Ik ben erg bang om meldingen aan te houden. Natuurlijk, het is een beetje gek, maar ik weiger een rode vlag op mijn telefoon te laten staan. Dit betekent dat ik onmiddellijk elke bankwaarschuwing open die ik krijg (zelfs als ik weet dat de aankoop van mij was), elke e-mail die ik ontvang (zelfs als ik het niet meteen lees) en elke tekst die ik zie (zelfs als ik niet ' t reageert meteen).
Je denkt misschien dat ik hierdoor elke seconde van mijn dag met mijn neus in mijn telefoon doorbreng, maar dat doe ik niet. Ik bespaar mezelf eigenlijk een hoop gedoe en angst door consequent meldingen te verwijderen en Postvak IN nul te bereiken. Dat is het moment waarop u niet alleen elke e-mail hebt geopend, verwijderd en beantwoord, maar u deze in een of andere vorm uit uw inbox hebt verwijderd.
Ik heb met verschillende mensen met wie ik samenwerk gesproken, waarom ze zoveel berichten ongelezen achterlaten, die in hun inbox blijven hangen, en ik kreeg een aantal zeer redelijke, logische antwoorden: "Het herinnert me eraan om ze te beantwoorden, " "Ik gebruik ze als mijn om -lijst voor de dag, "" Ik houd ze ongeopend als ik weet dat ik ze op een bepaald moment wil lezen maar nu geen tijd heb, "" Het is gemakkelijker om ze te vinden, "" Het is spam, ik heb geen om dat te lezen. "
Maar ik vroeg hen ook of ze zich beter zouden voelen als ze geen overgebleven e-mails hadden, of als het hen benadrukte om zoveel meldingen naast hun inbox te zien, en de meeste van hen zeiden ja tegen beide. Omdat zelfs als je hebt wat je denkt een dwaasbestendig systeem is, mentaal, dat gevoel van onvolledigheid, iets missen, mensen laten wachten, nog steeds over je zeuren.
Je beste optie is dus om alles te openen en uit je inbox te verwijderen.
Klinkt dit onmogelijk voor jou? Denk je dat je te kniediep bent om te komen waar ik ben? Houd je hoed vast, want ik sta op het punt om je geest - en je inbox - te blazen in vijf eenvoudige stappen.
Stap 1: Zoek uw tijd
Eerst en vooral, erachter te komen hoeveel tijd je nodig hebt om dit te bereiken. Dit hangt ook af van het aantal e-mails dat je momenteel in je inbox hebt: hoe groter het aantal, hoe langer het duurt.
Als je wilt dat dit een eenmalige deal is, moet je een flink stuk tijd blokkeren. Zorg ervoor dat dit mooi in uw schema past - probeer dit niet te doen wanneer u gestrest, overbelast of in een slecht humeur bent, want dan vallen dingen als belangrijke reacties door de kieren.
Omgekeerd, als je er de voorkeur aan geeft om elke baby stap voor stap te behandelen - een dag afmelden voor alle rommel, een andere dag mappen maken, enzovoort - zorg er dan voor dat je die tijd ook dagelijks in je schema blokkeert. Als je het fysiek in je agenda of takenlijst zet, voel je je (meer) verplicht om het te voltooien.
En net als een opmerking, inbox nul zal nooit een eenmalig iets zijn (maar daarover later meer).
Stap 2: Beoordeel uw inbox
Laten we nu eens goed kijken naar waar we mee werken. Kijk maar eens - raak nog niets aan, verwijder of klik nog niets. Blader door alleen de onderwerpregels, ontvangen datums en afzender en let op trends:
- Welke soorten e-mails ontvang je regelmatig? Zijn de meeste nieuwsbrieven? Ongewenste e-mail? Berichten van je baas, familie of vrienden? Kettingbrieven?
- Wat zijn de onderwerpregels? Zijn ze specifiek? Geven ze u gemakkelijk informatie over de inhoud?
- Van welke datum zijn ze? Een aantal maanden geleden? Komen de meeste van hen op één dag van de week?
- Wie e-mailt u? De kans is groot dat ze afkomstig zijn van slechts een paar mensen of accounts.
