Ik weet niet hoe het met je zit, maar er is niets waar ik meer van hou dan een goede, overzichtelijke, georganiseerde takenlijst. Een paar gemakkelijke dingen om 's ochtends af te vinken, een paar moeilijkere maar bevredigende taken voor de middag en een of twee bonusboxen voor mijn meest productieve, levendige dagen met het universum.
Helaas is dat nooit hoe mijn takenlijst er eigenlijk uitziet. Mijn actiepunten beginnen met "wat ik vandaag moet doen" en eindigen met "wat ik moet doen met mijn leven", en omvatten elke kleine stap die ik denk dat ik tussen moet nemen. Er zijn cirkels, sterren, doodles en verschillende markeerstiftkleuren. Samenvattend: het is chaos.
Vastbesloten om het lawaai te organiseren, onderzocht ik een heleboel hulpmiddelen en middelen om mijn taken een beetje voor de lente schoon te maken. Mijn favoriet? De Eisenhower-methode.
Als u op zoek bent naar een betere manier om uw takenlijst te beheren, werkt deze eenvoudige - maar effectieve! - tool.
Wat is het?
De Eisenhower-methode is een eenvoudige tool voor het beheren van tijd en prioriteiten waarmee u twee vragen stelt voor elke actie: is deze urgent? Het is belangrijk? Nagesynchroniseerd naar president Eisenhower, van wie werd gezegd dat hij de methode had gebruikt, volgt de tool het denkproces van zijn beroemde quote: "Wat belangrijk is, is zelden urgent en wat urgent is, is zelden belangrijk, " en organiseert uw taken in vier afzonderlijke secties.
Hoe gebruik ik het?
Pak eerst je gekke takenlijst.
Pak vervolgens een leeg vel papier en teken het volgende kwadrant. (Maar laat de tekst in het midden weg! Dat moet u invullen.)
Bron
Neem vervolgens elk item dat op dat chaotische stuk papier staat en plaats het in een van de vier dozen. Ze moeten het label 'Dringend en belangrijk', 'Belangrijk maar niet dringend', 'Dringend maar niet belangrijk' en 'Niet belangrijk of dringend' hebben.
Wat gaat waar heen?
Dringend en belangrijk: heb je een EOD-deadline? Dat komt hier. Is uw website gewoon gecrasht? Dat zou hier ook gaan. Heb je een huilende baby? Dat zou ook in dit vak gaan (hoewel het aan jou is om al dan niet "omgaan met huilende baby" te schrijven). Deze doos staat vol met de dagelijkse branden die je blust. En tenzij u zich in crisis PR bevindt, wilt u niet teveel in dit vak. Het betekent dat u meer tijd besteedt aan reactief zijn en minder tijd aan proactief werken.
Belangrijk maar niet dringend: in dit vak moet u het grootste deel van uw tijd doorbrengen. Het moet doelen op korte en lange termijn bevatten, zoals netwerken, bedrijfsplanning en lichaamsbeweging. Hoewel je deze activiteiten als niet urgent bestempelt, is het het beste om een tijdschema rond elke activiteit te plaatsen, zodat je zeker weet dat je ze klaar hebt.
Dringend maar niet belangrijk: dit is een telefoongesprek midden in een vergadering of een volledige inbox met e-mails die wachten op antwoorden (ondanks dat dit niet zo belangrijk is voor uw einddoel). Het zijn de vervelende dingen die midden op de dag opduiken en die je niet zoveel vooruit helpen, maar wel een hoop tijd kunnen kosten. Als je merkt dat een groot deel van je taken hier vallen, is het tijd om systemen in te bouwen om jezelf beter te beschermen. Zet bijvoorbeeld een middag buiten kantoor zodat mensen weten dat je later zult reageren en vertel je moeder om niet te bellen terwijl je aan het werk bent.
Niet belangrijk of dringend: wat doen ze dan op uw takenlijst? Serieus, als er taken in dit vak zijn, zoek dan een manier om ze kwijt te raken. Als u ze niet kwijt kunt, delegeer ze dan. En als je ze niet kunt delegeren, compileer ze dan in groepen van vier of vijf (of 10) om af te vinken tijdens een langzame, besneeuwde middag.
En voor jullie allemaal technische junkies die takenlijsten op je iPhone-notities hebben verzameld en zich afvragen hoe dit zich zal vertalen, wees niet bang. Er is zelfs een Eisenhower-app.
Kent u andere nuttige tijdbeheer- of organisatiehulpmiddelen die u de dag doorkomen? Vertel ons over hen!
