Ah, de zakelijke reiziger. Hollywood wil ons laten geloven dat deze mensen wereld-vermoeide wegstrijders zijn die uit geslagen koffers leven en op twijfelachtig luchthavenvoedsel leven. Ze zijn slaaptekort, jetlag en haasten zich constant om vergaderingen te maken, make-up op te doen of een elektrisch scheerapparaat te besturen over hun schaduwen van vijf uur op de achterbank van taxi's.
En hoewel zakenreizen zeker frustrerend kunnen zijn, hoeft dat niet zo te zijn.
De slimste zakenreizigers weten hoe ze elke vergadering gemakkelijk kunnen maken. Ze zien er nooit gerommel, gerimpeld of bloederig uit. Ze weten zelfs hoe ze het naar hun zin moeten hebben tijdens een bezoek aan een nieuwe stad - en jij ook. Om erachter te komen hoe we met enkele van de zakenreisexperts van Booking.com hebben gesproken. Dit is wat ze te zeggen hadden.
Het juiste hotel boeken is zowel kunst als wetenschap
Als je voor het eerst naar een stad reist, is het verstandig om dingen te onderzoeken zoals beloopbaarheid en spitsverkeer. Maar aangezien het verkeer heel erg buiten uw controle ligt, doet u uw best om het helemaal uit uw planningsvergelijking te verwijderen. Seqouya Springfield, een klantenservice-medewerker van Booking.com gevestigd in Orlando, benadrukte het belang van het boeken van uw accommodatie zo dicht mogelijk bij het kantoor of congrescentrum van uw klant.
"Zelfs als u een goedkoper hotel of een hotel met betere voorzieningen vindt dat verder van uw bestemming ligt, maakt u een afweging op het gebied van reiskosten en reistijd, " zei ze. "Je weet niet hoe het verkeer zal zijn in een nieuwe stad, dus de slimste keuze is het hotel dat het dichtst bij je bestemming ligt."
Ze voegde eraan toe dat er enkele groentefouten zijn die grote hoofdpijn kunnen veroorzaken voor zakenreizigers.
"Als iemand bij uw bedrijf uw kamer boekt, zorg er dan voor dat ze op de juiste plaats boeken, " zei ze. "Deel uw voorkeuren en prioriteiten met de administratief medewerker of wie uw kamer ook boekt. Zorg ervoor dat zij ook weten waar uw vergaderingen zijn."
"En, " voegde ze eraan toe, "als ze boeken met een kaart die niet op jouw naam staat, neem dan van tevoren contact op met het hotel om erachter te komen of je een machtigingsformulier nodig hebt - en zorg ervoor dat iedereen op de kamer staat als je reizen met een groep! "
Pack Like a Pro
Dov Dorati is een in Miami gevestigde samenwerkingsspecialist met Booking.com en een ervaren zakenreiziger. Ze zit ook stevig in de "check nooit een tas tenzij je moet" kamperen. Dus hoe blijft ze ingedrukt en scherp als ze uit een enkele handbagage leeft?
"Koop zoveel kreukvrije kleding als je kunt, " zei ze. "Als u van plan bent een pak of een blazer te dragen voor uw klantbijeenkomst, draag dan de jas in het vliegtuig. Dat bespaart ruimte in uw tas en voorkomt dat uw jas verkreukelt tijdens het transport. Draag uw grootste en grootste schoenen aan het vliegtuig ook. "
Geef jezelf voldoende tijd
Je hebt veel op je bord, dus je wilt de reistijd minimaliseren door een vlucht te boeken die net genoeg tijd heeft om naar je bestemming te komen, toch?
Fout.
"Als u een vroege ochtendvergadering hebt, vlieg dan de avond ervoor", zegt Miles McMullin, een key accountmanager van het Booking.com for Business-team. "Je hebt geen controle over vluchtvertragingen, dus geef jezelf voldoende tijd door de nacht ervoor te reizen. Je kunt altijd werk gedaan krijgen nadat je aankomt, en je hebt misschien zelfs tijd om de stad een beetje te verkennen."
Een andere manier om uw tijd te maximaliseren en stress te minimaliseren, is om verbindingen waar mogelijk te vermijden. Ontvang rechtstreekse vluchten naar uw bestemming, indien beschikbaar.
En als u eenmaal bent gearriveerd, bega dan niet de fout het verkeer te onderschatten. Als je in een nieuwe stad bent en de verkeerssituatie niet kent, geef jezelf dan meer tijd om naar het kantoor van je klant te reizen dan je denkt nodig te hebben. Er is niets ergers dan laat opdagen!
Last minute boeken kan een zegen zijn - en een vloek
Last-minute zakenreizen is onmogelijk te vermijden, vooral als u een klantrelatie hebt. Maar zoals Miles al aangaf, kan het boeken van een hotel op het laatste moment je helpen om een chiquer verblijf te krijgen.
"Hotels disconteren vaak hun onverkochte inventaris (dat wil zeggen lege kamers) op het laatste moment om te proberen de verliezen te minimaliseren, " zei Miles. "Dus je kunt vaak een mooiere kamer krijgen in een aantrekkelijker hotel voor veel minder dan je normaal zou betalen voor een vergelijkbare kamer."
Maar er is ook een nadeel aan het reizen op het laatste moment: je vlucht is veel duurder dan als je van tevoren hebt geboekt. De les hier? Boek vluchten zo vroeg mogelijk en overweeg om kamers dichter bij uw reisdatums te boeken als uw bedrijf dat toelaat.
Vermaken in stijl
Een van de beste delen van zakenreizen is klanten meenemen naar de stad voor het diner (en misschien een paar drankjes). Dit kan een belangrijk moment zijn bij het aangaan van een werkrelatie of het aangaan van een nieuwe deal. Het kan ook een potentieel mijnenveld zijn als je je huiswerk niet hebt gedaan.
"De eerste stap is het kennen van uw opties, " zei Dov. "Sites zoals OpenTable zijn geweldige bronnen als het gaat om het onderzoeken van restaurants in een nieuwe stad. Lees de beoordelingen en kijk altijd in het menu om er zeker van te zijn dat je het echt kunt betalen. En - dit is van cruciaal belang - maak altijd een reservering. Er is niets gênanter dan een klant meenemen en geen tafel kunnen krijgen. "
Miles heeft ook wat wijsheid over dit onderwerp toegevoegd:
"Vraag de lokale bevolking naar hun favoriete plekken, " zei hij. "Praat met uw barmannen en servers over waar ze naartoe willen. Vraag ook aan het hotelpersoneel. U kunt echt indruk op een klant maken door ze naar een lokale favoriet te brengen in plaats van alleen de chicste plek in de stad te kiezen."
Nu je het van de experts hebt gehoord, moet je volgende zakenreis minder stressvol, productiever en misschien zelfs veel leuker zijn. We zullen u nog een laatste tip geven: verlies uw bonnetjes niet! Neem een map mee en plaats elke bon erin, en maak een foto van elke bon met je telefoon. Dat maakt uw volgende onkostendeclaratie een stuk minder pijnlijk om in te vullen.