Deze oefening helpt je niet alleen je beste aanpak te vinden om je inbox te beantwoorden, te organiseren en te condenseren, maar maakt je ook bewust van je typische gewoonten. Als je de neiging hebt om berichten maandenlang te bewaren zonder ze te controleren, dan is dit een uitstelprobleem. Als u meer ongewenste e-mails heeft dan zakelijke, is dit een prioriteitsprobleem. Als u te veel van dezelfde mensen ontvangt, is dit een communicatieprobleem. En als u het grootste deel op bijvoorbeeld een maandag ontvangt, is dat een planningsprobleem. En geloof me, al deze zijn gemakkelijk te repareren.
Verder gaan…
Stap 3: Afmelden en spam
Het eerste wat we fysiek gaan doen, is beginnen met het verwijderen en afmelden van al uw spam. U zult verrast zijn hoeveel rommel dit opruimt, zelfs voordat u de belangrijke dingen afhandelt.
Dit zijn de soorten die u waarschijnlijk krijgt:
- E-mails van mensen waarop je altijd reageert
- E-mails van mensen waarop u soms reageert
- E-mails van mensen waarop u nooit reageert
- Nieuwsbrieven en abonnementen (waar u zich daadwerkelijk op abonneert)
- Waarschuwingen via sociale media
- Ongewenste / spam / PR-berichten / niet-geïdentificeerde afzenders
Die laatste drie categorieën gaan we hier het eerst behandelen, de stapel 'niet-werk' of 'voor de lol'.
Nieuwsbrieven en abonnementen
Dit zijn de belangrijkste van de "ongewenste" e-mail, omdat de kans groot is dat je je hier op een bepaald moment om een legitieme reden op hebt geabonneerd. Het kan een winkel zijn waar je van houdt en kortingsbonnen ontvangen, een nieuwswinkel, een wetenschappelijk tijdschrift, een productoverzicht.
Dus, voordat ik slechte agent speel en zeg om alles kwijt te raken - wat eerlijk gezegd geen vreselijk idee is als je een nieuwe start wilt - laten we alles in perspectief plaatsen en uitzoeken wat je eigenlijk gebruikt. Stel jezelf voor elk van deze drie vragen:
- Hoe vaak open je ze?
- Als u ze opent, hoe vaak leest u ze dan eigenlijk?
- Als u ze wel leest, hoe vaak gebruikt u ze dan? (of dit betekent het uit te printen, naar een vriend te sturen, ernaar te verwijzen in uw werk, het op te slaan en later opnieuw te lezen)
Als u deze vragen niet kunt beantwoorden, kunt u zich afmelden en verwijderen. Als u nummer drie niet kunt halen, kunt u zich afmelden en verwijderen. Als je je niet meer kunt herinneren hoe je ze begon te ontvangen, meld je dan af en verwijder ze. Als u ze niet vaak genoeg opent, kunt u zich afmelden en verwijderen. Als je op het hek staat - prima - Unroll.me is een app die je helpt die enorme stapel abonnementen te doorzoeken, zodat je het werk niet zelf hoeft te doen.
Wees aardig, maar wees eerlijk tegen jezelf. Ga je echt onthouden dat je die kortingsbon moet gebruiken voordat deze verloopt? Ga je ooit echt terug om dat artikel te lezen? Ben je echt geïnteresseerd in het horen van XYZ? Als het geen enthousiaste "Ja!" Is, bespaar jezelf dan later de hoofdpijn en snijd het snoer door.
Waarschuwingen via sociale media
Dit zijn al die e-mails die u ontvangt van Twitter, Facebook, Instagram, LinkedIn, Medium, Spotify, Snapchat, Skype, Venmo - heb ik die gemist? Nou, als je denkt dat het hiermee verband houdt, gooi het ook in de stapel. Sommigen van hen zeggen waarschijnlijk iets als "Jesse heeft gereageerd op je bericht" of "Je hebt 25 nieuwe volgers", terwijl anderen promotionele, beveiligingscontroles of nieuwsbrieven zijn.
Omwille van Postvak IN nul, wil ik alleen maar zeggen dat je moet proberen je account en sociale media zo gescheiden mogelijk te houden. Omdat u naast een inbox-melding waarschijnlijk ook een telefonische melding en een felrood nummer in de hoek van uw app ontvangt - wat het uiteindelijk overbodig maakt.
