je zou kunnen vertellen - kan ervoor zorgen dat mensen je niet leuk vinden of wantrouwen.
Hier zijn de vijf stappen naar een oprechte, professionele en respectabele verontschuldiging als u dit wilt voorkomen.
1. Zeg eigenlijk de woorden 'Het spijt me'
Klinkt vanzelfsprekend, maar het zou je verbazen hoeveel mensen zich verontschuldigen zonder deze twee woorden te zeggen.
"Ik realiseer me dat ik een fout heb gemaakt, " "Ik begrijp dat je gewond bent geraakt, " "Ik voel me slecht, " zijn allemaal grote voorwoorden, maar ze betekenen eigenlijk niet hetzelfde als "Het spijt me."
Wat er ook gebeurde, wie er fout zat, of hoe ingrijpend de situatie was, als iemand anders op de een of andere manier pijn deed, zeg dan dat het je spijt . Je meent het pas echt als je het hardop zegt.
2. Specifiek worden
Zeg waar je spijt voor hebt, zodat de persoon aan de ontvangende kant weet dat het je niet spijt dat je je in deze situatie bevindt, maar het spijt je wat je daar heeft gebracht. Maak duidelijk dat u de gevolgen van uw fout begrijpt - ernstig of anderszins.
Door eenvoudig de impact te vermelden, maakt u de persoon duidelijk dat u weet waarom u dit gesprek voert.
Bonus onderdeel van deze stap is dat het u de verantwoordelijkheid laat nemen voor uw aandeel in wat er is gebeurd, zonder collectieve verantwoordelijkheid te nemen voor een grootschalige teamramp.
3. Focus op je non-verbale signalen
Woorden schaden natuurlijk slechts 7% van het bericht dat je verstuurt. Je lichaamstaal, toon en oogcontact weerspiegelen allemaal hoe je je voelt over iets, dus zorg ervoor dat deze onder controle zijn.
Denk er eens over na: Als iemand sorry tegen je zei terwijl hij zijn armen over elkaar sloeg en naar de vloer keek, zou je dan echt geloven dat ze het meenden?
Kijk in plaats daarvan naar de persoon met wie je spreekt. Houd je lichaam open en gastvrij (armen langs je zijkanten en schouders naar achteren). Glimlach niet, maar gloei ook niet.
Als ik nerveus ben om me te verontschuldigen, of het nu is omdat ik een grote fout heb gemaakt of omdat de ontvanger intimiderend is, oefen ik altijd wat ik met een vriend ga zeggen - dit kan ook een geweldige oefening voor je zijn.
4. Vermijd excuses
Het is ongelooflijk instinctief om terug te gaan naar iets als we het eenmaal hebben gepubliceerd. We zijn bang om er slecht uit te zien, zo vaak zullen we onze verontschuldigingen volgen met een "maar" of "goed" waarin wordt uitgelegd waarom het misschien een beetje onze schuld was.
Maar oprecht sorry zeggen draait allemaal om toegeven dat je ongelijk hebt en het bezitten ervan. Dus, als je geneigd bent om een excuus te taggen, weersta de drang. Natuurlijk kan je verontschuldiging soms worden gevolgd door een ongemakkelijke stilte, maar je moet accepteren dat alles zichzelf niet altijd meteen rechtzet.
Hierna kunt u …
5. Bied aan om het op te lossen (of in de toekomst te voorkomen)
Zodra je het hebt gezegd, laat je zien dat je bereid bent je fout te herstellen. Als dit deze keer niet lukt (omdat wat gedaan is, wordt gedaan), leg dan uit hoe je dit in de toekomst niet meer kunt voorkomen.
Voeg alles samen
Stel dat u bent vergeten een e-mail te sturen naar een klant die u namens uw manager zou moeten verzenden.
In het verleden zou je kunnen zeggen:
Sorry daarvoor.
Maar nu zeg je:
Het spijt me dat ik vergeten ben dat statusrapport vrijdag naar de klant te sturen. Ik weet dat ze verwachtten dat het daar zou zijn en het reflecteerde je slecht dat het niet zo was. Ik maakte een aantekening in mijn agenda voor elke vrijdag en stuurde het zo door dat dit niet meer zal gebeuren.
Let wel, het is heel goed mogelijk dat zelfs het volgen van deze stappen de spanning niet zal verlichten. Dus hier zal ik klinken als een gebroken record en zeggen: iedereen maakt fouten. Het is zonde om ze te maken, zich te verontschuldigen en om te gaan met de speling die met hen gepaard gaat.
Maar hoewel je oprechte verontschuldiging misschien niet goed overgaat in de loop van de tijd - terwijl je bewust werkt om dingen op te lossen - zal de persoon je goede intentie zien. En je zult blij zijn dat je de moeite hebt genomen om op de juiste manier 'sorry' te zeggen.
