U bent net klaar met een vergadering en u hebt een specifieke set taken toegewezen gekregen. Wat gaat u doen met uw aantekeningen voordat u uw laptop sluit en een snack neemt? Je gedachten en ideeën? Uw taken?
Als je bent zoals ik, wil je profiteren van de drukte, de motivatie en de ideeën die in je hersenen rondcirkelen voordat je ze voorgoed verliest.
Toen ik op de universiteit zat, ging ik naar een workshop over notities maken. Onder veel goede tips, heb ik geleerd dat het toevoegen van symbolen in mijn notities me kon helpen ze te organiseren en te begrijpen welke actie (of niet-actie) nodig was toen ik terugging om ze te lezen.
Dus ontwikkelde ik een korte sleutel:
- Een driehoek gaf aan dat ik meer over een onderwerp moest leren.
- Een kleine stip betekende dat de informatie belangrijk was, maar vereiste op dit moment geen verdere actie (met andere woorden, ik kreeg het).
- En een cirkel betekende dat het actie vereist waarbij iemand anders betrokken was (zoals het opvolgen van de professor om zich meer op zijn gemak te voelen met het materiaal).
Op een gegeven moment in mijn carrière, toen het erg druk werd en ik voelde dat ik in veel verschillende richtingen werd getrokken (en in veel verschillende vergaderingen), ontdekte ik dat ik een manier moest hebben om mijn werk bij te houden. Dus ik reikte terug naar mijn studententijd en herinnerde me het eenvoudige proces dat ik gebruikte en paste het aan voor wat ik nu doe.
De sleutel om dit voor u te laten werken, is natuurlijk alleen van toepassing als u uw notities met de hand schrijft. Nu weet ik dat je waarschijnlijk op alle uren van de dag op je computer bent gelijmd, maar het schrijven van je notities is niet alleen geweldig voor je geheugen, maar het dwingt je ook om volledig oplettend te zijn in vergaderingen (waardoor het onmogelijk wordt afgeleid te worden door tabbladen of e-mails). Sluit dus uw computer en begin een notebook aan te sluiten wanneer u mensen ontmoet.
Verlaat vervolgens uw vergaderingen en zorg ervoor dat u uw volgende stappen begrijpt.
Als u dat niet doet, kunt u altijd vragen: 'Voordat we klaar zijn, wil ik gewoon duidelijk zijn wie wat doet …' of 'Vraag: is dit iets dat ik zou moeten opvolgen?' Als u zeker weet wat de volgende stappen zijn, markeer uw aantekeningen dienovereenkomstig.
Als u eenmaal weet wat uw deliverables zijn (gebaseerd op alles gemarkeerd met een driehoek of cirkel), kunt u ze vervolgens overbrengen naar uw takenlijst - of dit nu op papier of op uw computer is.
Dat is alles wat er is! Met behulp van deze methode kunt u er zeker van zijn dat u uit elke vergadering energiek, georganiseerd en zeker weet wat u verder moet doen.
En er is geen beter gevoel dan een echt productieve vergadering te hebben.