Dus je volgende taak is om naar elk sociaal media-account te gaan, op 'Instellingen' te klikken en al je e-mailmeldingen uit te schakelen. Klik vervolgens op de laatste die het platform je heeft gestuurd en druk op "afmelden" om ervoor te zorgen dat je ook van hun lijst staat.
Het mooie hiervan is dat het geen permanente beslissing is - je kunt altijd teruggaan en je instellingen wijzigen. Maar ik zou veel geld plaatsen dat je niets zult missen.
rommel
Veel rommel die we zelf aanbrengen, of het nu is omdat we onze informatie uitdelen aan willekeurige winkels, of we vermelden ons adres op onze sociale media, of we reageren op vreemden. Dus mijn grootste advies voor jou is om altijd voorzichtig te zijn in hoe je je e-mail verspreidt en aan wie.
Maar een deel ervan is onvermijdelijk, en dat is het spul dat je gewoon moet verwijderen zonder het te openen. En voor de mensen die u dingen blijven sturen, moet u ze als spam melden voordat u het verwijdert, zodat ze niet meer verschijnen.
Stap 4: Organiseer uzelf
Als je het meeste pluis hebt afgehandeld - en pas nadat je het pluis hebt behandeld - is het tijd om naar het vlezige spul te gaan - of naar de top drie categorieën die ik hierboven heb vermeld.
Nu ga ik je niet vertellen hoe je je inbox moet organiseren - er is geen perfect systeem, ideale strategie of “elke succesvolle persoon doet dit” -methode. U bent de bewaarder van uw e-mail en daarom verdient u het om deze naar wens in te delen. Maar ik zal een paar benaderingen opnoemen die u kunt nemen:
Labels en mappen gebruiken
Dit is een optie voor mensen zoals ik die weigeren apps te gebruiken wanneer ze het zelf kunnen doen. Zoek eerst voor elke e-mail uit of je onmiddellijk moet reageren, of je later moet reageren, of als je helemaal niet hoeft te reageren (voor deze ga ik zeggen open het, lees het, en ofwel bestand of verwijder het op hetzelfde moment).
Bepaal vervolgens uw actieplan. Als je snel moet reageren, maar nu geen tijd hebt, geef het een ster of plaats het in een map met het label "Reageren op" en plaats een notitie in je takenlijst om terug te gaan naar die map.
Als je langer moet wachten - misschien omdat je aan iets gerelateerds werkt - stuur dan een kort antwoord om de afzender te laten weten dat je het bericht hebt gezien en binnen X dagen contact met hem of haar zult opnemen. Bewaar het vervolgens in een andere map met het label 'In proces'.
Let er bij het benoemen van uw mappen op dat u specifiek bent en ze gemakkelijk herkenbaar maakt. Er is niets erger dan vergeten waar u uw bankafschriften of verzekeringsinformatie plaatst, omdat de map het label 'Diversen' had.
De belangrijkste truc om elk bericht ter plaatse te openen, is om een ander back-upsysteem te hebben. Natuurlijk, het gebruik van mappen houdt ze georganiseerd, maar omdat ze al zijn geopend, is er geen waarschuwingsteken om ze te controleren. Leun dus op uw takenlijst, uw online agenda of uw telefoonherinneringen om ervoor te zorgen dat u bijhoudt wanneer u iets ontvangt en wanneer u iemand moet bereiken.
Apps gebruiken
Als de eerste aanpak niet voor u werkt, zijn er altijd apps! En ik heb genoeg voor jou om uit te testen.
Probeer voor Gmail Inbox by Google, een geweldig hulpmiddel waarmee u snel kunt zoeken naar foto's of evenementen, berichten in categorieën kunt sorteren en zelfs kunt synchroniseren met uw agenda. Met Boomerang, een extensie voor Gmail, kunt u ook plannen dat e-mails later worden verzonden en updates verzenden wanneer u of iemand moet reageren, zodat u ze nooit ongeopend hoeft te laten.
Andere geweldige organisatie-apps zijn Sortd, die handige lijsten maakt, Organizer, die je berichten automatisch sorteert, en CloudMagic, waarmee je items kunt snoozen om later op terug te komen.
