Als je me zou vragen om één ding te kiezen dat ik zou waarderen voor mijn professionele succes, wat denk je dat ik zou zeggen?
Een diploma van een prestigieuze universiteit? Een fantastisch netwerk van krachtige en invloedrijke individuen? Een die-hard werkethiek?
Nee. Het zijn mijn telefoonmanieren.
Ik meen het. Omdat zoveel van onze communicatie tegenwoordig elektronisch is, vergeten we vaak het belang van de verbindingen die we via de telefoon maken. Maar de waarheid is dat uw stem via de hoorn op iemand even indruk kan maken als uw persoonlijke aanwezigheid.
Een voorbeeld: onlangs had ik voor het eerst een ontmoeting met een vrouw in persoon. Ik was bang voor de ontmoeting en zette me schrap voor een strijdlustig en moeilijk uur - want na talloze ontmoetingen via de telefoon, had ze me zo getraind om te verwachten. Wil je zo dat anderen je zien? Ik dacht van niet.
Dus hier is hoe je je telefoonmanieren een flinke boost kunt geven en er ook je geheime wapen van kan maken.
Antwoord altijd bij de tweede of derde beltoon
Niemand hoefde me ooit dit advies te geven - ik ontwikkelde het als mijn eigen persoonlijke richtlijn na het observeren van wat me gek maakt als ik iemand probeer te bellen.
Veel mensen beschouwen de telefoon als een noodzakelijk kwaad op het werk, en nemen alleen hun toevlucht in tijden van urgentie. Dus ik probeer te onthouden dat als iemand me belt, ze waarschijnlijk meteen iets nodig hebben. De telefoon zo snel mogelijk opnemen is een eenvoudige manier om de persoon die belt te laten voelen alsof je al oplet en het kan helpen het gesprek op een positievere manier te beginnen dan als je het een paar keer zou laten hangen meer ringen, of erger, laat het gewoon naar voicemail gaan.
Bovendien heeft iedereen tegenwoordig nummerherkenning en als je je telefoon te lang laat overgaan, kan de indruk ontstaan dat je je oproepen bekijkt. (Natuurlijk onderzoekt u uw oproepen, maar wilt u echt dat uw beller dat weet?)
Doe alsof je blij bent dat ze hebben gebeld
Deze is moeilijk - de meeste van je telefoontjes zijn waarschijnlijk niet van je beste vrienden. Maar als u met de beller spreekt alsof u blij bent om haar stem te horen, zal het haar op haar gemak stellen en de toon van de discussie verzachten.
Natuurlijk, wees oprecht. De persoon met wie u spreekt, kent haar relatie met u, dus het heeft geen zin een sterkere band te veinzen dan u - ze zal dwars door u heen kijken. In mijn ervaring is de eerste “Hallo! Hoe gaat het met je? ”“ Oh, ik ben goed, en jij? ”Uitwisseling is dat alles dat echt nodig is om beleefd en echt dingen op gang te krijgen.
Wees aangenaam, maar kort
Een van de stereotypen die ik vaak hoor, is dat vrouwen graag telefoneren. Voor mij kan dit niet verder van de waarheid zijn - maar als dat voor u het geval is, is dat prima. Oefen het gewoon niet op het werk.
Probeer de controle over het gesprek te behouden en laat de persoonlijke vragen niet langer dan de eerste 10-15 seconden hangen - of "hoe gaat het?" Kan een lang gesprek worden over het nieuwe huisdier van uw beller of recente avonturen met zindelijkheidstraining zijn peuter. Nadat ik heb gereageerd: "Met mij gaat het goed, bedankt!", Begin ik meteen met "Dus, waar kan ik je vandaag mee helpen?" Dit herinnert iedereen eraan dat dit een zakelijk gesprek is en brengt het gesprek weer op gang.
Tot slot, kort zijn. Door uw telefoongesprekken niet langer dan 3-5 minuten te houden, wekt u de indruk dat u weet wat u doet en dat u geen tijd verspilt met het oplossen van dit probleem. (Bedenk ook dat als je geen eigen kantoor hebt, de meeste van je gesprekken te horen zijn - en soms ook echt worden beluisterd. Houd dat in gedachten als je in de verleiding komt om te praten.)
Bied extra hulp en informatie
Ik beëindig mijn oproepen altijd door te vragen of er iets anders is dat mijn beller nodig heeft. Als dit niet het geval is, herinner ik ze aan mijn e-mailadres voor het geval ze een vervolg willen. Het klinkt eenvoudig, maar als u ervoor zorgt dat u als attent en beschikbaar wordt gezien, krijgt u de reputatie een responsieve, deskundige en betrouwbare collega te zijn.
Hoewel het idee van goede telefoonmanieren een beetje ouderwets lijkt "Emily Post", geloof me, als je telefoonvaardigheden worden gepolijst, loont het. Slim gebruik van die telefoon kan je helpen een nieuwe klant te vinden, goede relaties met collega's in satellietkantoren op te bouwen - of zelfs je favoriete deli inspireren om een extra traktatie te geven wanneer je lunch bestelt!