Om het dagelijks controleren van je inbox leuker te maken, probeer The Email Game, waarin je inspanningen worden getimed en je wordt beloond met positieve feedback. En voor de fervente mobiele gebruikers, probeer Boxer, uw ultieme tool voor efficiënt en on-the-go beantwoorden en sorteren.
Stap 5: Maak een systeem voor de toekomst
Gefeliciteerd! Je hebt (hopelijk) elke e-mail doorlopen, verwijderd of gesorteerd en dat mooie getal nul bereikt.
Maar het werk stopt hier niet - u moet nu een methode bedenken om dit te handhaven. Hier zijn de twee dingen die ik aanbeveel om je inbox op een consistente basis laag te houden:
Praat met uw netwerk
Toen je je inbox in stap twee analyseerde, waren er bepaalde mensen die uitstaken? Of het komt omdat ze je de meeste berichten sturen, of omdat ze een typische tijd of dag hebben waarop ze met je communiceren?
Deze exacte mensen kunnen u helpen de inbox op nul te houden (wie had dat gedacht?). Nadat u hebt uitgezocht welk systeem voor u werkt, beslist u hoe u e-mails wilt ontvangen en laat u uw netwerk weten.
Mijn baas zoekt bijvoorbeeld op onderwerpregel om e-mails te vinden die ze nodig heeft, dus zorg ik er altijd voor dat ze voldoende informatie in de onderwerpregel verstrekt, zodat ze gemakkelijk te vinden zijn. Op dezelfde manier sturen we veel niet-urgente updates heen en weer. In plaats van te reageren wanneer ze binnenkomen, hebben we een systeem opgezet om alleen bepaalde soorten updates op bepaalde dagen te verzenden. Nu weet ik precies wat voor soort berichten ik kan verwachten en wanneer.
Open communicatie is niet alleen essentieel voor een georganiseerde, respectvolle workflow, maar het gebrek daaraan kan ook bijdragen aan uw gekke inbox. Ga dus zitten met je baas en collega's en laat ze weten hoe ze je dingen beter kunnen sturen - en vraag ze ook wat ze verkiezen!
Er zullen ook momenten zijn waarop je veel e-mails ontvangt over dingen waar je gemakkelijk persoonlijk over kunt praten. Als dit vaak gebeurt, moet u in plaats van online te communiceren wekelijkse vergaderingen plannen om al die informatie door te nemen.
Schema e-mailtijd in uw dag
Hoewel uw inbox honderden en duizenden ongelezen e-mails heeft, zou ik wedden dat u uw account dagelijks, zo niet elk uur controleert. Dus waarom loopt het zo snel uit de hand?
Mijn gok is dat je het niet actief controleert. Je vernieuwt het waarschijnlijk, scrol omlaag om te zien wie wat heeft verzonden en sluit vervolgens voordat je iets opent of echt leest.
Laten we die gewoonte veranderen - begin 15 minuten aan het begin en einde van elke dag (of korte momenten om de paar uur) te reserveren om alles wat binnenkomt te openen en te openen. Maak er een prioriteit van zoals elke andere taak. En na een tijdje kun je binnen enkele seconden alle soorten e-mail openen, lezen, verwijderen, opslaan en markeren.
Het laatste wat ik zal aanbevelen, is het gescheiden houden van uw werk- en persoonlijke accounts. Hoe meer u de twee combineert, hoe groter de kans dat u ongelezen spam opbouwt in uw werkaccount en dat belangrijke berichten verloren gaan in uw persoonlijke account.
Ik heb gemerkt dat ik, na een aantal accounts van mijn collega's te hebben bekeken, hun werk veel meer georganiseerd is, omdat ze, begrijpelijk, hun carrière serieus nemen. Maar je persoonlijke leven verdient net zoveel liefde. Dus als je daar niet in inbox nul bent, geef het de tijd en energie die het net zo schoon moet zijn. Omdat ik echt geloof dat een opgeruimd leven op alle gebieden een gelukkiger en minder stressvol leven is.
Heeft dit voor u gewerkt? Heb je nog andere tips voor het hacken van Postvak IN nul? Tweet mij!
